Cliëntbeheer

Met de juiste rechten kunt u cliënten zelf beheren: cliënten toevoegen, cliënten bewerken, en cliënten voor wie u niet meer werkt archiveren of verwijderen.

Cliënten beheren

Ga naar Dossiers → Cliënten om alle actieve en gearchiveerde cliënten in uw omgeving te zien.

De pagina Cliënten, met de lijst met actieve cliënten.

Gebruik het zoeken naar cliënten om snel een bepaalde cliënt te vinden, of gebruik uitgebreide filters zoals referentie, sector of declarabel. Een volledig overzicht van de beschikbare filters vindt u in het artikel ↪ Cliënt zoeken.

Een cliënt toevoegen

Ga naar Dossiers → Cliënten en kies Nieuwe cliënt of Op basis van bestaand contact.

Menu Cliënten, met de opties “Nieuwe cliënt” en “Op basis van bestaand contact”.

Gebruik Op basis van bestaand contact alleen als het contact al in Legalsense staat onder Contacten, maar nog geen cliënt is. De gegevens van het bestaande contact worden dan overgenomen in de nieuwe cliënt. Klik na het selecteren van het contact op Nieuwe cliënt om verder te gaan met het aanmaken van de cliënt.

Selectiescherm voor een contact om een cliënt aan te maken op basis van een bestaand contact.

U kunt ook direct vanaf de pagina van een bestaand contact een cliënt aanmaken.

De optie “Nieuwe cliënt” op de pagina van een contact.

Een cliënt aanmaken gaat in drie stappen:

1. Contactinformatie. Vul de contactgegevens en de debiteurgegevens in. Kies Organisatie om een bedrijf als cliënt toe te voegen, of Natuurlijk persoon om een persoon toe te voegen. De twee opties hebben verschillende velden.

Formulier voor een nieuwe cliënt, stap 1, met de velden voor de contactinformatie.

Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Vul zoveel mogelijk contactinformatie in: dat helpt bij een conflict check en wanneer u later debiteurgegevens raadpleegt. Neem contact op met Legalsense Support als u extra velden verplicht wilt maken. Klik op Volgende om verder te gaan. 2. Cliënt informatie. Het contact dat u in stap 1 hebt ingevuld, wordt nu een cliënt.

Formulier voor een nieuwe cliënt, stap 2, met de velden voor de cliëntinformatie.

Afhankelijk van de instellingen van uw Legalsense-omgeving kunt u het volgende invullen: - Alternatieve namen: handelsnamen en dergelijke. De conflict check zoekt ook op alternatieve namen. - Nummer: meestal leeg gelaten, omdat Legalsense het automatisch toekent. - Datum: de datum waarop voor het eerst werk voor de cliënt is gedaan. - Omschrijving: een omschrijving van de cliënt. - Moedercliënt: als de cliënt een dochteronderneming is, geeft u hier het moederbedrijf op. De moedercliënt moet al in Legalsense bestaan. U kunt rapporteren op de moedercliënt. - Referentie: de externe partij die de cliënt heeft doorverwezen. U kunt rapporteren op referenties; de lijst beheert u onder Instellingen → Lijsten → Referenties. - Aanbrenger: de fee earner die de cliënt heeft binnengebracht (de interne verwijzer). Dit veld is ook beschikbaar in rapportages in Legalsense. - Sector: de sectorindeling van de cliënt, als uw organisatie die gebruikt. U kunt cliënten op sector zoeken; zie het artikel ↪ Cliënt zoeken. - Branches: de branche of branches van de cliënt, als uw organisatie cliënten zo indeelt. U kunt cliënten op branche zoeken; zie het artikel ↪ Cliënt zoeken.

Klik op Volgende om verder te gaan. 3. Tariefinformatie. Leg de tariefgegevens van de cliënt vast.

Formulier voor een nieuwe cliënt, stap 3, met de velden voor de tariefinformatie.

