Chinese walls

Heeft uw kantoor zowel een advocatenpraktijk als een notariële praktijk? Dan verplicht de Nederlandse wet u om die twee gescheiden te houden, zodat een advocaat niet kan zien wat er in de dossiers van een notaris gebeurt, en andersom. Legalsense bewaakt deze scheiding voor u met een Chinese wall: een barrière die dossiers, tijdregels en declaraties aan de ene kant van de wall verbergt voor gebruikers aan de andere kant.

Waarom Chinese walls bestaan

Een notaris in Nederland moet optreden als onafhankelijk en onpartijdig ambtsdrager, ook bij een kantoor dat een notariële praktijk en een advocatenpraktijk combineert onder één dak, één merknaam en één set ondersteunende systemen. Toezichthouders verwachten dat een gecombineerd kantoor kan aantonen dat de twee praktijken niet zomaar in elkaars dossiers kunnen kijken. Met Chinese walls ondersteunt Legalsense die scheiding in de software zelf, bovenop de organisatorische en fysieke maatregelen die uw kantoor al heeft genomen.

Let op: Dit is een andere functie dan de conflict check. De conflict check is een zoekfunctie op naam waarmee u een mogelijk belangenconflict opmerkt voordat u een dossier aanneemt. Een Chinese wall is een toegangsbarrière die dossiers en hun financiële gegevens volledig verbergt voor de andere kant van uw kantoor, los van eventuele conflicten. Zie het artikel ↪ Conflict check voor de zoekfunctie op naam.

Chinese walls inschakelen

Chinese walls zijn niet standaard actief. Neem contact op met Legalsense Support om de functie voor uw kantoor in te schakelen.

Een Chinese wall type toewijzen

Na het inschakelen verschijnt het veld Chinese wall type bij praktijkgroepen en, los daarvan, bij afzonderlijke dossiers. Het veld heeft drie waarden:

• Beide: de praktijkgroep of het dossier valt niet onder de wall, en beide kanten kunnen het zien.
• Advocaat: de praktijkgroep of het dossier staat aan de advocatenkant van de wall.
• Notariaat: de praktijkgroep of het dossier staat aan de notariële kant.

Het veld “Chinese wall” bij het aanmaken van een nieuw dossier. Deze waarde kunt u later niet meer wijzigen.

Belangrijk: U kiest het Chinese wall type wanneer u de praktijkgroep of het dossier aanmaakt. Daarna kunt u het niet meer wijzigen, dus zorg dat het meteen goed is. Zie het artikel ↪ Praktijkgroepen voor de overige velden van een praktijkgroep, en voor hoe het Chinese wall type van een groep ook bepaalt welke dossiers u eraan kunt toewijzen.

Wat de wall verbergt

Als Chinese walls zijn ingeschakeld, ziet een gebruiker aan de ene kant van de wall geen dossiers, tijd of geld meer van de andere kant. Concreet:

• Zichtbaarheid en details van dossiers: een gebruiker kan een dossier aan de andere kant van de wall niet openen en ziet de details ervan niet.
• Dossierlijsten: de acties bewerken, archiveren en verwijderen voor een dossier aan de andere kant verschijnen niet in de dossierlijst.
• Automatisch aanvullen en opzoeken: dossiers aan de andere kant verschijnen niet wanneer een gebruiker elders in Legalsense een dossiernaam begint te typen.
• Algemeen zoeken en conflict check: resultaten van de andere kant van de wall worden weggelaten uit de zoekresultaten en uit de conflict check.
• Financiële rapportages: rapportages bevatten geen cijfers van dossiers aan de andere kant.
• Tijdregels: een gebruiker ziet geen tijdregels die op een dossier aan de andere kant zijn geschreven, behalve de tijdregels die de gebruiker zelf heeft geschreven. Uw eigen tijd ziet u altijd, aan welke kant van de wall het dossier ook staat.
• Declaraties: declaraties van een dossier aan de andere kant zijn ook niet zichtbaar.

Bij elk van deze controles kijkt Legalsense ook aan welke kant van de wall de praktijkgroep van het dossier staat, niet alleen naar het Chinese wall type van het dossier zelf. Houd die twee daarom met elkaar in lijn.

Door de wall heen

Twee dingen kunnen bewust door de wall heen:

• De permissie can_view_through_walls. Een gebruiker met deze permissie, meestal een partner, ziet alle dossiers, los van de wall. Zie het artikel ↪ Permissiegroepen in Legalsense voor hoe deze permissie zich verhoudt tot de andere dossierpermissies.
• Notarissen die tijd schrijven op advocatendossiers. Standaard kan een notaris geen tijd schrijven op een dossier aan de advocatenkant van de wall. Heeft uw kantoor dit nodig? Vraag Legalsense Support dan om het voor u in te schakelen.

Chinese walls en NetDocuments

Gebruikt uw kantoor de NetDocuments-koppeling? Dan kunt u dezelfde scheiding doortrekken naar uw documentbeheer: advocaten- en notarisdossiers kunnen naar aparte NetDocuments-cabinets worden geleid, zodat documenten dezelfde wall volgen als de dossiers waar ze bij horen. Zie het onderdeel over Chinese walls in het artikel ↪ NetDocuments-koppeling.