Twee-factor authenticatie instellen voor beheerders

Dit artikel legt uit hoe u twee-factor authenticatie (2FA) verplicht stelt voor elke gebruiker in uw Legalsense-omgeving, en hoe u optioneel vertrouwde IP-adressen op een whitelist zet, zodat gebruikers die vanaf een vertrouwd netwerk inloggen minder stappen hoeven te doorlopen. Het gaat over de kant van de beheerder; hoe u als gebruiker uw eigen 2FA-device toevoegt of verwijdert, leest u in het artikel ↪ Twee-factor authenticatie instellen.

Wat 2FA betekent in Legalsense

Twee-factor authenticatie (2FA) maakt de toegang veiliger, doordat bij het inloggen twee onafhankelijke factoren nodig zijn. In Legalsense is de eerste factor de gebruikersnaam en het wachtwoord van de gebruiker. De tweede factor is een tijdgebonden eenmalig wachtwoord (TOTP), gemaakt door een geregistreerd 2FA-device, zoals een authenticator-app of een wachtwoordmanager die TOTP ondersteunt. Bij het inloggen en in de interface noemt Legalsense dit eenmalige wachtwoord een beveiligingscode.

2FA voor de hele omgeving verplicht stellen

U stelt 2FA voor de hele installatie verplicht in de beveiligingsinstellingen.

De pagina Instellingen → Beveiliging → Account instellingen in Legalsense, met de checkbox “Twee-factor authenticatie afdwingen” ingeschakeld en de optie om gebruikers te beperken tot één sessie.

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging → Account instellingen.
2. Schakel Twee-factor authenticatie afdwingen in.

Zodra u dit inschakelt, moet elke gebruiker 2FA gebruiken. Gebruikers die nog geen 2FA-device hebben geregistreerd, stuurt Legalsense bij hun volgende login naar de verplichte instelprocedure. Daarna moeten gebruikers bij elke login een beveiligingscode invullen, tenzij een uitzondering geldt.

Let op: Gebruikers die inloggen met single sign-on (Inloggen met Microsoft) krijgen geen vraag om een beveiligingscode. Voor hen gelden de beveiligingsinstellingen van hun Microsoft-account.

Optioneel: vertrouwde IP-adressen op een whitelist zetten

Om inloggen op vertrouwde netwerken eenvoudiger te maken, kunt u bepaalde IP-adressen op een whitelist zetten. Als een gebruiker inlogt vanaf een IP-adres op de whitelist, geldt dat IP-adres als tweede factor en vraagt Legalsense niet om een beveiligingscode. Dit geldt voor alle gebruikers, of 2FA nu verplicht is of niet.

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging → Whitelisted IP-adressen.
2. Klik op IP-adres toevoegen.
3. Vul een van deze in:
   • Eén IPv4-adres (voorbeeld: 203.0.113.10)
   • Een CIDR-reeks (voorbeeld: 203.0.113.0/24)

De pagina Instellingen → Beveiliging → Whitelisted IP-adressen in Legalsense, met een lege whitelist en de knop “IP-adres toevoegen” om vertrouwde IPv4-adressen of -reeksen in te stellen.

Beheerders gebruiken een IP-whitelist meestal voor kantoornetwerken met een vast uitgaand IP-adres, of voor systemen van derden die vanaf een vaste locatie met Legalsense koppelen. Omdat een whitelist 2FA in feite minder sterk maakt voor verkeer vanaf die IP-adressen, gebruikt u hem alleen voor netwerkreeksen die u beheert en goed kent.

Problemen oplossen

Een gebruiker is zijn of haar 2FA-device kwijt

Legalsense heeft geen back-upcodes, en een gebruiker kan geen nieuw device toevoegen zonder een code van een bestaand device. Verwijder het device van de gebruiker, zodat die een nieuw device kan instellen:

1. Ga naar Gebruikers → Gebruikers en open de gebruiker.
2. Open het tabblad Beveiliging.
3. Klik onder 2FA apparaten op het verwijdericoon naast het device.
4. Vul uw eigen beveiligingscode in om te bevestigen.

De gebruiker kan daarna op de inlogpagina op Geen twee-factor device? klikken en via de link in de e-mail een nieuw device instellen.

Let op: Om het device van een andere gebruiker te verwijderen, heeft u de permissie nodig om gebruikers te beheren, en een eigen 2FA-device. Kan niemand in uw kantoor dit doen? Neem dan contact op met Legalsense Support.

Een gebruiker is geblokkeerd na te veel mislukte pogingen

Na 10 mislukte inlogpogingen blokkeert Legalsense het inloggen voor die gebruiker vanaf dat IP-adres voor 2 uur. Zo heft u de blokkade eerder op:

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging → Geblokkeerde accounts.
2. Klik op Deblokkeren naast de gebruiker.

Gebruikers worden onverwacht uitgelogd

Ga naar Instellingen → Beveiliging → Account instellingen en controleer deze instellingen:

• Maximale tijd inactief: Legalsense logt gebruikers uit na dit aantal minuten zonder activiteit.
• Koppel IP-adres aan sessie: Legalsense logt een gebruiker uit wanneer het IP-adres verandert, bijvoorbeeld bij het wisselen van netwerk of bij een VPN of mobiele verbinding die van IP-adres wisselt. Zet deze instelling uit als dit vaak gebeurt in uw kantoor.
• Beperk gebruikers tot één sessie: inloggen op een ander apparaat of in een andere browser beëindigt de eerdere sessie.