Release 21.07 - Juli 2021

De Legalsense update van juli 2021 heeft versienummer 21.07 en bevat de volgende wijzigingen:

Integratie met Company.info

Het is mogelijk om in Legalsense gegevens op te halen uit de database van Company.info voor Nederlandse bedrijven. Bij het aanmaken of bewerken van een organisatie kunt u op basis van de naam of het KvK-nummer van de organisatie de exacte naam, het KvK-nummer en adresgegevens van die organisatie automatisch laten invullen in Legalsense. Om gebruik te maken van deze integratie heeft u een abonnement bij Company.info nodig en dient u een account met toegang tot de API van Company.info te hebben. Als u beheerdersrechten heeft in uw omgeving, dan kunt u de accountgegevens van Company.info invoeren onder ‘Instellingen’ - ‘Company.info’. Zie het artikel Company.info voor meer informatie. Doorgaans wordt er elke keer dat u gegevens opvraagt, een klein bedrag in rekening gebracht. Voor het verkrijgen van meer informatie hierover verwijzen wij u naar Company.info.

N.B.: Legalsense zal de integratie met Company.info in de toekomst nog verder uitbreiden.

Tarieven: terugvaltemplates

Wanneer u een tarieftemplate bij een cliënt of dossier had ingesteld, was het niet mogelijk om (deels) van deze tarieven af te wijken. Als u bijvoorbeeld voor een cliënt in USD wilt declareren en daarvoor een tarieflijst met uw standaard USD-tarieven had aangemaakt, kon u geen afwijkend tarief invoeren voor een specifieke tijdschrijver of functie voor deze cliënt. U diende in dat geval bij de cliënttarieven voor alle tijdschrijvers of alle functies de juiste USD-tarieven in te voeren. Ook al was er misschien maar één tarief afwijkend van de tarieven op de tarieftemplate USD-tarieven.

In deze update van Legalsense is er een nieuw veld ‘Terugvaltemplate’ toegevoegd bij de tariefvelden. Hiermee kunt u een tarieftemplate kiezen waarop de tarieven van de cliënt, het dossier of een ander tarieftemplate terugvallen als er geen waarde wordt ingevuld voor bijvoorbeeld een tijdschrijver of functie. Zie het artikel Tarieftemplates voor meer informatie.

Nieuw ontwerp ‘Instellingen’ pagina’s

Legalsense is bezig met de overstap naar een nieuwe “look and feel”. We blijven dicht bij het huidige ontwerp en voeren de aanpassingen stapsgewijs door. Het onderdeel ‘Instellingen’ is in deze versie aangepast. De komende periode wordt verder gewerkt aan andere onderdelen.

Contacten / Cliënten / Dossiers

• Wanneer de functie ‘Opdrachtbevestiging’ actief is in uw omgeving, kunt u een opdrachtbevestiging aan het dossier koppelen en de status daarvan vastleggen. In deze update is eenzelfde optie toegevoegd op cliëntniveau. U kunt bij een cliënt ook een opdrachtbevestiging en status bijhouden. Op de dossierpagina en op de Wwft dossierpagina worden de opdrachtbevestiging en status van de cliënt ook getoond.
• Bij het veld ‘Wwft van toepassing?’ bij het aanmaken of bewerken van een dossier, kan de keuze ‘Ja’ of ‘Nee’ worden afgedwongen. Wanneer deze optie in uw omgeving is geactiveerd, is de keuze ‘Onbekend’ niet meer beschikbaar. Neem contact op met Legalsense support indien u hiervan gebruikt wenst te maken.
• Voor een cliënt kan – zoals al mogelijk was voor dossiers - een (standaard) declaratietemplate worden ingesteld. Wanneer u bij de cliënt een afwijkend declaratietemplate instelt, dan wordt dit template voor alle dossiers overgenomen tenzij hiervan op dossierniveau weer wordt afgeweken.

