Release 21.05 - Mei 2021

De Legalsense update van mei 2021 heeft versienummer 21.05 en bevat de volgende wijzigingen.

Contacten / Cliënten / Dossiers

• Voortaan wordt bij de contactpersonen van een organisatie de status van de contactpersoon getoond wanneer de persoon ‘Gearchiveerd’ of ‘Verwijderd’ is. Deze status wordt ook weergegeven als de contactpersoon bij een dossiercontact is ingesteld.
• Bij het uitvoeren van een `Conflict check` kan op btw-nummer worden gezocht.
• In het Wwft-dossier is onder het onderdeel Documenten de kolom ‘Geverifieerd door’ vervangen door de kolommen ‘In persoon geïdentificeerd door’ / brondocument zelf opgevraagd door’ en ‘Externe verificatie door’. Bij het toevoegen van een document kunt u de interne en/of externe verificatiegegevens en –data vastleggen.

Declaraties

• Het is mogelijk om voor meerdere conceptdeclaraties in één keer de datum of het declaratietemplate aan te passen. In de declaratielijst is de knop ‘Concept bijwerken’ hernoemd naar ‘Update’ en hieronder treft u de optie ‘Tijdregels en/of verschotten toevoegen’ (voorheen dus ‘Concept bijwerken’) en ‘Velden aanpassen’ aan. Deze optie is toegevoegd om het bijvoorbeeld makkelijker te maken om alle concepten die op de eerste dag van de maand zijn aangemaakt, nog een datum te geven van de laatste dag van de vorige maand.
• De declaratie-instructies worden bij een definitieve declaratie getoond onder de extra informatie (knop met icoontje “i”). Bij conceptdeclaraties worden de declaratie-instructies nog steeds getoond bovenaan de declaratie en bovenaan het bewerken van een declaratie.
• Wanneer er meerdere dossiers op een declaratie staan, kunt u bij het bewerken van de declaratie de volgorde waarmee dossiers worden getoond (in de specificatie) veranderen middels de groene pijltjes (icoontjes) achter de dossiernaam.
• In de declaratieworkflow is het voortaan mogelijk om in de eerste of (optionele) tweede stap de accountmanager van de cliënt in te stellen als verantwoordelijke gebruiker (die de declaratie beoordeelt). Voor de declaratieworkflow kunnen voor de eerste of tweede stap (beoordeling) nu worden ingesteld: verantwoordelijke declaratieproces, verantwoordelijke dossier (verantwoordelijke advocaat/fee earner) én de accountmanager van de cliënt. U kunt contact opnemen met Legalsense support als u de instellingen van de declaratieworkflow wilt laten aanpassen.
• Wanneer in de declaratieworkflow, in een conceptdeclaratie met meerdere dossiers met verschillende verantwoordelijken, één van de verantwoordelijken de conceptdeclaratie goedkeurde, dan verdween de betreffende conceptdeclaratie uit de takenlijst van de overige verantwoordelijken en ging deze door naar de volgende stap (bijvoorbeeld ‘Eindcontrole Financiële Administratie). De declaratieworkflow is hierop aangepast zodat bij goedkeuring door een verantwoordelijke, de taak bij de andere verantwoordelijke(n) blijft staan. Wanneer alle verantwoordelijken de conceptdeclaratie hebben goedgekeurd, zal deze doorgaan naar de volgende stap (bijvoorbeeld ‘Eindcontrole Financiële Administratie). Bij de keuze voor ‘Later declareren’ of het voorleggen van de declaratie aan een ander (‘Doorschuiven’) geldt dit niet.
• De export naar Excel van de declaratielijst is uitgebreid met de kolom ‘Vervaldatum’.
• Het genereren van een declaratie met een verdeling over meerdere debiteuren nam in sommige gevallen veel tijd in beslag. Deze actie verloopt nu sneller.

