Release 20.03 - Maart 2020

De Legalsense update van maart 2020 heeft versienummer 20.03 en bevat de volgende wijzigingen:

Gebruikersbeheer: toevoegen van non-fee earners

Bij het toevoegen van een gebruiker in Legalsense werd voorheen de nieuwe gebruiker standaard gemarkeerd als fee earner. Om de gebruiker te wijzigen in non-fee earner, moest u contact opnemen met de supportafdeling van Legalsense. Vanaf deze update kunt u in Legalsense zelf de status 'fee earner' beheren. Houdt u er rekening mee dat, wanneer u bij het toevoegen van een 'fee earner' geen licenties meer heeft, dit automatisch resulteert in een verhoging van het aantal licenties.

Integratie met financiële boekhoudsoftware: Exact online

Legalsense biedt nu ook een integratie met Exact Online (financiële boekhoudsoftware). We zullen in de nabije toekomst documentatie over deze integratie aan onze Legalsense Kennisbank toevoegen. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van deze integratie verzoeken wij u contact op te nemen met Legalsense support.

Ondersteuning voor meerdere bedrijven/entiteiten

Legalsense biedt betere ondersteuning voor de afhandeling van meerdere bedrijven en/of entiteiten binnen één Legalsense-installatie. Dit geldt bijvoorbeeld voor bedrijven die bestaan uit twee bedrijven (entiteiten) in twee verschillende landen (met verschillende BTW-tarieven). We zullen in de nabije toekomst documentatie over deze integratie aan onze Legalsense Kennisbank toevoegen.

Debiteuren / Contacten / Dossiers

• In Legalsense kunt u contacten toevoegen als 'Organisatie' of als 'Natuurlijk persoon'. Bij het toevoegen van een 'Natuurlijk persoon' als 'Debiteur' is behalve het IBAN-veld nu ook het BIC-veld (Bank Identifier Code) beschikbaar. Een BIC-waarde is vaak vereist bij het toevoegen van een buitenlandse IBAN en het overbrengen van de debiteur naar geïntegreerde financiële boekhoudsoftware;
• Bij het gebruik van subdossiers in Legalsense kunt u het subdossier tot een verplicht veld voor tijdsregistratie maken door de 'toggle' op de dossier pagina te gebruiken en te klikken op de link `Maak verplicht` of `Maak niet verplicht`;
• Bij gebruik van meerdere valuta's in Legalsense kunt u de valuta zowel op een dossier als op een debiteur instellen. Op deze manier is het mogelijk om een debiteur te hebben die normaal gesproken in euro's (EUR) gefactureerd wordt, maar een specifiek dossier heeft dat in dollars (USD) gefactureerd moet worden;
• Voor bedrijven die het veld BTW-nummer voor debiteuren niet nodig hebben omdat ze zich buiten Europa bevinden, kunnen we het veld optioneel verbergen. Neem contact op met Legalsense support als u wilt dat dit veld niet zichtbaar is;
• Wanneer u gebruik maakt van de functionaliteit abonnementen in Legalsense, kunt u de prijs van het abonnement op het dossier instellen. Als er geen prijs is ingevuld, zal het abonnement de standaardprijs van het product gebruiken;
• De naam van het tariefschema is toegevoegd aan de optie ''Print voorblad'' van een dossier.
• Als u in uw financiële rapportages rekening houdt met een standaard voorziening van het onderhanden werk, dan kunt u deze voorziening nu als een percentage op het dossier vastleggen. Neem contact op met Legalsense support als u deze optie wilt gebruiken.

 Insolventie

• Het Insolventierapport bevat een nieuw werkblad ‘Tijdsregels per medewerkers’. Standaard wordt dit werkblad gesorteerd op medewerkers en vervolgens op datum. Op verzoek kunnen we de sortering wijzigen in bijvoorbeeld: alleen op datum;
• De opmaak van de datum, de medewerker en de kolommen met nummers in het insolventierapport zijn gewijzigd. De datum- en medewerker-kolommen zijn nu links uitgelijnd, en de kolommen met getallen zijn rechts uitgelijnd. De hoogte van de titel bovenaan het werkblad is verbeterd.

