Contact aanmaken

Contacten worden gebruikt als basis voor cliënten in Legalsense, maar ze kunnen ook een andere rol hebben: debiteur, contactpersoon, wederpartij, etc..

Toevoegen van een nieuw contact

Om een contact toe te voegen klikt u op het blad 'Contacten' op 'Nieuw contact'. 

Een nieuw scherm wordt geopend zodat u de contactinformatie, declaratie gerelateerde informatie en overige contact(persoon)gegevens kunt invullen.

Contactinformatie

U kiest hierbij voor 'organisatie' als u een bedrijf wilt invoeren als contact en u kiest voor 'natuurlijk persoon' als het contact een persoon is. 

Voor een 'organisatie' zijn er andere velden in te vullen dan voor een 'natuurlijk persoon'.

Velden gemarkeerd met een "*" zijn verplichte velden. We raden aan om de contactgegevens zo volledig mogelijk in te vullen. Dit kan later handig zijn voor o.a. de conflict check en het raadplegen van debiteureninformatie. Het als 'verplicht' markeren van velden kan hierbij helpen. In overleg met Legalsense kunnen er naast de standaard velden ook andere velden als 'verplicht' gemarkeerd worden. Neemt u daarvoor contact op met de support afdeling van Legalsense.

Declaratieadres

Achter het veld 'Adrestemplate' ziet u een keuzemenu waarmee u bepaalt hoe de contactpersoon op de declaratie wordt aangeduid, bijvoorbeeld met of zonder T.a.v. voor de naam van de contactpersoon. U kunt daarbij gebruik maken van de volgende keuzes:

Contactpersoon

Overige contactgegevens

Indien het contact de rol van debiteur heeft zijn de velden 'E-mail' en 'Secundaire e-mail' van belang in het geval dat de declaratie(s) en/of aanmaning(en) per e-mail moeten worden verzonden.
Op het veld 'E-mail' vult u het e-mailadres in van de organisatie, afdeling en/of persoon waaraan de declaratie moet worden gestuurd en zet u een vinkje voor 'Declaratie 'Aan''. Wanneer het betreffende contact ook de herinnering/aanmaning moet krijgen, zet u eveneens een vinkje voor 'Aanmanen 'Aan''.

Als een ander(e) contact(persoon) de declaratie in kopie moet ontvangen kunt u het betreffende e-mailadres invullen op het veld 'Secundaire e-mail' en een vinkje zetten voor 'Declaratie CC'.