Release 21.09 - September 2021

De Legalsense update van september 2021 heeft versienummer 21.09 en bevat de volgende wijzigingen:

Aanmelden (Single Sign-on) via Microsoft Azure Active Directory (AD)

Legalsense kan gekoppeld worden aan Microsoft Azure AD. Gebruikers in Legalsense kunnen hierdoor gekoppeld worden aan gebruikers in AD. Gekoppelde gebruikers kunnen dan hun Microsoft account gebruiken om in te loggen in Legalsense (Single Sign-on (SSO)). In de komende tijd wordt deze functie nog verder uitgebreid: we gaan het bijvoorbeeld nog mogelijk maken om ook het inloggen in de iPhone/Android app via een Microsoft account te doen. Neem contact op met Legalsense wanneer u de koppeling met Azure AD voor uw organisatie wilt inrichten.

Rapportage: Verwachte declarabele uren

In de rapportage is een veld toegevoegd voor de te verwachten declarabele uren versus de werkelijke declarabele uren. Op basis van een "Te verwachten (declarabele) uren” factor en de beschikbare werkbare uren wordt er berekend wat de te verwachten declarabele uren zijn voor een tijdschrijver. Wanneer er bijvoorbeeld van een tijdschrijver wordt verwacht dat hij 6 van de 8 uren declarabel is, moet bij de tijdschrijver een "Te verwachten (declarabele) uren” factor van 0,75 worden ingevoerd.
Om de daadwerkelijk beschikbare werkbare uren goed in kaart te brengen is het bij verrichting(en) mogelijk om aan te geven of het om een “Verlof/verzuim” verrichting gaat. Bij het berekenen van de te verwachten declarabele uren wordt er in dat geval rekening mee gehouden dat er minder werkbare uren beschikbaar zijn voor de betreffende tijdschrijver.

In de rapportenbouwer is het mogelijk om te filteren en te groeperen op de “Verlof /verzuim” verrichtingen. Daarnaast zijn er twee extra kolommen (“Niet-declarabele uren (excl. Verlof/verzuim)” en “Verlof/verzuim” uren) beschikbaar voor het performance overzicht. Neem contact op met Legalsense support wanneer u deze kolommen aan uw performance rapport wilt laten toevoegen.

E-mail notificaties

• Er is een dagelijkse e-mail notificatie toegevoegd die een overzicht van de ontbrekende uren van alle gebruikers naar de in te stellen ontvangers verstuurt. Er kan gekozen worden om de ontbrekende uren van de vorige werkdag, vandaag of van de laatste 5 werkdagen in de e-mail op te nemen. Klanten die al een dagelijkse e-mail met een overzicht van ontbrekende uren ingesteld hebben, kunnen contact opnemen met Legalsense support om over te stappen op deze nieuwe versie.
• Er is een persoonlijke e-mail notificatie toegevoegd die de ontbrekende declarabele uren naar individuele gebruikers verstuurt.
• Er is een e-mail notificatie toegevoegd met een overzicht van de ontbrekende declarabele uren voor alle gebruikers (gegroepeerd per team) van de vorige week die naar de ingestelde gebruikers wordt verstuurd.
• De e-mail notificatie “Wekelijkse overzichts-e-mail van declarabele onderdelen” wordt gesorteerd op dossiernummer.
• Wanneer er een nieuw dossier wordt aangemaakt kan er een automatische e-mail notificatie worden gestuurd naar de “Verantwoordelijke declaratieproces”.

Cliënten/Contacten/Dossiers

• Er is een printbaar financieel overzicht toegevoegd aan de dossierpagina. Dit is een compleet overzicht van alle uren, (credit)declaraties, voorschotten, verschotten en derdengelden in één overzicht.
• De status van de “Opdrachtbevestiging cliënt” is aan de Cliënten en Dossier export toegevoegd.
• Bij een contact kun je aangeven om wat voor soort rechtspersoon het gaat. In het geval van een binnenlands rechtspersoon is het mogelijk om aan te geven om wat voor type binnenlands rechtspersoon het gaat. Deze gegevens zullen ook worden overgenomen in de Wwft-module. Voor Nederlandstalige klanten is er voor binnenlandse rechtspersoon een standaardlijst met ‘subtypes’ toegevoegd. De subtypes zijn te beheren onder “Instellingen - Lijsten - Rechtsvorm subtypes”.
• Er zijn nieuwe adrestemplates toegevoegd waarbij de voornaam gebruikt wordt in plaats van de initialen van de contactpersoon.
• De lengte van het initialen veld van een contactpersoon is aangepast naar een hoger aantal karakters (van 10 naar 256).

