Periodeafsluiting

U kunt in Legalsense perioden afsluiten. Dit houdt in dat na het afsluiten in die perioden geen uren meer geschreven kunnen worden. Het afsluiten van een periode gebeurt vaak om te voorkomen dat er nog tijd wordt geschreven nadat de concept declaraties over die periode zijn aangemaakt. 

Het afsluiten van een periode heeft alleen invloed op het schrijven en wijzigen van tijd via de reguliere tijdschrijfopties. Het wijzigen van tijd op een declaratie blijft nog wel mogelijk.

Deze functie kunt u niet zelf activeren. Wanneer u Periodeafsluiting wilt gaan gebruiken en deze functie is nog niet actief in uw omgeving, kunt u een verzoek voor het activeren van deze functie indienen bij onze afdeling Support.

Soorten periodeafsluiting

In Legalsense zijn er 2 mogelijkheden om de periode af te sluiten. 

1. Zachte periode afsluiting

2. Defintieve periode afsluiting

Zachte periodeafsluiting

De zachte periodeafsluiting biedt nog de mogelijkheid om geselecteerde personen alsnog tijd te laten schrijven en/of te laten wijzigen. Dit werkt alleen voor de eigen tijd van die persoon. Het is dus niet mogelijk dat een gebruiker die alle rechten binnen Legalsense heeft, alsnog de tijd van anderen in een afgesloten periode buiten de concept declaraties om kan toevoegen of wijzigen 

Verder is een zachte periodeafsluiting ook nog ongedaan te maken, terwijl dit bij een definitieve afsluiting niet meer kan. 

Toevoegen van een zachte periode afsluiting

Een zachte periode afsluiting kan ingesteld worden door naast "Afgesloten" op "Instellen" te klikken:

In dit scherm kan er dan opgegeven worden t/m welke datum de periode afgesloten moet worden en of deze afsluiting ook impact heeft op de declaraties:

Als er een vinkje geplaatst wordt bij "Impact op declaratie", dan kunnen er geen declaraties gefinaliseerd worden met een declaratiedatum die in de afgesloten periode valt. 

Nadat er op "Opslaan" is geklikt is de periode tot en met de ingestelde datum afgesloten.

Het is dan nog wel mogelijk om uitzonderingen toe te voegen (bijvoorbeeld een bepaalde gebruiker mag wel nog tijdschrijven binnen een nog niet definitief afgesloten periode).

Het toevoegen van een uitzondering gebeurt door te klikken op "Uitzondering toevoegen":

Als de gewenste gegevens ingevoerd zijn en op "Opslaan" is geklikt, is de uitzondering toegevoegd en kan die gebruiker alsnog tijd in de afgesloten periode toe te voegen of te wijzigen.

Definitieve periodeafsluiting

Een definitieve periodeafsluiting kunt u activeren door te klikken op de knop 'Instellen' achter "Definitief afgesloten":

Een definitieve periode afsluiting is, anders dan een zachte periodeafsluiting, niet meer ongedaan te maken. Ook de uitzonderingen die ingesteld zijn werken dan niet meer. 

Bij een definitieve afsluiting is het ook niet meer mogelijk om bijvoorbeeld een oudere declaratie die binnen de afgesloten periode valt te crediteren om daarvan de tijdsregels af te boeken.