Tijd zoeken

U kunt op diverse manieren uw reeds geschreven tijdregels zoeken om de status hiervan te bekijken of de tijdregels te wijzigen, mits u daarvoor de juiste rechten heeft.

Via 'Tijd' - 'Zoeken' kunt u tijdregels terugvinden over een langere periode of van een specifieke datum.

Via filters kunt u gericht zoeken naar specifieke tijdregels.  U kunt zoeken op:

• Datum/periode
• Tijdschrijver
• Declaratiestatus (niet declarabel, afgeboekt, gerealiseerd, onderhanden werk, gedeclareerd (definitief) en elders gedeclareerd)
• Dossier
• Verrichting

Met de keuze "Groeperen" kunt u instellen hoe de resultaten gegroepeerd worden (per dag, per gebruiker, per dossier).

Toelichting Declaratiestatus

Niet declarabel: tijdregels die als niet-declarabel zijn aangemerkt
Afgeboekt: tijdregels die als afgeboekt zijn aangemerkt
Gerealiseerd: tijdregels die zijn geschreven en die of gedeclareerd zijn of nog in het onderhanden werk staan. 
Onderhanden werk: tijdregels die nog niet zijn gedeclareerd en/of in een concept declaratie zijn opgenomen
Gedeclareerd (definitief): tijdregels die in een definitieve declaratie zijn opgenomen
Elders gedeclareerd: tijdregels die via een import uit een ander softwarepakket zijn overgenomen, in de tijdschrijfregel aangeduid met ED

Toelichting Groeperen

De tijdregels die voldoen aan uw zoekopdracht worden standaard gesorteerd op datum aflopend in het zoekresultaat getoond. Daarbij kan het voorkomen dat diverse tijdschrijvers door elkaar staan. Als u dit anders wilt zien, kunt u het zoekresultaat per dag, per gebruiker of per dossier groeperen.

Per Dag

Per Gebruiker

Via 'Uitgebreid zoeken' kunt u nog gerichter zoeken:

Hier kunt u ook nog zoeken op:

• Cliënt
• Declaratienummer
• Nultarief (geen nultarief, alleen nultarief)
• Functie tijdschrijver
• Tijdschrijfgroep recofa (de binnen uw organisatie ingerichte tijdschrijfgroepen)

Het is mogelijk om een selectie van tijdregels (onder Tijd - Zoeken) tegelijk te markeren als 'Niet-declarabel (afboeken)', 'Declarabel',  'Nultarief', 'Geen nultarief'. Ook is het mogelijk de gebruiker aan te passen op meerdere tijdregels tegelijk. Meer informatie over het bewerken van tijdregels vindt u in het artikel Tijd schrijven en bewerken.

Aanmaakdatum, wijzigingsdatum en gebruiker

De informatie over aanmaakdatum (en tijd), wijzigingsdatum (en tijd) en 'aanmaakgebruiker' (de gebruiker die de tijdregel heeft aangemaakt) wordt ook in het zoekresultaat (onder 'Tijd - Zoeken') getoond. U ziet die informatie door met de aanwijzer op de datum van een tijdregel te blijven staan.

Status tijdregels

Als u tijdregels zoekt ziet u in het zoekresultaat voor de kolom 'Tijd' de 'S' van Status staan met daaronder per tijdregel de status waarin deze zich bevindt. 

Tijdregels kunnen de volgende status hebben: 

• B    (Declarabel)
• NB (Niet-declarabel)
• 0    (Nultarief)
• W   (Afgeboekt (written off))
• C    (Hyperlink, opgenomen op conceptdeclaratie, die u opent door klikken op de C)
• D    (Hyperlink, opgenomen op definitieve declaratie, die u opent door klikken op de D)
• PW (Deels afgeboekt (partly written off))

Zoekresultaat

Wanneer u tijdregels zoekt worden in het zoekresultaat op uw scherm maximaal 1000 tijdregels getoond. Als de zoekopdracht het maximum van 1000 tijdregels overschrijdt, ziet u een waarschuwing met daarin het totaal aantal tijdregels van de zoekopdracht.

Indien u een Excel export maakt van het zoekresultaat en/of dit afdrukt, worden daarin wel alle tijdregels meegenomen. 

Als u kiest voor afdrukken, worden de kolommen uit het zoekresultaat meegenomen. In de Excel export worden ook andere velden meegenomen, zoals bijvoorbeeld de status van de tijdregel, declaratiegegevens en Recofa gerelateerde informatie.

Totalen zoekresultaat

Totalen zoekresultaat

Onderaan het zoekresultaat wordt de totale tijd van de tijdregels uit uw zoekopdracht getoond, uitgesplitst naar de status waarin de tijdregels zich bevinden. De getoonde waarden worden hierna toegelicht.

Totale tijd: totaal van declarabele en afgeboekte tijdregels
Declarabele tijd: totaal van declarabele tijdregels
Afgeboekt: totaal van afgeboekte tijdregels (deze worden niet meegenomen in (concept) declaraties)
Niet-declarabele tijd: totaal van tijdregels die als niet-declarabel zijn aangemerkt
Nultarief: totaal van tijdregels die tegen het nultarief zijn geschreven (deze worden meegenomen in (concept) declaraties)
Onderhanden/concept: totaal van tijdregels die nog niet gedeclareerd of in een concept declaratie zijn opgenomen 
Gedeclareerde tijd: totaal van gedeclareerde tijdregels
Waarde in geld (indien onderhanden: verwacht): totaal van de waardebepaling van het onderhanden werk op basis van het (op het dossier) ingestelde tarief. Dit is exact hetzelfde tarief dat wordt gebruikt bij het daadwerkelijk aanmaken van de declaratie. De waardering van onderhanden werk van Legalsense komt dus overeen met de waarde van het onderhanden werk indien al het onderhanden werk uitgedeclareerd zal worden, maar exclusief eventuele kantoorkosten. Tijdregels die bij het tijdschrijven al aangemerkt zijn als "niet declarabel", of als "nultarief", worden in de waarde van het onderhanden werk niet meegenomen. Voor fixed-fee dossiers geldt dat de totale waarde van het onderhanden werk de fixed fee nooit overstijgt. De tijdregels krijgen initieel individueel de waarde toegewezen die van toepassing zou zijn indien tegen het standaard uurtarief gewerkt zou worden; zodra de waarde van de fixed fee afspraak bereikt is, wordt het fixed fee bedrag pro-rato over de ongedeclareerde tijdregels verdeeld.