Tijd zoeken

U kunt op diverse manieren uw reeds geschreven tijdsregels zoeken om de status hiervan te bekijken of de tijdsregels te wijzigen, mits u daarvoor de juiste rechten heeft.

Via 'Tijd' - 'Zoeken' kunt u tijdsregels terugvinden over een langere periode of van een specifieke datum.

Via filters kunt u gericht zoeken naar specifieke tijdsregels.  U kunt zoeken op:

• Datum/periode
• Tijdschrijver
• Declaratiestatus (niet declarabel, afgeboekt, gerealiseerd, onderhanden werk, gedeclareerd (definitief) en elders gedeclareerd)
• Dossier
• Verrichting

Met de keuze "Groeperen" kunt u instellen hoe de resultaten gegroepeerd worden (per dag, per gebruiker, per dossier).

Toelichting Declaratiestatus

Niet declarabel: tijdsregels die als niet-declarabel zijn aangemerkt
Afgeboekt: tijdsregels die als afgeboekt zijn aangemerkt
Gerealiseerd: tijdsregels die zijn geschreven en die of gedeclareerd zijn of nog in het onderhanden werk staan. 
Onderhanden werk: tijdsregels die nog niet zijn gedeclareerd en/of in een concept declaratie zijn opgenomen
Gedeclareerd (definitief): tijdsregels die in een definitieve declaratie zijn opgenomen
Elders gedeclareerd: tijdsregels die via een import uit een ander softwarepakket zijn overgenomen, in de tijdschrijfregel aangeduid met ED

Toelichting Groeperen

De tijdsregels die voldoen aan uw zoekopdracht worden standaard gesorteerd op datum aflopend in het zoekresultaat getoond. Daarbij kan het voorkomen dat diverse tijdschrijvers door elkaar staan. Als u dit anders wilt zien, kunt u het zoekresultaat per dag, per gebruiker of per dossier groeperen.

Per Dag

Per Gebruiker

Via 'Uitgebreid zoeken' kunt u nog gerichter zoeken:

Hier kunt u ook nog zoeken op:

• Cliënt
• Declaratienummer
• Nultarief (geen nultarief, alleen nultarief)
• Functie tijdschrijver
• Tijdschrijfgroep recofa (de binnen uw organisatie ingerichte tijdschrijfgroepen)

Het is mogelijk om een selectie van tijdsregels (onder Tijd - Zoeken) tegelijk te markeren als 'Niet-declarabel (afboeken)', 'Declarabel',  'Nultarief', 'Geen nultarief'. Ook is het mogelijk de gebruiker aan te passen op meerdere tijdsregels tegelijk. Meer informatie over het bewerken van tijdsregels vindt u in het artikel Tijd schrijven en bewerken.

Aanmaakdatum, wijzigingsdatum en gebruiker

De informatie over aanmaakdatum (en tijd), wijzigingsdatum (en tijd) en 'aanmaakgebruiker' (de gebruiker die de tijdsregel heeft aangemaakt) wordt ook in het zoekresultaat (onder 'Tijd - Zoeken') getoond. U ziet die informatie door met de aanwijzer op de datum van een tijdsregel te blijven staan.

Status tijdsregels

Als u tijdsregels zoekt ziet u in het zoekresultaat voor de kolom 'Tijd' de 'S' van Status staan met daaronder per tijdsregel de status waarin deze zich bevindt. 

Tijdsregels kunnen de volgende status hebben: 

• B    (Declarabel)
• NB (Niet-declarabel)
• 0    (Nultarief)
• W   (Afgeboekt (written off))
• C    (Hyperlink, opgenomen op conceptdeclaratie, die u opent door klikken op de C)
• D    (Hyperlink, opgenomen op definitieve declaratie, die u opent door klikken op de D)
• PW (Deels afgeboekt (partly written off))

Zoekresultaat

Wanneer u tijdsregels zoekt worden in het zoekresultaat op uw scherm maximaal 1000 tijdsregels getoond. Als de zoekopdracht het maximum van 1000 tijdsregels overschrijdt, ziet u een waarschuwing met daarin het totaal aantal tijdsregels van de zoekopdracht.

Indien u een Excel export maakt van het zoekresultaat en/of dit afdrukt, worden daarin wel alle tijdsregels meegenomen. 

Als u kiest voor afdrukken, worden de kolommen uit het zoekresultaat meegenomen. In de Excel export worden ook andere velden meegenomen, zoals bijvoorbeeld de status van de tijdsregel, declaratiegegevens en Recofa gerelateerde informatie.

Totalen zoekresultaat

Totalen zoekresultaat

Onderaan het zoekresultaat wordt de totale tijd van de tijdsregels uit uw zoekopdracht getoond, uitgesplitst naar de status waarin de tijdsregels zich bevinden. De getoonde waarden worden hierna toegelicht.

Totale tijd: totaal van declarabele en afgeboekte tijdsregels
Declarabele tijd: totaal van declarabele tijdsregels
Afgeboekt: totaal van afgeboekte tijdsregels (deze worden niet meegenomen in (concept) declaraties)
Niet-declarabele tijd: totaal van tijdsregels die als niet-declarabel zijn aangemerkt
Nultarief: totaal van tijdsregels die tegen het nultarief zijn geschreven (deze worden meegenomen in (concept) declaraties)
Onderhanden/concept: totaal van tijdsregels die nog niet gedeclareerd of in een concept declaratie zijn opgenomen 
Gedeclareerde tijd: totaal van gedeclareerde tijdsregels
Waarde in geld (indien onderhanden: verwacht): totaal van de waardebepaling van het onderhanden werk op basis van het (op het dossier) ingestelde tarief. Dit is exact hetzelfde tarief dat wordt gebruikt bij het daadwerkelijk aanmaken van de declaratie. De waardering van onderhanden werk van Legalsense komt dus overeen met de waarde van het onderhanden werk indien al het onderhanden werk uitgedeclareerd zal worden, maar exclusief eventuele kantoorkosten. Tijdsregels die bij het tijdschrijven al aangemerkt zijn als "niet declarabel", of als "nultarief", worden in de waarde van het onderhanden werk niet meegenomen. Voor fixed-fee dossiers geldt dat de totale waarde van het onderhanden werk de fixed fee nooit overstijgt. De tijdsregels krijgen initieel individueel de waarde toegewezen die van toepassing zou zijn indien tegen het standaard uurtarief gewerkt zou worden; zodra de waarde van de fixed fee afspraak bereikt is, wordt het fixed fee bedrag pro-rato over de ongedeclareerde tijdsregels verdeeld.