Release 26.08 (augustus)

Omschrijvingen van tijdregels automatisch invullen op basis van de verrichting

Als u een verrichting kiest op een tijdregel, wordt de omschrijving automatisch ingevuld, overal waar tijd wordt geschreven: op de pagina Tijd schrijven, in de weergave Per dag, in timers en in concept-tijdregels. Beheerders geven elke verrichting een standaardomschrijving, één per taal van de declaratie, op het overzicht en het detailscherm van verrichtingen (onder Instellingen → Lijsten). Legalsense kiest de variant die overeenkomt met de taal van de debiteur, zodat een kantoor dat in meerdere talen werkt per taal één standaardtekst beheert en de declaraties consistent zijn. Wie tijd schrijft, kan nog altijd een eigen tekst invoeren: een omschrijving die handmatig is ingevuld of gewijzigd, wordt nooit overschreven en bij een gesproken tijdregistratie heeft de gesproken omschrijving voorrang.

Tijd

De pagina's onder Tijd hebben een nieuwe 'look and feel', namelijk Tijd schrijven, Per dag en Zoeken. De vormgeving sluit aan bij de rest van de applicatie en geeft een duidelijker overzicht van uw tijdregels.

Draag een concept-tijdregel over en een collega rondt deze af, via Tijd → Concepten. De beoordelaar van een concept-tijdregel is degene die deze bewerkt en goedkeurt; door die rol over te dragen geeft u de tijdregel uit handen.

Dossiers

Blokkeer tijdinvoer heet voortaan Declarabele onderdelen blokkeren en stopt meer dan alleen tijdregels. Als de blokkade is ingesteld op een dossier of op een dossierstatus, worden naast tijdregels ook verschotten geweigerd en worden geplande abonnementen onderdrukt, zodat een kantoor een dossier kan aanhouden totdat de anti-witwascontroles (Wwft) of compliancecontroles zijn afgerond. Dit geldt voor declarabele onderdelen die via de webinterface en de API worden toegevoegd.

Declaraties

Stel per declaratietype een standaard e-mail template in, onder Instellingen → Declaratieproces → E-mail templates. Standaarddeclaraties, creditdeclaraties, voorschotnota's en verrekeningsdeclaraties kiezen elk het bijbehorende template wanneer de declaratie per e-mail wordt verzonden, net zoals declaratieteksten dat al doen. Kantoren die gesubsidieerde rechtsbijstand verlenen stellen er ook een in voor RvR-declaraties en declaraties met eigen bijdrage. U hoeft de e-mailtekst voor niet-standaarddeclaraties niet meer handmatig aan te passen.

De status van een declaratie die via Peppol (eConnect) is verzonden, bevat ook reacties van de ontvanger: wanneer de ontvanger een reactie (Invoice Response) op de declaratie stuurt, verschijnt deze bij de statusinformatie van de declaratie. Mogelijk moet u zich hiervoor in uw eConnect-omgeving abonneren op Invoice Responses.

Integraties

Legalsense importeert dagelijkse wisselkoersen van de Europese Centrale Bank, zodat kantoren die in meerdere valuta's declareren deze niet handmatig hoeven in te voeren. Schakel onder Instellingen → Declaratieproces → Wisselkoersen de synchronisatie in en Legalsense haalt elke dag de koers voor elke ingestelde valuta op; de ECB publiceert deze koersen kosteloos, dus hieraan zijn geen extra kosten verbonden.

Bij het inschakelen importeert Legalsense ook de koersen over de afgelopen periode, standaard 90 dagen en met een aanpasbare startdatum, voor alle ingestelde valuta's; bestaande koersen in die periode worden daarbij overschreven en koersen daarbuiten blijven staan. Wisselkoersen blijven daarna handmatig te bewerken. Door de synchronisatie uit en weer in te schakelen laadt u opnieuw een historische periode, bijvoorbeeld nadat u een valuta hebt toegevoegd.

Stel een btw-code in voor verkopen buiten de EU, in de btw-sectie van de instellingen voor Grootboekrekeningen van de boekhoudkoppeling; declaratieregels waarvoor de toepasbare btw Buiten de EU is, krijgen die code mee op de boekingsregel naar uw boekhouding, voor Exact Online, Exact Financials, AFAS en Twinfield. Zolang u bij Code btw verkoop buiten EU niets invult, verandert er niets aan uw boekingen.

De synchronisatie met de boekhouding meldt wat er is misgegaan en wat u kunt doen. Wanneer een btw-code wordt geïmporteerd die niet voor de koppeling is ingesteld, benoemt de foutmelding de oplossing: wijzig de btw-code op het verschot, of voeg de ontbrekende code toe onder de instellingen voor Grootboekrekeningen van de koppeling. Deze foutmeldingen zijn zichtbaar op de statuspagina en op de detailpagina van de fout, voor Exact Online, Exact Financials, AFAS en Twinfield.

Stopt een synchronisatie zonder duidelijke foutmelding, dan ontvangt de beheerder voortaan ook een e-mail, met een link naar de statuspagina van de synchronisatie. De e-mail die bij een specifieke foutmelding wordt verstuurd, toont het bericht van het externe boekhoudsysteem en vraagt uw kantoor dit op te lossen; alleen bij fouten die uw kantoor niet zelf kan verhelpen verwijst de e-mail naar de support van Legalsense. Het veld E-mailadres beheerder koppeling accepteert meerdere adressen; u voegt een adres toe of verwijdert er een zonder de andere opnieuw in te voeren.

Overig

De declaratielijst is verplaatst naar een korter adres. Het tabblad Declaraties opent de lijst op /billing/invoice/ en het oude adres /billing/invoice/list/ is vervallen. De navigatie binnen Legalsense volgt de wijziging automatisch, dus alleen opgeslagen bladwijzers in uw browser moeten worden bijgewerkt.

Verschillende veelgebruikte overzichtspagina's laden sneller. Kantoren met grote hoeveelheden gegevens zien kortere laadtijden op de pagina's die zij vele keren per dag openen.

Verbeteringen en betrouwbaarheid

Naast de wijzigingen hierboven bevat deze release 20 oplossingen en betrouwbaarheidsverbeteringen op het gebied van tijdschrijven, declareren, dossiers en integraties. Een aantal wijzigingen die u kunt opmerken:

• Snelzoeken naar dossiers zoekt weer op dossiernaam, dossiernummer en cliëntnaam.
• Vanuit het bewerkscherm van een declaratie voegt u dossiers toe aan een bestaande declaratie, ook als er geen OHW op staat.
• Lange dossier- en cliëntnamen worden op detailpagina's over meerdere regels afgebroken, zodat de actieknoppen bereikbaar blijven.

U kunt de laatste wijzigingen in onze API hier vinden (alleen in het Engels): API changelog release 26.08.

Voor meer informatie over de functies van Legalsense kunt u terecht in onze kennisbank.