Tijd zoeken

U kunt tijdregels zoeken die u al hebt geschreven, om de status ervan te controleren of ze te wijzigen, mits u over de juiste rechten beschikt. In dit artikel leest u hoe u uw zoekopdracht filtert en groepeert, en hoe u het zoekresultaat en de totalen leest.

Ga naar Tijd → Zoeken om tijdregels over een langere periode of vanaf een bepaalde datum te vinden.

Zie het artikel ↪ Werken met datatabellen voor hoe filteren, sorteren en acties op meerdere regels werken in lijsten zoals deze.

Filters

Gebruik filters om gericht naar specifieke tijdregels te zoeken.

De zoekpagina onder Tijd in Legalsense, met filters om tijdregels over een periode of vanaf een specifieke datum te vinden.

Standaard kunt u filteren op:

• Datum/Periode: de periode of specifieke datum waarop de tijdregels zijn geschreven.
• Tijdschrijver: de gebruiker die de tijdregel heeft geschreven (alleen zichtbaar als u de tijdregels van meer dan één tijdschrijver kunt doorzoeken).
• Declaratiestatus: de declaratiestatus van de tijdregel, zoals declarabel, niet declarabel, afgeboekt, onderhanden werk of gedeclareerd.
• Dossier: het dossier waarop de tijdregel is geschreven.

Meer filters

Klik op Meer filters om extra, specifiekere filtervelden weer te geven (klik op Minder filters om ze weer te verbergen):

De zoekpagina onder Tijd in Legalsense met het paneel “Meer filters” uitgeklapt, met extra filtervelden.

De extra filters, per onderwerp:

Cliënt en dossier

• Subdossier/product: een onderverdeling binnen een dossier, voor kantoren die tijd per product of werkstroom binnen één dossier bijhouden (alleen zichtbaar als subdossiers voor uw kantoor zijn ingeschakeld).
• Cliënt: tijdregels die zijn geschreven op dossiers van deze specifieke cliënt.
• Moedercliënt: tijdregels die zijn geschreven op dossiers van de directe subcliënten van deze cliënt.
• Hoofdcliënt: tijdregels die zijn geschreven op dossiers van de hoogste moedercliënt van deze cliënt.

Personen

• Functie tijdschrijver: de functie van de tijdschrijver die de tijdregel heeft geschreven.
• Accountmanager: tijdregels die zijn geschreven op dossiers waarvan deze gebruiker de accountmanager is.
• Verantwoordelijke declaratieproces: tijdregels die zijn geschreven op dossiers waarvan deze gebruiker de verantwoordelijke declaratieproces is.
• Verantwoordelijk advocaat: tijdregels die zijn geschreven op dossiers waarvan deze gebruiker de verantwoordelijk advocaat is.

Overig

• Verrichting: het soort werkzaamheden waarvoor de tijd is geschreven, bijvoorbeeld opstellen, onderzoek of een bespreking (alleen zichtbaar als uw kantoor meerdere verrichtingen heeft).
• Declaratie #: tijdregels die op een specifiek declaratienummer zijn gedeclareerd.
• Nultarief (Geen nultarief, Alleen nultarief): sluit tijdregels uit die tegen nultarief zijn geschreven, of toon alleen tijdregels die tegen nultarief zijn geschreven.
• Kantoor: de administratie waaronder de tijdregel is geschreven (alleen zichtbaar voor kantoren met meerdere administraties).
• Tijdschrijfgroep recofa: de Recofa-tijdschrijfgroep die aan het dossier is toegewezen (alleen zichtbaar als Recofa voor uw kantoor is ingeschakeld).

Declaratiestatussen

Het filter Declaratiestatus heeft deze opties:

• Niet declarabel: tijdregels die als niet declarabel zijn gemarkeerd.
• Gerealiseerd: tijdregels die zijn geschreven en die zijn gedeclareerd of nog onderhanden werk (OHW) zijn.
• Onderhanden werk: tijdregels die nog niet zijn gedeclareerd.
• Onderhanden werk incl. concept: tijdregels die nog niet zijn gedeclareerd en/of op een conceptdeclaratie staan.
• Gedeclareerd (definitief): tijdregels die op een definitieve declaratie staan.
• Elders gedeclareerd: tijdregels die uit een ander softwarepakket zijn geïmporteerd en in de tijdregel met ED zijn gemarkeerd.
• Afgeboekt: tijdregels die als afgeboekt zijn gemarkeerd. Als gedeeltelijk afboeken voor uw kantoor is ingeschakeld, wordt deze status opgesplitst in Volledig afgeboekt, Gedeeltelijk afgeboekt en Volledig & gedeeltelijk afgeboekt.

