De Legalsense update van augustus 2020 heeft versienummer 20.08 en bevat de volgende wijzigingen.:
Cliënten / Dossiers
- De eigen bijdrage van een cliënt in toevoegingsdossiers is nu inclusief btw vast te leggen. Het bedrag wordt op de declaratie teruggerekend naar het bedrag exclusief btw en er wordt btw in rekening gebracht. Neem contact op met Legalsense support om dit voor uw omgeving te activeren.
- Bij velden waar gegevens (automatisch) worden overgenomen van de cliënt of een systeeminstelling is dit expliciet gemaakt en wordt er – indien bekend - weergegeven welke waarde wordt overgenomen. Denk hierbij o.a. aan het kantoorkostenpercentage, de (declaratie)taal, valuta en kortingspercentage.
- De beschikbare adrestemplates (de opbouw van een adreslabel) is uitgebreid met een variant voor Denemarken. N.B.: adrestemplates kunnen op verzoek worden aangepast/toegevoegd in uw software, neem hiervoor contact op met Legalsense support.
- In het Wwft zaken overzicht kan nu via uitgebreid zoeken ook worden gefilterd op “Wwft verplicht (Ja, Nee, Onbeoordeeld).”
Declaraties
- De laatste notitie die is toegevoegd aan een declaratietaak in de declaratie workflow, is nu in te zien via het takenoverzicht. Op deze manier is (de inhoud van) de laatste opmerking bij de vorige taak in de workflow snel te raadplegen.
- Bij het aanmaken van declaraties kan de voor ingevulde "Tot en met" datum worden overschreven door de systeemdatum met de knop "vandaag".
- In de declaratieteksten en e-mail templates is het nu mogelijk om de debiteurnaam als veldcode {{ debtor_name }} op te nemen. Daarnaast is ook de veldcode {{ invoice_date_long_date }} toegevoegd. Deze datumweergave schrijft de maand voluit (in de taal van de declaratie), bijvoorbeeld ‘31 augustus 2020’. Zie voor een compleet overzicht van de beschikbare velden die in declaratieteksten en e-mailtemplates gebruikt kunnen worden het artikel Declaratieteksten.
Extra velden
Extra velden (custom fields) kunnen in Legalsense worden ingesteld voor contacten, cliënten, dossiers en declaraties. Deze extra velden zijn uitgebreid met de volgende opties:
- Bij het instellen van extra velden is een type ‘Checkbox’ toegevoegd. Bij het exporteren/weergeven wordt dit veld vertaald naar een ‘Ja’ of ‘Nee’ waarde.
- Voor een extra veld kan er een standaardwaarde worden ingesteld. Voor elk nieuw object (bijvoorbeeld een nieuw dossier) wordt dan standaard die waarde ingevuld op het aanmaakformulier. Let op dat de standaardwaarde niet wordt toegepast voor bestaande objecten. Als er bijvoorbeeld voor een cliënt een extra veld wordt toegevoegd met een standaardwaarde, dan zullen alle bestaande cliënten niet automatisch die standaardwaarde krijgen toegewezen.
- Een extra veld kan als ‘read-only’ (alleen-lezen) veld worden ingesteld. Dit betekent dat het veld niet meer beschikbaar is om in te voeren / aan te passen maar alleen nog de bestaande waardes worden weergegeven of geëxporteerd. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een oud dossiernummer op te slaan (voor geïmporteerde dossiers) wat niet aangepast zou moeten worden en ook niet van toepassing is voor nieuwe dossiers.
Rapportage
- Het urenrapport toont nu ook de uren van tijdschrijvers die buiten de normale werkdagen zijn geschreven, bijvoorbeeld wanneer zij in het weekend hebben gewerkt. Heeft een tijdschrijver geen uren geschreven op een niet-werkdag dan worden deze dagen niet getoond in het rapport.
- Aan de rapporten (rapportenbouwer) over het honorarium (tijdregels-gebaseerde omzet) is een nieuwe keuze als groepering toegevoegd: de ouderdomscategorie van de tijdregels (0-30 dagen, 30-60 dagen, 60-90 dagen en Ouder dan 90 dagen).
- In de rapporten (van de rapportenbouwer) is het mogelijk om financiële waarden in een andere valuta weer te geven. De waarden in de andere valuta worden berekend op basis van de actuele ingestelde wisselkoers. Let op: bij het omrekenen van bedragen naar een andere valuta kunnen er afrondingsverschillen ontstaan. De bedragen in een andere valuta zijn alleen ter indicatie.
- Een gebruiker kan bij zijn/haar eigen gebruikersinstellingen aangeven of de rapporten (van de rapportenbouwer) standaard in een andere valuta weergegeven moeten worden. Deze instellingen kunt u vinden door rechtsboven aan te klikken op Account.