Rapporten

• De onderdelen die worden getoond in de verschillende dashboards, zijn onafhankelijk van elkaar in te stellen. De mogelijke dashboards zijn: Persoonlijk dashboard, Praktijkgroep dashboard, Team dashboard, Kantoor dashboard. Neem aub contact op met Legalsense support, indien u de huidige instellingen in de dashboards wilt wijzigen.
• Op een vergelijkbare manier als voor de dashboards is de structuur van de performance overzichten (Performance rapport) ook afzonderlijk instelbaar gemaakt. Zo kunt u onderscheid maken tussen wat er op een persoonlijk performance overzicht getoond wordt en wat er op een kantoor- of groepsoverzicht wordt getoond. Neem aub contact op met Legalsense support, indien u de huidige instellingen in de performance overzichten wilt wijzigen.
• In de dashboards lieten de grafiek met de cumulatieve gedeclareerde omzet ook de gegevens van het jaar ervoor zien. Het is optioneel mogelijk om ook de gegevens van twee jaar geleden aan deze grafieken toe te voegen. Neem aub contact op met Legalsense support, indien u deze instelling wilt activeren.
• In rapporten gebaseerd op de gedeclareerde bedragen (type: ‘Alle gedeclareerde bedragen, inclusief verschotten, voorschotten en belasting’) is een filter- en groeperingsveld toegevoegd voor de ‘Declaratie vervaldatum’.
• Onder Rapporten in het hoofdmenu is het submenu ‘Gebruikerstarieven’ toegevoegd. Dit overzicht toont het actuele standaardtarief van alle gebruikers. Wanneer in uw Legalsense omgeving de functie voor Praktijkgroepen is geactiveerd, worden deze ook getoond.
• De filters voor praktijkgroepen, leverage teams en vestigingen zijn uitgebreid met de optie ‘huidige gebruiker’. Dit geldt specifiek voor de velden: “Praktijkgroep verantwoordelijk advocaat”, “Praktijkgroep dossier”, “Tijdschrijver - praktijkgroep”, “Leverage team”, “Vestiging, “Vestiging verantwoordelijk advocaat” en “Vestiging contact accountmanager". Indien een rapport is gefilterd op basis van deze optie, zal de gebruiker die het rapport bekijkt alleen de data zien die is gekoppeld aan zijn/haar huidige praktijkgroep, leverage team of vestiging. Deze optie gaat altijd uit van de huidige groep waar de gebruiker onderdeel van is.

Integratie financiële administratiesoftware

• De Exact Online integratie is uitgebreid met de mogelijkheid om het debiteurnummer door Exact Online te laten bepalen in plaats van door Legalsense. Doordat er door zowel Legalsense als Exact Online crediteur- en/of debiteurnummers werden uitgegeven, kon dit resulteren in het vastlopen van de synchronisatie met een melding dat de waarde al bestond.
• De integratie met Fortnox is uitgebreid met de optie om de declaraties ook in PDF vanuit Legalsense naar Fortnox te versturen.

Overig

• Er is een nieuwe e-mailnotificatie beschikbaar: ‘Dagelijkse persoonlijke ontbrekende uren e-mail'. Deze e-mail notificatie kunt u instellen op basis van de ontbrekende uren van ‘Vandaag’, ‘Gisteren’ of ‘De afgelopen vijf werkdagen’. Klanten die al een dagelijkse email voor ontbrekende uren ingesteld hebben, kunnen contact opnemen met Legalsense support om over te stappen op deze nieuwe versie.
• In het zoekresultaat in het menu `Verschotten is een kolom ‘Crediteur’ toegevoegd wanneer u gebruik maakt van crediteuren in uw Legalsense omgeving. Deze kolom wordt ook meegenomen in de Excel export van verschotten.
• Bij de beveiligingsinstellingen is de instelling ‘Minimum wachtwoord lengte’ toegevoegd zodat u deze instelling zelf kunt beheren. Een wachtwoord moet minimaal uit 8 karakters en bij voorkeur uit 12 of meer karakters bestaan. De standaardinstelling staat op 12 karakters. U kunt deze instelling voor de wachtwoordlengte aanpassen via het menu ‘Instellingen - Beveiliging - Account instellingen’. Wanneer een bestaande gebruiker bij het inloggen voor ‘Wachtwoord vergeten’ kiest, dan zal het nieuwe wachtwoord aan de door binnen uw organisatie ingestelde minimumlengte moeten voldoen.