Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk voor veilige, gestandaardiseerde elektronische documentenuitwisseling. Legalsense ondersteunt het verzenden van elektronische declaraties via Peppol via onze partners eConnect en Inexchange.

Peppol inschakelen

Om declaraties via het Peppol-netwerk te kunnen verzenden, moeten de volgende stappen worden doorlopen:

1. Neem contact op met Legalsense Support om Peppol e-facturatie in uw Legalsense-omgeving te activeren.
2. Ga naar Instellingen → Algemeen → Kantoor en controleer of alle gegevens actueel zijn. Deze gegevens worden gebruikt in de elektronische declaraties.
3. Voor eConnect: vul de configuratiegegevens in; zie hieronder.

eConnect configuratie

Als eConnect wordt gebruikt voor e-facturatie via Peppol, ga dan naar Instellingen → Integraties → eConnect. Hier vindt u de configuratiepagina waar u de gegevens kunt invullen die door eConnect worden verstrekt.

Nadat u alle gegevens hebt ingevuld, klikt u op Opslaan. eConnect is daarna gereed voor gebruik.

Gebruik

Over Peppol-ID's

Een Peppol-deelnemer wordt geïdentificeerd door een Peppol-ID (ook wel Participant ID genoemd), het adres waaronder een organisatie is geregistreerd op het Peppol-netwerk. U kunt het Peppol-ID van een organisatie opzoeken via de Peppol Directory.

In Legalsense wordt dit ID ingevoerd als het Peppol endpoint-ID: het adres dat wordt gebruikt om declaraties naar de juiste ontvanger te sturen. In de meeste gevallen wordt ditzelfde ID ook gebruikt als bedrijfsidentificatienummer in de declaratie zelf. Als de organisatie echter een ander identificatienummer in hun declaraties gebruikt, zoals een KvK-nummer, kunt u dat apart invoeren in het veld Peppol bedrijfs-ID.

Uw debiteur kan u het juiste Peppol endpoint-ID opgeven, en indien van toepassing het bedrijfs-ID. Houd er rekening mee dat de Peppol Directory niet altijd actuele registraties weergeeft.

Het type nummer dat wordt geaccepteerd, wordt bepaald door het identificatieschema: het veld endpoint-ID gebruikt een EAS-schema, terwijl het veld bedrijfs-ID een ICD-schema gebruikt. In de praktijk accepteren beide velden verschillende soorten nummers, zoals een btw-nummer of KvK-nummer.

Een debiteur instellen voor Peppol

Zodra de configuratie succesvol is afgerond, kunt u per debiteur Peppol beschikbaar maken door de Peppol-ID's bij het contact van de debiteur in te vullen. Open het contact en ga naar het bewerkingsformulier.

De volgende velden zijn beschikbaar:

• Peppol endpoint-ID: Het Peppol-identificatienummer van de ontvanger van de declaratie. Uw debiteur kan dit nummer opgeven. Voor Nederlandse debiteuren is het Peppol-ID doorgaans gebaseerd op een KvK- of OIN-nummer en begint met NL:KVK, NL:OINO, 0106 of 0109.
• Peppol bedrijfs-ID: Gebruik dit veld als het bedrijfsidentificatienummer in de declaratie verschilt van het Peppol endpoint-ID. Als dit veld leeg blijft, wordt het endpoint-ID automatisch gebruikt als bedrijfsidentificatienummer.

Beide velden zijn alleen zichtbaar wanneer het contact als debiteur is aangemerkt.

Declaraties verzenden via Peppol

Als bij de debiteur een Peppol endpoint-ID is ingesteld, verschijnt bij gefinaliseerde declaraties van die debiteur de extra knop "Verzenden via Peppol". Hiermee wordt de declaratie ingepland voor verzending via het Peppol-netwerk.

Het is ook mogelijk om declaraties in bulk via Peppol te verzenden vanuit het declaratieoverzicht.

De status van Peppol-declaraties volgen

De status van ingeplande elektronische declaraties kunt u op de declaratie zelf volgen door op de knop Peppol te klikken.