De Legalsense update van december 2018 (18.139) bevat de volgende wijzigingen:
Ondersteuning nieuwe Nederlandse btw-tarief 9%
Legalsense ondersteunt nu ook het nieuwe lage Nederlandse btw-tarief wat wijzigt van 6% naar 9%, door een extra tariefoptie te tonen wanneer een verschot wordt toegevoegd. Wanneer er met een boekhoudsysteem gekoppeld wordt en de Nederlandse btw is van toepassing, dan dient er een grootboekrekening te worden ingesteld voor verschotten met dit nieuwe tarief (in de instellingen). Wanneer u dit niet doet, zal er bij de eerste import of export met dit tarief een foutmelding verschijnen. Indien u Twinfield gebruikt als boekhoudsoftware kunt de gekoppelde btw-codes instellen onder 'Instellingen > Twinfield > Grootboekrekeningen'. Wanneer u een export naar andere boekhoudsoftware gebruikt, is er in veel gevallen ook een dergelijke beheerpagina voor de 'Grootboekrekeningen'. Deze beheerpagina is terug te vinden op dezelfde locatie als waar u het export bestand opvraagt.
Let op: het lage btw-tarief is eigenlijk alleen van toepassing bij inkoopfacturen (e.g. verschotten/kosten) die weer worden doorbelast aan uw cliënten/debiteuren. Het is echter zeer ongebruikelijk dat een advocatenkantoor verschotten of andere kosten doorbelast op verkoopfacturen tegen het lage btw-tarief. Voor verschotten geldt dat deze als een "doorlopende post" mogen worden doorgezet op een declaratie. Er zijn echter geen voorbeelden te bedenken van "verschotten" die een advocaat kan inkopen tegen een laag btw-tarief waarvoor deze uitzondering van een "doorlopende post" geldt. Een bekend voorbeeld van een verschot is "griffierechten" en die zijn onbelast en mogen ook onbelast worden doorgezet op een declaratie. Inkoop tegen het lage btw-tarief, bijvoorbeeld lunch- of dinerkosten die een advocaat in het kader van een zaak voor een cliënt betaalt en door wilt belasten, zijn geen "verschotten" in de strikte definitie van dat begrip en daar geldt dus niet het principe van een "doorlopende post". Inkoop tegen het lage btw-tarief zal dus altijd tegen het hoge btw-tarief (momenteel in Nederland 21%) op de declaratie aan de cliënt/debiteur worden doorbelast.
Tijd
- Er is een nieuw overzicht “Urenrapport” toegevoegd. Met dit overzicht is het mogelijk om voor gebruikers een rapport op te vragen met daarin de geschreven uren over een bepaalde week of maand met daarnaast ook de verwachte uren (gebaseerd op het rooster). Als een gebruiker alleen zijn/haar eigen uren mag zien, kan hij/zij dit rapport alleen voor die uren opvragen. Het rapport kan worden getoond op het scherm of geëxporteerd naar Excel. Wanneer er geen rooster is ingesteld, toont het rapport alleen de geschreven uren.
- Bij de “per dag” tijdsinvoer was het niet direct duidelijk wanneer een gekozen dossier ook subdossier of producten had. De beschikbaarheid van subdossiers of producten is nu beter zichtbaar gemaakt.
Cliënten en dossiers
- Een fixed fee die bij een dossier ingesteld kan worden, kan nu op basis van cliënttarieven (de ingestelde tarieven bij de cliënt) berekend worden. Voorheen kon dit alleen op basis van de standaard uurtarieven. Per dossier is te bepalen of de fixed fee berekend moet worden tegen de standaard uurtarieven of tegen de ingestelde cliëntentarieven.
- De keuze van de “verantwoordelijke advocaat” en de “verantwoordelijke declaratieproces” (naamgeving kan per omgeving verschillen) werd afgeleid van de gekozen aanbrenger van de cliënt en/of dossier indien er niet specifiek een (afwijkende) waarde werd ingevuld. Het veranderen van de aanbrenger leidde in dat geval ook tot het veranderen van de verantwoordelijke van een dossier. De koppeling tussen deze velden is nu verwijderd en er wordt alleen nog een initiële suggestie voor deze velden op basis van gekozen aanbrenger van de cliënt.
- We hebben de regels voor het verwijderen van dossiers gelijkgetrokken aan de regels voor het archiveren van dossiers. Het was in sommige gevallen niet mogelijk om een dossier te archiveren maar wel om te verwijderen.
Insolventie/Faillissementen
- De vergoedingssystematiek voor curatoren (recofa) wordt gewijzigd per 1 januari 2019. Legalsense biedt hier nu ondersteuning voor. Omdat er geen sprake is van terugwerkende kracht, blijft het huidige tariefschema beschikbaar tot nader order voor alle tijd die geschreven is tot en met 31 december 2018. Let op dat u - zoals ook aangegeven door Recofa (de Rechtspraak) - salarisverzoeken dienst te splitsen: tot en met 31 december 2018 én vanaf 1 januari 2019. Voor meer informatie zie ons nieuwsbericht Recofa: wijziging m.b.t. salarisberekeningen curator in insolventiedossiers per 1 januari 2019.
Beveiliging
- Het is mogelijk om per account/gebruiker of voor alle accounts/gebruikers een extra authenticatie stap te activeren. De zogeheten ‘twee-factor authenticatie’ (two-factor authentication of 2fa) zorgt ervoor dat er naast het inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord ook om een extra (tijdelijke) code wordt gevraagd (ook wel een ‘one-time password (OTP)’ genoemd). Een gebruiker kan zelf een apparaat toevoegen dat deze codes genereert. Zie voor meer informatie het artikel Instellen van twee-factor authenticatie voor eindgebruikers.
- Het is in Legalsense mogelijk om een bepaald sterkteniveau van wachtwoorden af te dwingen. De onderliggende software die de sterkte bepaalt, is bijgewerkt naar een nieuwe versie. Dit heeft tot gevolg dat Legalsense wachtwoorden die eerder als sterk genoeg voor het ingestelde niveau werden beschouwd, wellicht nu niet meer aan dat niveau voldoen. Het zou dus kunnen dat u bij het inloggen gevraagd wordt om een nieuw wachtwoord in te stellen. Legalsense raadt aan om gebruik te maken van een Passwordmanager zodat u eenvoudig een uniek en complex wachtwoord kunt instellen voor Legalsense en deze op een veilige manier kunt opslaan.
API en Koppelingen
Wijzigingen in de Legalsense REST API
- Ondersteuning voor het inloggen met een extra token (zie hierboven over 2-factor authenticatie).
- Er is een filter toegevoegd aan het Endpoint MatterContacts (contactpersonen bij dossiers).
- Er is een filter toegevoegd aan het Endpoint MatterContactKinds (contacttypes).
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.