Release 22.03 maart 2022 – Legalsense

De Legalsense update van maart heeft versienummer 22.03 en bevat de volgende wijzigingen:

Cliënten, dossiers en contacten

Op de contact pagina worden alleen dossiers getoond die toegankelijk zijn voor de ingelogde gebruiker.
Bij het exporteren van cliënten naar Excel zijn de velden 'Omschrijving' en 'Cliënt status' toegevoegd.
Bij het exporteren van dossiers naar Excel zijn de velden 'Dossier status', 'Chinese wall type' en 'Moedercliënt' toegevoegd. Het veld 'Chinese wall type' wordt enkel geëxporteerd als dit bij minstens één dossier (uit de te exporteren dossierlijst) ingesteld staat.
Bij het exporteren van cliënten, dossiers of contacten naar Excel is het veld 'Tags' toegevoegd. Meerdere tags worden gescheiden door een komma.
Tijdregels en verschotten op een gearchiveerd dossier kunnen niet meer bewerkt worden. Om ze te kunnen bewerken moet het dossier eerst uit het archief gehaald worden.
Postnominale titels, zoals bijvoorbeeld "Msc.", worden ondersteund in de adrestemplate.
Subdossiers kunnen gearchiveerd worden, op een zelfde manier als producten.
In de dossierlijst onder 'Geavanceerd zoeken' is het filter 'Heeft OHW' toegevoegd. Het resultaat zal enkel dossiers met onderhanden werk tonen.

Wwft

Bij het toevoegen van een UBO contact kunnen de velden 'Voornaam' , 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam' afzonderlijk worden ingevoerd.
Wanneer 'Wwft plicht' ingesteld is op 'Ja', is er een opmerkingen veld beschikbaar gemaakt op het Wwft dossier.
Alle kolommen in het Wwft overzicht, zijn sorteerbaar gemaakt.
Er is een extra zoekveld 'UBO land' toegevoegd onder 'Uitgebreid zoeken' om te filteren op Wwft dossiers waarbij de UBO uit het gekozen land komt.

Declaraties

Er is een zoekveld 'Cliënt' toegevoegd onder de 'Uitgebreid zoeken' functie in de declaratielijst. Hiermee kunnen de declaraties die bij een bepaalde cliënt horen gevonden worden.
Bij debiteurenbeheer is een zoekfilter 'Verhoogd risico wwft' toegevoegd. Dit zoekveld is enkel beschikbaar wanneer de Wwft-module van uw omgeving is ingeschakeld. Dit zoekfilter laat, afhankelijk van uw keuze, alle openstaande declaraties zien van wwft dossiers waarbij een verhoogd risico is aangegeven.
Er is een nieuw veld 'Boekingsperiode' beschikbaar. Deze periode kan worden gebruikt bij het sturen van verkoopboekingen naar gekoppelde boekhoudapplicaties als Twinfield, Exact Online, Exact Financials en Fortnox om de omzet in een andere periode dan de periode van de declaratiedatum te boeken.
De velden 'Toepasbare btw', 'Btw-nummer' en 'Debiteur land' zijn toegevoegd aan de Excel-export van declaraties.
Er is een zoekveld 'Moedercliënt' toegevoegd onder de 'Uitgebreid zoeken' functie in 'Declaraties'. Hiermee kunnen de declaraties van de cliënten die zijn gekoppeld aan de gekozen moedercliënt gevonden worden.
Wanneer een creditdeclaratie wordt aangemaakt, kunnen de afzonderlijke regels van de originele declaratie worden getoond in plaats van één enkele regel met het totaal bedrag. Dit geldt alleen voor de eerste pagina van de declaratie en niet voor specificatie. Indien u gebruik wilt maken van deze optie, kunt u contact opnemen met de support afdeling van Legalsense.
Het is mogelijk een declaratie op te stellen 'Gebaseerd op cliënt'. Voor alle dossiers van de cliënt (met declarabele onderdelen) zullen declaraties worden aangemaakt