Resultaten groeperen

Standaard sorteert Legalsense de gevonden tijdregels op datum, nieuwste eerst. Gebruik het veld Groeperen om de resultaten in plaats daarvan per dag, per tijdschrijver of per dossier te groeperen. Elke groep sluit af met een regel met het aantal tijdregels, de totale tijd en het bedrag.

Per dag

De tijdregels van elke dag staan gegroepeerd onder die datum.

Zoekresultaten voor tijd in Legalsense, gegroepeerd per dag.

Per tijdschrijver

De tijdregels van elke tijdschrijver staan gegroepeerd onder diens naam.

Zoekresultaten voor tijd in Legalsense, gegroepeerd per tijdschrijver.

Per dossier

De tijdregels van elk dossier staan gegroepeerd onder de cliënt, de dossiernaam en het dossiernummer.

Zoekresultaten voor tijd in Legalsense, gegroepeerd per dossier.

Aanmaakdatum, wijzigingsdatum en gebruiker

Het zoekresultaat op Tijd → Zoeken toont ook de aanmaakdatum en -tijd, de wijzigingsdatum en -tijd en de aanmaker (de gebruiker die de tijdregel heeft aangemaakt). Beweeg de muisaanwijzer over de datum van een tijdregel om deze informatie te zien.

Zoekresultaat voor tijd in Legalsense, met een tooltip met de aanmaakdatum van de tijdregel.

Statuskolom

In het zoekresultaat staat de kolom S (afkorting van Status) links van de kolom Tijd. Deze kolom toont de status van elke tijdregel:

Zoekresultaat voor tijd in Legalsense, met de kolom “Status” met afkortingen voor de status van tijdregels.

Totalen

Onderaan het zoekresultaat toont Legalsense de totale tijd van de tijdregels in uw zoekopdracht, uitgesplitst naar status.

Zoekresultaat voor tijd in Legalsense, met onderaan de regel met totalen, uitgesplitst naar declaratiestatus.

• Totale tijd: totaal van declarabele en afgeboekte tijdregels.
• Declarabele tijd: totaal van declarabele tijdregels.
• Afgeboekt: totaal van afgeboekte tijdregels (deze worden niet opgenomen op (concept)declaraties).
• Niet-declarabele tijd: totaal van tijdregels die als niet-declarabel zijn gemarkeerd.
• Nultarief: totaal van tijdregels die tegen nultarief zijn geschreven (deze worden wel opgenomen op (concept)declaraties).
• Onderhanden / concept: totaal van tijdregels die nog niet zijn gedeclareerd of die op een conceptdeclaratie staan.
• Gedeclareerde tijd: totaal van gedeclareerde tijdregels.
• Bedrag (voor onderhanden werk: verwacht): de totale waarde van het onderhanden werk, op basis van het tarief dat op het dossier is ingesteld.

Legalsense gebruikt ditzelfde tarief bij het aanmaken van de declaratie. Het bedrag is dus wat het onderhanden werk waard is als het volledig wordt gedeclareerd, exclusief eventuele kantoorkosten. Tijdregels die bij het invoeren al als niet-declarabel of met nultarief zijn gemarkeerd, tellen niet mee.

Bij dossiers met een vast honorarium komt het bedrag nooit boven het vaste honorarium uit. Elke tijdregel krijgt eerst de waarde die hij tegen het standaard uurtarief zou hebben. Zodra het vaste honorarium is bereikt, wordt dat bedrag naar rato verdeeld over de resterende, nog niet gedeclareerde tijdregels.

Bladeren, afdrukken en exporteren

Legalsense toont het zoekresultaat per pagina, met maximaal 1.000 tijdregels tegelijk. Gebruik de paginanavigatie onder het resultaat om door alle gevonden tijdregels te bladeren.

Afdrukken en Exporteren nemen altijd alle gevonden tijdregels mee, niet alleen die op de huidige pagina:

• Afdrukken: precies de kolommen die in het zoekresultaat worden getoond.
• Exporteren: een Excel-bestand met de getoonde kolommen en extra velden, zoals dossier- en verrichtingsnummers, moeder- en hoofdcliënt, afgeboekte tijd, de volledige tekst van de declaratiestatus, het bedrag aan onderhanden werk en het verwachte uurtarief, tijdschrijfgroep Recofa (indien ingeschakeld), ervaringsfactor, boedelfactor en jaarlijks basistarief.

Let op: Als uw zoekopdracht een zeer groot aantal tijdregels oplevert, kan Legalsense vóór het exporteren een waarschuwing tonen of de export blokkeren als het resultaat te groot is. Verfijn in dat geval uw zoekopdracht.