E-mail templates

In Legalsense stelt u per declaratietaal standaard e-mail templates in voor het versturen van declaraties per e-mail. U kunt meerdere versies maken, waaronder aparte templates voor voorschotdeclaraties, creditdeclaraties, declaraties met verrekening van voorschotten, herinneringen en aanmaningen.

E-mail templates

Ga naar Instellingen → Declaratieproces → E-mail templates om per declaratietaal het standaard e-mailbericht in te stellen, en eventuele herinneringen of aanmaningen. Naast de standaardversie kunt u meerdere extra versies maken.

De pagina E-mail templates, met de lijst met templates per taal van de declaratie.

{{ salutation }},

Bijgaand ontvangt u onze declaratie en specificatie voor de werkzaamheden in de periode {{ invoice_period }}. Wij verzoeken u het bedrag binnen {{ payment_deadline }} dagen te voldoen.

Hebt u vragen over deze declaratie, laat het ons dan weten.

Met vriendelijke groet,

Administratie Brouwers & Van Leeuwen

De codes die u in declaratieteksten (kop- en voetteksten) kunt gebruiken, zijn ook beschikbaar in e-mail templates. In het artikel ↪ Declaratieteksten vindt u de beschikbare codes, onder Beschikbare samenvoegcodes.

Een e-mail template aanmaken

Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.

1. Ga naar Instellingen → Declaratieproces → E-mail templates.
2. Klik op Nieuw.

Formulier voor een nieuwe e-mail template, met de velden “Naam”, “Onderwerp” en “Bericht”.

3. Vul de volgende velden in.

• Naam*: de naam van de e-mail template, bijvoorbeeld “Declaratie.”
• Onderwerp (Nederlands)*: de onderwerpregel van de e-mail. U kunt dezelfde codes gebruiken als beschreven in het artikel ↪ Declaratieteksten.
• Onderwerp (Engels)*: verschijnt als Engels is ingeschakeld in uw Legalsense-omgeving. Vul hier de onderwerpregel in het Engels in.

• Bericht (Nederlands)*: de tekst van de e-mail. Gebruik codes zoals {{ salutation }} om de aanhef van de debiteur (of van het contact van de debiteur) over te nemen, {{ invoice_number }} voor het declaratienummer, {{ invoice_period }} voor de periode waarin het werk is uitgevoerd en {{ payment_deadline }} voor de betalingstermijn.

  Let op: u vindt alle beschikbare codes in ↪ Declaratieteksten.

• Bericht (Engels)*: verschijnt als Engels is ingeschakeld in uw Legalsense-omgeving. Vul hier de berichttekst in het Engels in.

• Volgende herinnering e-mail template: koppel hier een template voor een herinnerings- of aanmaningsmail om te gebruiken als volgende stap na het versturen van de vordering.
• Is standaard: indien ingeschakeld gebruikt Legalsense deze template standaard.

4. Klik op Opslaan.

Over het veld Bericht

U kunt tekst uit Word of Outlook kopiëren en plakken in het veld Bericht, maar daarmee neemt u allerlei onderliggende tekens mee die ongewenst in de tekst zichtbaar kunnen worden. Legalsense slaat de tekst in dit veld op als HTML. Klik rechts op het pictogram <> (Code View) om het bericht als HTML-code te bekijken.

Het berichtveld met de knop om de HTML te tonen.

De HTML ziet er ongeveer zo uit:

Berichtveld met ruwe HTML-opmaak, vermengd met templatecodes en tekst.

In het voorbeeld hierboven ziet u een combinatie van HTML-tags, specifieke codes en gewone tekst.

HTML-tags die u tegenkomt, zijn onder andere:

• <p> en </p>, die tekst in een nieuwe alinea zetten.
• <br>, die tekst op een nieuwe regel zet.

Outlook-handtekening en disclaimer

U kunt ook een Outlook-handtekening en disclaimer opnemen in e-mail templates, in elke taal die u nodig hebt. Dien een verzoek in bij Legalsense Support als u dit wilt laten instellen. Lever het logo aan in PNG- of JPG-formaat, in het formaat waarin u het wilt tonen.

Loopt u tegen problemen aan, dien dan een verzoek in bij Legalsense Support per e-mail via support@legalsense.nl of telefonisch via +31 85 401 3698.