Periodeafsluiting

U kunt in Legalsense perioden afsluiten. Dit houdt in dat na het afsluiten in die perioden geen uren meer geschreven kunnen worden. Dit om bijvoorbeeld te voorkomen dat nog uren worden ingevoerd in de periode waarover wordt gedeclareerd in het begin van een nieuwe maand. 

Deze functie kunt u niet zelf activeren. Wanneer u Periodeafsluiting wilt gaan gebruiken en deze functie is nog niet actief in uw omgeving, kunt u een verzoek voor het activeren van deze functie indienen bij onze afdeling Support.

U heeft hierbij de keuze voor een 'zachte' periodeafsluiting of een 'harde' periodeafsluiting.

'Zachte' periodeafsluiting

Een 'zachte' periodeafsluiting kunt u activeren door te klikken op de knop 'Instellen' achter 'Afgesloten'. U kunt in dit geval nog uitzonderingen toevoegen (bijvoorbeeld een bepaalde gebruiker mag wel nog tijdschrijven binnen een nog niet definitief afgesloten periode).

De 'zachte' afsluiting is met name bedoeld om het voor tijdschrijvers onmogelijk te maken om in een bepaalde periode nog tijd te schrijven. Als u bijvoorbeeld in het begin van de maand declaraties wilt aanmaken over de maand (periode) ervoor, dan zorgt het afsluiten van de periode ervoor dat er niet nog tijdregels worden toegevoegd ná het aanmaken van de (concept)declaraties. Gebruikers die de rechten hebben om declaraties te maken en te bewerken kunnen echter nog wel gewoon tijdregels bewerken. Let dus op dat als in uw omgeving ook tijdschrijvers zijn met rechten om declaraties te bewerken, de periodeafsluiting voor hen geen effect heeft.

'Harde' periodeafsluiting

Een 'harde' periodeafsluiting kunt u activeren door te klikken op de knop 'Instellen' achter 'Definitief afgesloten'. Als u kiest voor een 'harde' afsluiting wordt de periode definitief afgesloten en werken ook de uitzonderingen niet meer. Deze afsluiting wordt in de praktijk maar heel weinig gebruikt. Na het hard afsluiten van een periode kan niemand meer tijdregels bewerken die in die periode vallen. Dit betekent bijvoorbeeld ook dat van een declaratie van twee jaar geleden die alsnog gecrediteerd moet worden de tijdregels niet meer afgeboekt kunnen worden.