- In de rapporten worden bepaalde keuzes bij filters en groeperingen verborgen wanneer u geen gebruik maakt van de betreffende functie. Als u bijvoorbeeld geen gebruik maakt van Praktijkgroepen in Legalsense worden de keuzes die met praktijkgroepen te maken hebben niet meer getoond in de rapportenbouwer.
- De waarde van het “Verwacht bedrag uurtarief” werd niet goed berekend in dossiers met een andere valuta. Deze berekening is nu aangepast. Het standaard uurtarief is altijd in de standaardvaluta ongeacht de valuta in het dossier. De waarde van ‘Verwacht bedrag uurtarief’ wordt berekend op basis van “uren” x “standaard tarief van de tijdschrijver (op de datum van de tijdsregel)”. Al het onderhanden werk (tijdsregels) en gedeclareerde tijdsregels vanaf 01-01-2020 worden door Legalsense herberekend naar de juiste waarde.
Integratie Financiële administratiesoftware
- Het instellen van de koppeling met Exact Online is verbeterd zodat het voor de gebruiker eenvoudiger is om de koppeling zelf in te stellen.
- De in Legalsense als PDF gegenereerde declaratie wordt als bestand meegestuurd naar Exact Online, zodat deze ook vanuit Exact Online is te raadplegen.
- Wanneer Legalsense een definitieve betaling ontvangt uit Twinfield, dan worden bij de betaling van de betreffende declaratie in Legalsense het dagboek, de betaaldatum en de originele omschrijving van de boeking uit Twinfield getoond.
Integratie NetDocuments
Voor kantoren die gebruik maken van de integratie tussen Legalsense en NetDocuments zijn de volgende wijzigingen relevant:
- Wanneer gebruik wordt gemaakt van NetDocuments in combinatie met Legalsense werden de dossiers in NetDocuments gesloten wanneer het dossier in Legalsense werd gearchiveerd. Wanneer een dossier in NetDocuments is gesloten, kunnen er geen bestanden meer aan worden toegevoegd. In Legalsense kunt u nu bij de configuratie van de integratie met NetDocuments het aantal dagen instellen voor de sluiting van het dossier in NetDocuments na archivering van het dossier in Legalsense. Als u hier bijvoorbeeld 60 invoert, zal een dossier dat in Legalsense vandaag is gearchiveerd in NetDocuments een sluitingsdatum van vandaag + 60 dagen krijgen. Het dossier blijft in dat geval dus nog 60 dagen open staan in NetDocuments.
- Het is mogelijk om dossiers van een specifiek dossiertype niet in NetDocuments aan te maken, denk hierbij bijvoorbeeld aan interne dossiers. Neem contact op met Legalsense support om dit voor uw omgeving te activeren.
- Het is mogelijk om voor elke cliënt die in Legalsense wordt aangemaakt een ‘Cliënt dossier’ aan te maken in NetDocuments. Een dergelijk dossier kan gebruikt worden om cliënt-specifieke documenten (die niet bij een regulier dossier voor de cliënt horen) in op te slaan. Neem contact op met Legalsense support om dit voor uw omgeving in te richten.
Android app
- De Android app is uitgebreid met “offline support”. Hiermee kan nu ook zonder actieve internetverbinding tijd worden geschreven. Zodra de app weer verbinding heeft met het internet zullen alle wijzigingen worden gesynchroniseerd.
- Er zijn “Timers” toegevoegd aan de Android app. Hiermee kunt u via de app een timer (klokje) activeren en wanneer u klaar bent met de werkzaamheden deze tijd opslaan in uw Legalsense omgeving.
- De Android app is uitgebreid met een beperkte rapportage over uw uren (vergelijkbaar met de rapportage in de iOS (iPhone) app.
Overig
- Als de welkomste-mail van een nieuw aangemaakte gebruiker niet bezorgd kon worden, wordt het e-mailadres geblokkeerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de welkomste-mail al verzonden is vanuit Legalsense terwijl het mailadres nog niet actief is. Doordat het adres in Legalsense geblokkeerd bleef, ook als het e-mailadres later wel actief is geworden, kwamen nieuwe welkomste-mails ook niet aan. Het is nu mogelijk om een geblokkeerd e-mailadres van een gebruiker te heractiveren.
API
- Het veld ‘client’ is toegevoegd aan het Invoice endpoint (API v2).
- Het veld ‘billing_instructions’ is toegevoegd aan het Client en Matter endpoint (API v1, API v2).
- De velden ‘payment_status’ en ‘paid_amount’ zijn toegevoegd aan het Invoice endpoint (API v2).
- Het veld ‘currency’ (valuta) is toegevoegd aan het Matter endpoint (API v2).
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.