Declaraties

• Bij het bewerken van een declaratie kunt u een of meer andere dossiers van een cliënt aan de bestaande conceptdeclaratie toevoegen middels de knop ‘Dossier toevoegen’. Na het selecteren van een dossier, wordt gecontroleerd of er tijdregels, verschotten etc. zijn te declareren. De conceptdeclaratie zal uitsluitend worden bijgewerkt met uren en verschotten die binnen de op de conceptdeclaratie bepaalde periode vallen.

Rapportage

• In de rapportenbouwer is een veld “Aantal resultaten” toegevoegd om het resultaat te limiteren tot een specifiek aantal. De limitering wordt toegepast op de eerste groepering van uw rapport. Een “Top 10 cliënten” rapport kan aangemaakt worden door een eerste groepering ‘cliënt’ en limitering van ‘10’ te gebruiken.
• In de rapportenbouwer is voor de groeperingen een keuze toegevoegd voor ‘personeelsnummer’ van de tijdschrijver.
• In de rapportenbouwer is een kolom-keuze toegevoegd voor ‘Nultarief’ (uren). Deze extra keuze is onlangs ook beschikbaar gemaakt in Legalsense 21.05 in juli 2021.

Taal van uw Legalsense omgeving

• Bij een gebruiker is het mogelijk om een voorkeurstaal in te stellen. Zo kan de gebruiker in Legalsense werken in de taal die zijn of haar specifieke voorkeur heeft. Een gebruiker kan de voorkeurstaal zelf wijzigen door op de gebruikersnaam rechtsboven te klikken en de ‘Voorkeuren’ aan te passen.
  N.B.: Legalsense is op dit moment alleen in de Nederlandse en Engelse taal beschikbaar.
• Op de pagina’s waar de gebruiker niet is ingelogd in Legalsense - bijvoorbeeld de inlogpagina - kan de taal handmatig worden ingesteld rechtsboven aan de pagina. Op deze pagina’s zien wij niet welke taal de gebruiker als voorkeurstaal heeft ingesteld.

Overig

• Bij het schrijven van tijd is de keuze voor ‘Niet declarabel’ hernoemd naar ‘Afgeboekt’. ‘Niet-declarabel’ wordt in Legalsense gebruikt voor ‘Niet-declarabele dossiers’ (of cliënten) en tijd op die dossiers wordt als ‘niet-declarabele’ (interne) tijd beschouwd. Afgeboekte tijd wordt nog steeds afgekort met de ‘W’ van ‘Written off’. Niet-declarabele (interne) tijd wordt nog steeds afgekort met ‘NB’ van ‘Non-Billable’.
• E-mails die vanuit Legalsense worden gezonden aan gebruikers, ook wel ‘systeemmails’ genoemd, werden altijd verstuurd vanuit info@legalsense.nl. Dit is aangepast naar no-reply@legalsense.nl.
• Bij het instellen van “Extra velden” (custom fields) voor contacten, cliënten, dossiers en declaraties is het mogelijk om een helptekst op te geven. Deze tekst wordt als extra toelichting getoond onder het veld (bij het invullen/bewerken). Op deze manier kan er meer uitleg worden gegeven aan de gebruiker die het extra veld moet invullen.
• Om declaraties per e-mail te versturen is het nodig om een DKIM-record aan te maken. Op de instellingen-pagina waar dit DKIM-record wordt weergeven, is een ‘kopiëren' knop toegevoegd zodat u de tekst van het DKIM-record makkelijker kunt kopiëren.

Integratie financiële administratie software

• De vervaldatum van declaraties wordt nu expliciet meegestuurd met de declaratie naar Fortnox. Dit voorkomt dat Fortnox de vervaldatum zelf gaat berekenen, waardoor eventuele verschillen met Legalsense zouden kunnen ontstaan.
• In Legalsense ingestelde wisselkoersen worden nu ook gesynchroniseerd met Fortnox.

API

• Het endpoint voor Matters in APIv2 geeft – wanneer deze zijn geconfigureerd in de omgeving - ook ‘custom fields’ (extra velden) terug.
• Het endpoint voor Matters in APIv2 is uitgebreid met de velden `recofa_cap` (boedelsaldo), `recofa_inventory` (boedelomvang), `magistrate` (rechter-commissaris) en `insolvency_number` (faillissementsnummer).