Een openstaand bedrag markeren als oninbaar

Soms betaalt een cliënt of debiteur een declaratie niet, of slechts gedeeltelijk, en blijft de declaratie lange tijd (deels) onbetaald in uw overzichten staan. In Legalsense kunt u het openstaande bedrag van zo'n declaratie afboeken door de declaratie als oninbaar te markeren.

Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn als de cliënt failliet is, als u hebt afgesproken genoegen te nemen met een deel van het bedrag, of als het innen van de rest meer kost dan het oplevert.

Belangrijk: Boek een openstaande declaratie pas af nadat uit onderzoek is gebleken dat er geen betaling meer wordt verwacht. Wij raden aan een mogelijke afboeking te bespreken met uw boekhouder of accountant voordat u verder gaat.

Een declaratie (gedeeltelijk of volledig) afboeken

Zodra u geen betaling van de declaratie meer verwacht, kunt u het openstaande bedrag afboeken als oninbaar.

1. Open de declaratie in Legalsense.
2. Klik op Betalingen.

Detailweergave van een declaratie met het paneel “Betalingen” geopend, met de knop “Markeer als oninbaar”.

3. Klik op Markeer als oninbaar.
4. Klik op Ja om te bevestigen.

Legalsense markeert de declaratie als oninbaar.

Declaratie met de status Oninbaar na bevestiging.

U kunt een gedeeltelijk betaalde declaratie op dezelfde manier afboeken.

Integratie met boekhoudsoftware

Een declaratie markeren als oninbaar wijzigt alleen de status in Legalsense. De afboeking wordt niet doorgestuurd naar uw boekhoudsoftware, ook niet als Legalsense daarmee is gekoppeld. U moet de afboeking dus ook in de boekhoudsoftware zelf boeken.

Haalt uw koppeling de betalingsstatus op uit uw boekhoudsoftware? Dan telt Legalsense het bedrag dat u daar hebt afgeboekt als betaald. De declaratie staat in Legalsense dan als Betaald en niet als Oninbaar.

Ook als u na de afboeking in Legalsense een betaling aan de declaratie toevoegt, vervalt de status oninbaar. Dekt de betaling het resterende bedrag, dan staat de declaratie als Betaald. Zo niet, dan staat de rest weer open en kunt u die opnieuw als oninbaar markeren.

Rapportage

Legalsense voegt meerdere rapportageopties toe voor afboekingen.

In de declaratielijst kunt u zoeken naar alle declaraties met de status oninbaar.

Declaratielijst gefilterd op declaraties met de status Oninbaar.

In de rapportbouwer kunt u filteren en groeperen op betalingsstatus, inclusief de status oninbaar.

Rapport met een filter op betalingsstatus, ingesteld op Oninbaar.

Op de dossierpagina kunt u ook in één oogopslag zien of een declaratie is betaald of als oninbaar is aangemerkt, door helemaal naar beneden te scrollen naar het onderdeel Declaraties

Dossierpagina met de betalingsstatus van declaraties, waaronder een declaratie die als oninbaar is gemarkeerd.