• Declarabel: standaard wordt een cliënt declarabel aangemaakt. Tijd die op dossiers van deze cliënt wordt geschreven, kan dan op declaraties worden opgenomen. Als u dit veld uitvinkt, wordt de cliënt standaard niet-declarabel, net als alle dossiers die u voor de cliënt aanmaakt. Bij het schrijven van tijd zijn dan alleen niet-declarabele verrichtingen zichtbaar. We raden aan de standaardinstelling te laten staan en een dossier zelf niet-declarabel te maken.
  • Valuta: de valuta waarin verrichtingen op de declaraties van de cliënt worden getoond. Alleen zichtbaar als meerdere valuta's zijn ingeschakeld voor uw Legalsense-omgeving.
  • Kantoorkosten: het standaardpercentage kantoorkosten; u kunt per cliënt een ander percentage instellen.
  • Kortingspercentage: het standaard kortingspercentage voor de cliënt. Dit geldt voor alle actieve dossiers van de cliënt, tenzij u per dossier een ander percentage instelt.
  • Tariefschema: bepaalt welke tarieven voor de cliënt gelden. Elk dossier dat u voor deze cliënt aanmaakt, krijgt standaard hetzelfde tariefschema, maar u kunt per dossier een ander schema instellen. Meer informatie vindt u in het artikel ↪ Tariefschema's.

Klik tot slot op Opslaan en nieuw dossier om de cliënt op te slaan en meteen een nieuw dossier voor de cliënt aan te maken, of op Opslaan om de cliënt op te slaan zonder een nieuw dossier.

Een cliënt bewerken

Om een cliënt te bewerken, selecteert u de cliënt eerst: ga naar Dossiers → Cliënten en klik op de cliënt die u wilt openen. Meer over het vinden van een bepaalde cliënt leest u in het artikel ↪ Cliënt zoeken.

Het cliëntoverzicht toont alle informatie over de geselecteerde cliënt.

• Klik in het onderdeel Cliënt informatie op Bewerken om dezelfde pagina te openen als in stap 2 van het aanmaken van een cliënt, en bewerk de cliëntgegevens.

Overzichtspagina van een cliënt, deel 1, met de gegevens van de cliënt.

• Klik in het onderdeel Contactinformatie op Bewerken om dezelfde pagina te openen als in stap 1 van het aanmaken van een cliënt, en bewerk de contactgegevens.

Overzichtspagina van een cliënt, deel 2, met de gegevens van het contact.

• Klik in het onderdeel Tariefinformatie op Bewerken om dezelfde pagina te openen als in stap 3 van het aanmaken van een cliënt, en bewerk de tariefgegevens.

Overzichtspagina van een cliënt, deel 3, met de tariefinformatie van de cliënt.

Let op: Als de functie voor opdrachtbevestigingen is ingeschakeld voor uw Legalsense-omgeving, gebruikt u de knop Bewerken om een opdrachtbevestiging aan de cliënt toe te voegen en de status ervan bij te houden. De dossierpagina en de Wwft-pagina van het dossier tonen ook de opdrachtbevestiging en de status ervan voor de cliënt.

Het onderdeel Financiële informatie toont de declaratiegeschiedenis van de cliënt.

Actieve dossiers

Toont alle actieve dossiers van de cliënt. Klik op een dossiernummer om dat dossier te openen.

Gearchiveerde dossiers

Toont alle gearchiveerde dossiers van de cliënt. Klik op een dossiernummer om dat dossier te openen.

Nieuw dossier

Klik op Nieuw dossier om snel een nieuw dossier voor een bestaande cliënt aan te maken. Het nieuwe dossier neemt de kantoorkosten, de taalinstelling, het standaard declaratietemplate, het kortingspercentage en het tariefschema van de cliënt over. Per dossier kunt u hiervan afwijken.

Een cliënt archiveren en verwijderen

Archiveren

Klik op Archiveren om de cliënt te archiveren. De cliënt verdwijnt dan uit de lijst met actieve cliënten en komt in de lijst met gearchiveerde cliënten. U kunt een cliënt pas archiveren als alle tijdregels, verschotten en declaraties volledig zijn afgehandeld.

Belangrijk: Als u een cliënt archiveert, worden ook alle actieve dossiers van die cliënt gearchiveerd.

Verwijderen

Deze knop verschijnt in het cliëntoverzicht wanneer u een al gearchiveerde cliënt opent om te bewerken. Klik op Verwijderen om de cliënt te verwijderen. Verwijderen kan alleen als de cliënt geen declaraties heeft, betaald of onbetaald. De cliënt mag ook geen moedercliënt van andere cliënten zijn.

Let op: U kunt een cliënt ook direct vanuit de cliëntenlijst archiveren of verwijderen.

Cliëntenlijst, met de iconen voor archiveren en verwijderen naast een cliënt.

Meer over hoe archiveren werkt voor dossiers, cliënten en contacten leest u in het artikel ↪ Archiveren.