Declaratieworkflow

In de taakomschrijving in de declaratieworkflow is nu ook de naam van de desbetreffende gebruiker opgenomen.
Als drempelwaarde die gebruikt wordt in de declaratieworkflow om de extra goedkeuring van een praktijkgroephoofd of verantwoordelijke manager te activeren, kan nu ook een procentuele waarde ingesteld worden. Dit als aanvulling op de huidige mogelijkheid voor het invoeren van een bedrag. Wanneer beide velden zijn gebruikt, wordt de extra goedkeuring geactiveerd wanneer beide drempelwaarden zijn gerealiseerd. Bijvoorbeeld, wanneer de drempelwaardes staan ingesteld op 2.500 en een percentage van 10%, dan wordt de extra goedkeuring geactiveerd wanneer het honorarium bedrag is verlaagd met (meer dan) 2.500 en dat bedrag (minstens) 10% van het totale honorarium bedraagt.
Het veld 'Assistent declaratieproces' is toegevoegd aan de gebruiker. Wanneer u een gebruiker aanmaakt of bewerkt, kunt u aangeven wie de assistent in het declaratieproces (bijvoorbeeld een secretaresse die de declaraties voor een fee-earner behandeld) van de gebruiker is. De 'assistent declaratieproces' kan voor één van de 'controle door verantwoordelijke' stappen worden ingesteld. De assistent declaratieproces kan horen bij de dossierverantwoordelijke of bij de declaratieverantwoordelijke van een dossier. Wanneer u deze optie wilt laten instellen, kunt u contact opnemen met de supportafdeling van Legalsense.
In de declaratieworkflow is het mogelijk om een controle door een derde verantwoordelijke in te stellen. Dit kan de dossierverantwoordelijke, de declaratieverantwoordelijke, de account manager of de assistent declaratieproces zijn. Wanneer u hier gebruik van wilt maken, kunt u contact opnemen met de supportafdeling van Legalsense.

Rapporten

Als er meerdere cliëntstatussen of dossierstatussen in uw omgeving actief zijn, kunnen deze als zoekfilter gebruikt worden in de rapportagemodule.
"Verwachte declarabele uren" kan geconfigureerd worden als kolom in het performance rapport.

Gebruikers permissies

Gebruikers met de permissie 'view_matter' hebben toegang tot 'Dossierkoppelingen'. Hiervoor is niet meer de permissie 'manage_matter' nodig. Om de 'Dossierkoppelingen' te kunnen bewerken is nog wel de permissie 'manage_matter' nodig.
Er is een nieuwe permissie geïntroduceerd genaamd 'view_matter_financials'. Deze is automatisch toegevoegd aan alle rechtengroepen waarbij de permissie 'view_client_financials' aanwezig is. De nieuwe permissie 'view_matter_financials' is een vervanging van 'view_client_financials'. De permissie 'view_client_financials' wordt enkel gebruikt op de cliënt pagina om te bepalen of een gebruiker de financiële gegevens mag inzien op deze pagina.

Overig

Wanneer tarieftemplates voor gebruikers of functies worden aangepast, wordt de standaard instelling voor het verbergen van rijen van gebruikers of functies toegepast.
Een nieuw veld 'Impact op declaraties' is toegevoegd aan de periode afsluiting. Wanneer dit veld is aangevinkt, kunnen conceptdeclaraties met een datum die binnen de afgesloten periode valt niet meer gefinaliseerd worden.
E-mailadressen voor Single Sign-on (SSO) gebruikers zijn niet meer hoofdlettergevoelig.
Een nieuwe notificatie is beschikbaar gemaakt, waarbij de dossierverantwoordelijke of declaratieverantwoordelijke van een dossier een melding krijgt als er een bedrag op de derdengeldenrekening is ontvangen.
Derdengeldenbedragen kunnen maximaal acht cijfers voor de komma bevatten in plaats van vijf.

API

APIv2 ondersteunt een 'PUT' op betalingen (Payment endpoint) naast een 'POST'
Het Chinese wall type van dossiers is beschikbaar in de APIv1 (create/read-only) en APIv2. Wanneer dit type niet wordt meegegeven bij het aanmaken van een dossier met APIv1 wordt er gekeken naar het Chinese wall type van de praktijkgroep.

Nieuwe werkwijze voor updates

Momenteel bent u van ons gewend dat er iedere twee tot drie maanden een nieuwe release uitkomt van Legalsense. Dit gaat veranderen!

Wij van Legalsense nemen "Time is precious" serieus, en willen daarom sneller opvolging geven aan uw wensen en verzoeken, zodat het softwarepakket zo veel mogelijk aansluit bij uw behoefte. Vanaf april is het onze intentie om iedere twee weken een nieuwe release uit te brengen. Dit betekent voor u dat u vaker en sneller up to date bent met de nieuwe mogelijkheden die Legalsense te bieden heeft. We zullen u op de hoogte houden over deze veranderingen en wat deze wijzigingen gaan betekenen voor onze manier van communiceren.