Rapportage

• In de rapportage-bouwer kunt u onderscheid maken tussen 'Natuurlijke personen' en 'Organisaties' met een nieuwe filter/groepering optie genaamd 'Cliënt is een natuurlijk persoon' of 'Debiteur is een natuurlijk persoon' (afhankelijk van het type rapport dat u bekijkt);
• Er zijn twee nieuwe grafieken beschikbaar voor op de dashboards pagina. Deze grafieken tonen de 'Omzet' en 'Cumulatieve omzet' op basis van gefactureerde bedragen en de datum van facturering (declaratiedatum). Als u geïnteresseerd bent in het weergeven van deze grafieken in uw dashboard, neem dan contact op met Legalsense support;
• U kunt andere (leverage)team en/of praktijkgroepdashboards waarvan u geen deel uit maakt bekijken met de optie Andere ...bekijken' rechtsboven in deze dashboards. Er zijn nieuwe rechten beschikbaar om te configureren welke groepen deze optie kunnen gebruiken.

Tijd

• Bij het zoeken naar tijdsregels via de optie zoeken is een veld 'Cliënt' toegevoegd bij de optie 'Uitgebreid zoeken';
• Bij het zoeken naar tijdsregels via de optie zoeken is het veld 'Gebruiker' hernoemd naar 'Tijdschrijver';
• Bij het zoeken naar tijdsregels via de optie zoeken is een veld 'Functie tijdschrijver' toegevoegd aan 'Uitgebreid zoeken'.

Facturatie

• De snelheid van het genereren van de declaraties is verbeterd. Het opslaan van een concept en het finaliseren van een factuur kost minder tijd dan voorheen;
• U kunt nu de debiteur kiezen bij het maken van een declaratie in een dossier met meerdere debiteuren, waarvan één debiteur is ingesteld op 100%. Op deze manier kunt u snel een declaratie aanmaken voor een andere debiteur van het dossier;
• Bij het zoeken naar declaraties ('Declaraties - Debiteurenbeheer') is een veld 'Cliënt' toegevoegd aan het 'Uitgebreid zoeken';
• Bij het aanmaken van een aparte voorschotnota met een negatief bedrag krijgt u een waarschuwing dat dit waarschijnlijk niet is wat wilt. Wanneer u een voorschot in Legalsense wilt verrekenen, dient u de optie 'Verrekening openstaande voorschotten' te gebruiken. Het aanmaken van een voorschotnota met een negatief bedrag kan worden gebruikt voor het verrekenen van voorschotten die in eerste instantie niet in Legalsense zijn aangemaakt. Omdat dit nogal uitzonderlijk is, hebben we deze waarschuwing toegevoegd.

Overige wijzigingen

• Bij het selecteren van het dossierveld in een tijdinvoerscherm is bovenaan de lijst met recente dossiers een label 'Recente dossiers' toegevoegd om aan te geven dat u uw recente dossiers bekijkt;
• Er zijn meerdere redenen waarom een gebruiker wordt uitgelogd bij Legalsense. Als u bent uitgelogd door een van de volgende redenen, ontvangt u een e-mailbericht waarin dit wordt uitgelegd. De mogelijke redenen waarom u bent uitgelogd zijn: U bent uitgelogd omdat uw IP-adres is gewijzigd', 'U bent uitgelogd omdat u elders bent ingelogd' of 'U bent uitgelogd omdat uw sessie is verlopen'. De beveiligingsinstellingen van uw organisatie bepalen of u om een van deze redenen wordt uitgelogd;
• Bij het exporteren van verschotten naar Excel ('Zoek verschotten') is de kolom 'Aantal kilometers' toegevoegd.

API

• De boekhoudkundige export in bijvoorbeeld DATEV-formaat kan beschikbaar worden gemaakt in de APIv2 (Legalsense REST API). De API-aanroep geeft een JSON-resultaat met een gecodeerd CSV-bestand;
• Het veld `created_by` is toegevoegd aan het tijdsregels (logline) endpoint van de Legalsense REST API (APIv2);
• Een 'branches' veld is toegevoegd aan de APIv1.