Release 21.04 - April 2021

De Legalsense update van april 2021 heeft versienummer 21.04 en bevat de volgende wijzigingen:

Dashboard

Er is een nieuwe grafiek beschikbaar voor ‘Nieuwe dossiers’. Deze grafiek geeft per maand het aantal nieuwe dossiers dat geopend is, weer. De grafiek is beschikbaar op het Kantoor dashboard, Praktijkgroep dashboard en Persoonlijk dashboard. In de grafiek is zowel het maandelijkse aantal als het cumulatieve aantal opgenomen. De gegevens zijn voor het huidige jaar en het voorgaande jaar. Het Kantoordashboard toont alle nieuwe zaken. Het Praktijkgroep dashboard laat alle aan de betreffende praktijkgroep gekoppelde nieuwe zaken zien. Het Persoonlijk dashboard laat de nieuwe zaken zien in de geselecteerde periode indien de gebruiker de Verantwoordelijke advocaat / fee earner is. Neem aub contact op met Legalsense support, indien u deze grafiek op uw dashboards wilt weergeven.

Notificaties

Er is een nieuwe notificatie beschikbaar: ‘Wekelijkse e-mail met Onderhanden werk overzicht’. Deze notificatie kan worden ingesteld voor de verantwoordelijk advocaat / fee earner en voor de verantwoordelijke declaratieproces. Wanneer er voor de verantwoordelijke declarabele onderdelen (onderhanden werk, verschotten of openstaande voorschotten) zijn, ontvangt deze een e-mail met een overzicht van dit onderhanden werk. Wanneer de verantwoordelijke advocaat / fee earner en de verantwoordelijke declaratieproces dezelfde gebruiker betreft, wordt slechts één notificatie verzonden. De e-mail bevat standaard een hyperlink naar het ‘Onderhanden werk overzicht’ dat optioneel beschikbaar is onder ‘Rapporten’.

Contacten / Cliënten / Dossiers

• Wanneer een dossier werd heropend waarvan de cliënt was gearchiveerd, verscheen een leeg pop-up scherm. Voortaan verschijnt de melding dat het dossier niet kan worden heropend omdat de cliënt is gearchiveerd.
• De aanmaakdatum van een contact is toegevoegd aan de contacten-lijst en export. De contactenlijst kan tevens gefilterd worden (Uitgebreid zoeken) op een datumperiode.
• Extra velden (custom fields) van het type ‘keuzelijst’ hebben, wanneer het veld is ingesteld als ‘verplicht’, een lege optie die standaard is geselecteerd en niet gekozen mag worden. Hierdoor wordt een gebruiker dus gedwongen om een keuze te maken voor een dergelijk veld.
• Het ‘Wwft Zaken Overzicht’ is verdeeld over meerdere pagina’s wanneer er meer dan 100 zaken worden getoond in de lijst. Onderaan de lijst is een paginering opgenomen waarmee u naar de volgende en vorige pagina kunt navigeren. Dit is vergelijkbaar met hoe de paginering werkt bij bijvoorbeeld de dossierlijst en cliëntenlijst.
• De Wwft-checklist is aangevuld met het verplichte veld ‘UBO register geraadpleegd’ met de keuzes ‘Ja’ en ‘Nee’. Deze controle moet zijn uitgevoerd voordat de Wwft controle als voltooid kan worden aangemerkt en wordt getoond in het te downloaden PDF-bestand.
• De document types bij het toevoegen van documenten in de Wwft dossiers zijn uitgebreid met de optie ‘Bewijs van inschrijving in het UBO-register'.
• Op de dossierpagina werden alleen voorschotten onder een apart overzicht ‘Voorschotten’ weergegeven als die nog niet verrekend waren. Het overzicht ‘Voorschotten’ wordt nu ook weergegeven als er geen onverrekende voorschotten meer zijn. Door op ‘Details’ te klikken, kunt u voor dit dossier alle (verrekende) voorschotten bekijken.
• Een te archiveren dossier met declaraties die, geheel of gedeeltelijk, waren aangemerkt als ‘Oninbaar’, kon niet worden gearchiveerd. Er werd aangegeven dat er nog openstaande posten op het dossier staan. Bij de controle of een dossier gearchiveerd kan worden, worden declaraties die als oninbaar zijn aangemerkt, niet langer als ‘blokkerend’ gezien voor het archiveren.

