Release 19.06 - Juni 2019 – Legalsense

De Legalsense update van juni 2019 heeft het versienummer 19.06 en bevat de volgende wijzigingen:

Recente dossiers selecteren bij het tijdschrijven

Bij het toevoegen en het bewerken van een tijdsregel wordt bij het selecteren van een dossier nu een lijst weergegeven met de laatste dossiers waar tijd op geschreven is. Deze lijst is beperkt tot de laatste 10 dossiers waarop recent tijd is geschreven. Deze lijst wordt vervangen door het zoekresultaat zodra u in het dossierveld begint te typen. Op de volgende locaties worden de recente dossiers weergeven in het dossierveld: Tijd invoer op de hoofdpagina, bewerken van tijdsregels, de “Per dag” invoer en de Timers. U kunt een recent dossier met de muis selecteren, of met uw toetsenbord door het gebruiken van de pijltjes toetsen.

Zoeken en selecteren van dossiers

Het zoeken en selecteren van dossiers is verbeterd door de mogelijkheid om meerdere zoektermen te combineren. Bijvoorbeeld het zoeken naar ‘Shell advies’ geeft het dossier “Shell N.V. / Advies betreffende uitbreiding” als zoekresultaat terug. Meerdere zoektermen, gescheiden door een spatie, worden gecombineerd in een ‘EN’ (AND) zoekopdracht.

Veld Accountmanager op contactniveau

We hebben het veld accountmanager aan de contacten toegevoegd, waardoor het gemakkelijker is te bepalen wie verantwoordelijk is voor dat contact. Het accountmanager veld is als filter aan de lijst contacten toegevoegd en wordt ook meegenomen in de export van contacten naar Excel. Het veld is ook beschikbaar in de rapportenbouwer als ‘Contact accountmanager’. In de rapporten over declaraties is het veld beschikbaar als ‘Debiteur accountmanager’ en in beide rapportages is een veld aanwezig voor de vestiging van de accountmanager.

Declaraties

Op de eerste pagina van de declaratie kunt u nu een handmatige specificatie van het honorarium opstellen. U kunt hier bijvoorbeeld het honorarium onderverdelen in de meerdere fases van een dossier bijvoorbeeld “Due diligence” en “Closing”. Deze handmatige specificatie heeft alleen invloed op wat er op de declaratie weergegeven wordt. Het heeft geen invloed op de rapportages binnen Legalsense en de exportboekingen naar boekhoudsoftware zoals Twinfield. Zie voor meer informatie het artikel 'Handmatige specificatie van het honorarium'.
De optie is toegevoegd om de bedragen op de eerste pagina van de declaratie in twee valuta’s weer te geven. Het is mogelijk om de standaard valuta en de declaratie valuta weer te geven. Als u dit wilt gebruiken, dan kunt u contact opnemen met Legalsense.
Declaratie onderdelen van hetzelfde type (bijvoorbeeld producten) kunnen op de eerste pagina gegroepeerd worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld meerdere producten in rekening brengt, kunnen deze nu worden samengevoegd tot één regel op de eerste pagina van de declaratie en worden dan verder gedetailleerd weergegeven in de specificatie. Als u dit wilt gebruiken in uw declaratietemplate, neemt u dan contact op met Legalsense.

LEDES

Bedragen kunnen nu exclusief BTW worden geëxporteerd in de LEDES export in plaats van de LEDES standaard, waar bedragen inclusief BTW worden verwacht.
Er is een extra datumopmaaktoegevoegd aan de LEDES definities. De datum kan nu ook op het formaat '1-jan-2019' worden ingesteld.

Overige veranderingen

Als op een declarabel dossierde opdrachtbevestiging nog niet getekend retour is ontvangen van de cliënt, kan er een notificatie worden weergegeven als er op dit dossier tijd geschreven wordt. Deze notificatie kan door Legalsense geconfigureerd worden. Als u dit wilt activeren, neemt u dan contact op met Legalsense.
Het performance rapport wordt nu in XLSX formaat geëxporteerd.
Legalsense kan notificaties naar de gebruikers versturen wanneer zij hun tijd nog niet (volledig) verantwoord hebben. We hebben het makkelijker gemaakt om in te stellen welke gebruiker deze notificatie moet ontvangen en welke gebruiker het totaal overzicht kan ontvangen. De instellingen voor het versturen van deze e-mails over ontbrekende uren (van gebruikers die niet hun verwachte uren hebben ingevuld) zijn verplaatst naar 'Instellingen - Notificaties'. U kunt een persoonlijke e-mail instellen (versturen naar individuele gebruikers over hun eigen ontbrekende uren) en een overzichtse-mail (met een lijst van gebruikers die ontbrekende uren hebben).
Het BIC-code veld is aan een contact toegevoegd. Dit veld wordt weergegeven als er een IBAN ingevoerd is in het veld “Bankrekeningnummer”. Wanneer Legalsense in combinatie met Twinfield wordt gebruikt, wordt de BIC-code meegestuurd naar Twinfield bij het aanmaken/wijzigen van een debiteur. In Twinfield is de BIC-code verplicht wanneer er een buitenlandse IBAN is ingevoerd.
De optie om het tijdschrijven op een dossier te blokkeren kan nu ook aan een dossierstatus gekoppeld worden. Als u bijvoorbeeld een dossierstatus “Concept” heeft en u wilt dat het tijdschrijven op dossiers met deze status geblokkeerd is, dan kan dit automatisch ingesteld worden. Wanneer u dit wilt gebruiken, neemt u dan contact op met Legalsense.

API

Een veld voor 'declaratie aan emails' en 'declaratie cc emails' zijn toegevoegd aan het Invoice endpoint in onze REST API. Deze velden bevatten de geconfigureerde (externe) e-mailadressen waar een declaratie naartoe moet worden gestuurd op het moment dat de declaratie werd aangemaakt. Deze velden kunnen meerdere e-mailadressen bevatten.
Het debiteuradres van een declaratie (receiver_address) is toegevoegd aan het Invoice endpoint.
Het hierboven genoemde veld voor accountmanager is toegevoegd aan het Contact endpoint (en tevens toegevoegd aan de v1 API).
Het hierboven genoemde BIC-code veld is beschikbaar in het Contact endpoint (en tevens toegevoegd aan de v1 API).