Tijd

• Voor een selectie van tijdregels onder “Tijd - Zoeken” is de keuze toegevoegd om de datum aan te passen. Hiermee kunt u voor meerdere tijdregels een andere datum instellen.
• Per verrichtingstype (“tijdschrijfcode”) kan worden aangegeven wat het minimale aantal tekens moet zijn van de omschrijving die bij het tijd schrijven wordt ingevoerd.

Declaraties

• Wanneer je declaraties aanmaakt per “Verantwoordelijke advocaat” of “Verantwoordelijke declaratieproces” is de keuze om dossiers met dezelfde debiteur op één declaratie te plaatsen (“verzameldeclaraties”), beschikbaar gemaakt.
• Voorschotten kunnen standaard in Legalsense altijd met een declaratie worden verrekend, ongeacht de betaalstatus van het voorschot. Bij de instellingen kan nu worden gekozen voor het alleen nog verrekenen van betaalde voorschotten.
• In een declaratietemplate is in te stellen of er een extra tekstveld beschikbaar moet zijn. Dit veld wordt meestal gebruikt voor een tekstuele (handmatige) specificatie of toelichting bij de specificatie. Wanneer dit veld actief is, kan er nu ook een standaardtekst voor worden ingesteld onder ‘Instellingen - Declaratieteksten’. Deze standaardtekst werkt op dezelfde manier als de standaardteksten voor de ‘koptekst’ en ‘voettekst’ velden.
• In het takenoverzicht van de declaratieworkflow – wanneer deze functie gebruikt wordt in Legalsense – is het mogelijk om te filteren op de gebruiker die de declaratie heeft aangemaakt (“Aangemaakt door”).

Wwft

• In de Wwft-module is het cliënt risico “Normaal/verhoogd” risico opgesplitst in “Normaal” en “Hoog” risico. Bestaande dossiers met de status “Normaal/verhoogd” behouden deze waarde.
• Wanneer een “Bewijs van inschrijving in het UBO-register" geüpload wordt voor een UBO dan wordt automatisch “UBO-register geraadpleegd” aangevinkt.
• Het “Wwft verplicht veld” is optioneel te verbergen in het dossierbeheer zodat alle activiteiten met betrekking tot de Wwft in de Wwft-module beheerd kunnen worden.
• Wanneer je in de Wwft-module aangeeft dat een cliënt een binnenlands rechtspersoon is, kun je aangeven om wat voor type binnenlands rechtspersoon het gaat.

Integratie boekhoudsoftware

• Wanneer er een koppeling met boekhoudsoftware actief is, kun je bij verschotten zoeken op “Boekstuknummer”.
• Bepaalde “vreemde” karakters in teksten die niet geschikt zijn om gesynchroniseerd te worden naar Fortnox worden verwijderd.
• Telefoonnummers worden genormaliseerd (omgezet naar alleen getallen) voordat deze naar Twinfield worden gesynchroniseerd. Twinfield accepteert geen tekst in het telefoonnummer veld en dit gaf dikwijls foutmeldingen.

Diversen

• Wanneer Legalsense gekoppeld is aan NetDocuments (document management software), kan Legalsense definitieve declaraties automatisch opslaan in een Workspace in NetDocuments. De declaraties werden aan de Workspace toegevoegd met een instelbaar documenttype (e.g. “Invoices”). Het is nu ook mogelijk om declaraties in een specifieke map (directory) in een Workspace te laten opslaan.
• De tariefschema’s “Uurtarief per gebruiker” en “Uurtarief per gebruiker, zekere verrichtingen apart” zijn hernoemd naar respectievelijk “Uurtarief per tijdschrijver” en “Uurtarief per tijdschrijver, zekere verrichtingen apart.

API

Standaard zijn de velden `billed_amount`, `partial_lines` en `amounts_distribution` vanwege performance redenen niet meer onderdeel van wat er wordt teruggegeven in het Invoice endpoint. Deze velden kunnen nog wel opgevraagd worden door ze als extra parameter aan het GET request toe te voegen:

?extra_fields=billed_amount,partial_lines,amounts_distribution