Declaraties

• Bij het bewerken van een declaratie, is een nieuwe optie ‘Honorarium aanpassen’ toegevoegd. Middels deze knop kunt u het totaal honorariumbedrag voor de declaratie aanpassen. Het gekozen bedrag wordt verdeeld over alle honorariumregels op basis van de weging van het aantal uur en het tarief. Het was al mogelijk om het totaalbedrag van een dossier (sectie) op een declaratie aan te passen. Deze nieuwe optie maakt het mogelijk om een aanpassing te doen voor alle dossiers op een declaratie. Het is dus vooral handig wanneer u meerdere dossiers op één declaratie heeft staan.
• Indien na het aanmaken van een conceptdeclaratie het tariefschema op het dossier werd gewijzigd en nadien tijdregels werden toegevoegd, werden deze niet aan de conceptdeclaratie toegevoegd. Wanneer u ‘Sectie bijwerken’ of ‘Concept bijwerken’ gebruikt en het tariefschema van het dossier komt niet meer overeen met het tariefschema van de conceptdeclaratie, verschijnt er een melding waarin dit wordt uitgelegd.
• Er is een systeeminstelling toegevoegd waarmee u de standaardkeuze voor het veld ‘Meerdere dossiers’ kunt aanpassen. Dit veld is beschikbaar bij het aanmaken van declaraties en staat standaard op ‘Aparte declaratie voor elk dossier’. Met de nieuwe systeeminstelling kunt u de standaardkeuze indien gewenst aanpassen naar ‘Alle dossiers op één declaratie’. U vindt deze instelling onder ‘Instellingen - Algemeen - Systeem’.
• Het exportbestand van het Takenoverzicht (beschikbaar in de declaratieworkflow voor de ‘Financial admin’ groep) is uitgebreid met de kolom ‘Notities’.
• Het Voorschottenoverzicht onder ‘Declaraties’ heeft een aangepast zoekformulier waarbij er nu ook op ‘dossier’ gezocht kan worden.

Integratie financiële administratiesoftware

• Het vanuit Legalsense gegenereerde Snelstart exportbestand is uitgebreid en aangepast naar het nieuwe formaat. Door een update van Snelstart gaf het eerdere exportbestand problemen bij het inlezen.
• De integratie met Fortnox (Zweedse boekhoudsoftware) biedt de optie om een PDF-bijlage van een inkoopfactuur op te halen bij het importeren van een verschot naar Legalsense. Hierdoor kan deze bijlage toegevoegd worden aan de declaratie.
• De Fortnox-integratie ondersteunt de mogelijkheid om in Legalsense aangemaakte verschotten en crediteuren naar Fortnox te versturen.

Overig

• Bij de beveiligingsinstellingen is de wachtwoord sterkte ‘geen’ verwijderd. De laagste wachtwoord-sterkte is nu ‘zwak’. U kunt de wachtwoord instellingen aanpassen via het menu ‘Instellingen - Beveiliging - Account instellingen’. Let op: als uw wachtwoord-niveau eerder op ‘geen’ ingesteld stond, kan het zijn dat uw wachtwoord niet meer voldoet aan de minimale wachtwoord-sterkte en wordt u gevraagd om een nieuw wachtwoord in te stellen.
• Het is mogelijk om voor uw Legalsense omgeving in te stellen hoe lang wachtwoorden geldig zijn. Deze instelling kon u alleen via Legalsense support laten aanpassen. Het is nu mogelijk om dit als beheerder zelf voor uw omgeving in te stellen. Onder ‘Instellingen - Beveiliging - Account instellingen' kunt u het aantal dagen instellen bij het veld ‘Aantal dagen dat het wachtwoord geldig is*’.

API

• Endpoint “Users” (gebruikers) van API v2 is uitgebreid met het veld ‘employee number’.
• Endpoint “Matters” (dossiers) van API v2 is uitgebreid met het veld ‘soft kill status’ in het geval van een ‘submatter/product’. Dit veld bevat de waarden: 1 = active, 2 = archived, 3 = deleted.
• In het geval van een ‘submatter/product’ worden in de API de volgende gegevens getoond: id van de ‘submatter/product’, de stukprijs (unit price) en of de stukprijs van toepassing is of een afwijkende stukprijs.
• Endpoint “Matterdebtor” (dossier-debiteur) van API v2 toont welk emailadres is gebruikt bij de debiteur.