Betaallink

U kunt uw debiteuren de mogelijkheid bieden om declaraties eenvoudig via bijvoorbeeld iDEAL te betalen door het opnemen van een betaallink in de declaratie(e-mail). Voordat hiervan gebruik kan worden gemaakt maken zullen de onderstaande stappen doorlopen moeten worden.

Het instellen van de betaallink-provider

Om gebruik te maken van de betaallink heeft u een contract nodig met een betaal provider. Een overzicht van de mogelijk betaal providers en hun instellingen vind u in Betaallink Providers.

Het toevoegen van de betaallink

U kunt op de volgende plekken de betaallink toevoegen door middel van de tag {{ payment_link}}:

• E-mail templates (Instellingen - Declaratieproces - E-mails templates)
  U kunt in de begeleidende e-mail die bij de declaratie wordt verzonden direct een betaallink opnemen door {{ payment_link }} op te nemen in het e-mailtemplate. Dit is de meest gebruikelijke manier om een betaallink mee te sturen.
• Declaratieteksten (Instellingen - Declaratieproces - Declaratieteksten)
  U kunt hier in de Kop- en/of Voettekst het veld {{ payment_link }} opnemen. Dit veld wordt dan met het definitief maken (finaliseren) van de declaratie vervangen door de unieke link om de betreffende declaratie te betalen.

De {{ payment_link }} wordt vervangen door de waarden die u heeft gekozen bij Betaallink-templates. Wanneer er voor een declaratie de betaallink niet opgenomen wordt omdat dit standaard uitgeschakeld is en/of niet op de debiteur of het dossier is ingesteld dan wordt {{ payment_link }} vervangen met niks.

Betaallink-templates

Bij Betaallink-templates beheert u de tekst die verschijnt op de plaats waar {{ payment_link }} is opgenomen in de Declaratieteksten en/of E-mail templates. De tekst van de template bestaat uit een tekst en de {{ URL }} (het webadres) in elke taal die actief is in uw omgeving.

Status concept en definitief

Wanneer de declaratie de status concept heeft dan zal er op de plaats waar de {{ payment_link }} in de tekst is opgenomen (indien van toepassing) de inhoud van het betaallink-template getoond worden. De echte betaallink wordt pas toegevoegd als de declaratie definitief wordt gemaakt. Daarom staat er in conceptversie van de declaratie in de declaratie(mail) "betaallink placeholder". Wanneer de declaratie definitief is dan staat de echte link in de mail. Mocht je een definitieve declaratie hebben en er zit nog geen betaallink in de e-mail, dan kun je deze handmatig toevoegen door op de knop "Betaallink toevoegen" te klikken.

Geldigheid

Wanneer er een definitieve betaallink is gegenereerd is deze 30 dagen geldig. Mocht de betaallink niet meer geldig zijn (wanneer je bijvoorbeeld gaat herinneren per e-mail) is het mogelijk om een nieuwe betaallink toe te voegen.

Betaalstatus

Op dit moment wordt de betaald status van de declaratie niet automatisch bijgewerkt wanneer er via de betaalprovider betaalt wordt. De betaald status zal nog steeds via de integratie met de boekhoudsoftware of handmatig in Legalsense moeten worden bijgewerkt.