E-mail templates

In Legalsense kunt u standaard e-mail templates die gebruikt moeten worden voor de verzending van declaraties per e-mail instellen, per declaratietaal. U kunt eventueel ook meerdere versies aanmaken (naast de 'standaard' versie) en bijvoorbeeld afzonderlijke e-mail templates aanmaken voor het versturen van voorschotdeclaraties, creditdeclaraties en/of declaraties waarin een verrekening van een voorschot is opgenomen, herinneringen en/of aanmaningen.

E-mail templates

Onder 'Instellingen - Declaratieproces - E-mail templates' kunt u de gewenste standaard e-mailberichten en/of herinneringen/aanmaningen instellen per declaratietaal. U kunt eventueel ook meerdere versies aanmaken (naast de 'standaard' versie).

Een voorbeeld van een dergelijk bericht is:

{{ salutation }},

Hierbij ontvangt u onze declaratie voor de verrichte werkzaamheden in de periode {{ invoice_period }}.
Wij verzoeken u binnen {{ payment_deadline }} dagen voor betaling zorg te dragen.

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze declaratie, dan horen wij dat graag.

Met vriendelijke groet,

Administratie Brouwers & Van Leeuwen

De specifieke codes die in de declaratieteksten (kop- en voetteksten) gebruikt kunnen worden, zijn ook beschikbaar in de e-mailtemplates. Zie hiervoor onder 'Beschikbare codes' op de pagina 'Declaratieteksten'.

Aanmaken e-mail template

Voor het aanmaken van een nieuw e-mail template gaat u naar 'Instellingen - Declaratieproces - E-mail templates' en kiest u voor 'Nieuw' waarna onderstaand scherm wordt geopend. De in te vullen velden worden hieronder toegelicht. Velden met een '*' zijn verplichte velden.

• Naam: hier geeft u de naam in van de e-mail template, bijvoorbeeld 'Declaratie';
• Onderwerp (Nederlands): hiermee vult u de onderwerpregel van de e-mail. U kunt daarbij ook gebruik maken van de specifieke codes uit het hierboven genoemde artikel 'Declaratieteksten';
• Onderwerp (Engels): wanneer in uw Legalsense omgeving de Engelse taal is geactiveerd, verschijnt dit veld en moet u in dat geval de onderwerpregel invullen; 
• Bericht (Nederlands): u kunt hier de gewenst tekst ingeven met gebruik van specifieke codes zoals bijvoorbeeld {{ salutation }} voor het overnemen van de aanhef van de (contactpersoon van  de) debiteur, {{ invoice_number }} voor het declaratienummer, {{ invoice_period }} voor de periode waarin de werkzaamheden zijn verricht en {{ payment_deadline }} voor de betaaltermijn.
• Bericht (Engels): wanneer in uw Legalsense omgeving de Engelse taal is geactiveerd, verschijnt dit veld en moet u in dat geval tekst invoeren;
• Volgende herinneringsmail template: indien u ook een herinnering/aanmaning e-mail template wilt gebruiken, dan kunt u deze na aanmaken als volgende logische stap na het verzenden van de declaratie hier koppelen;
• Is standaard: wanneer deze optie is aangevinkt, dan wordt deze e-mail template standaard gebruikt.

Nadat u alle (verplichte) velden hebt gevuld klikt u op de knop 'Opslaan'.

Extra toelichting veld Bericht

U kunt tekst uit Word of Outlook kopiëren en plakken in het veld 'Bericht'. Dit heeft echter wel tot gevolg dat allerlei onderliggende opmaak/tekens worden meegenomen en dat hiermee ongewild de tekst misschien anders wordt weergegeven. De e-mailberichten worden in HTML opgemaakt en wanneer u tekst plakt uit Word of Outlook, plakt u ook de HTML code (opmaak) mee. Een standaardbericht zonder specifieke extra opmaak, ziet er in HTML bijvoorbeeld zo uit:

Om de HTML weergave te zien klikt u op het icoontje </> (Code View) aan de rechterkant.
In bovenstaand voorbeeld ziet u een combinatie van HTML codes, specifieke codes en tekst. 

HTML codes zijn bijvoorbeeld:
<p> en </p> om tekst in een nieuwe alinea (paragraph) te plaatsen; 

<br> om de tekst op een nieuwe regel te plaatsen (linebreak);

Specifieke Legalsense codes zijn bijvoorbeeld:
{{ salutation }} voor het overnemen van de aanhef van de (contactpersoon van  de) debiteur;

{{ invoice_period }} voor de periode waarin de werkzaamheden zijn verricht.

N.B.: nadat u de gewenste tekst en/of codes in het veld 'Bericht' hebt verwerkt sluit u de tekstinvoer af door nogmaals op het icoontje </> (Code View) te klikken. Hierna klikt u op de knop 'Opslaan' om het e-mail template te bewaren. Wanneer u het bericht opslaat zonder eerst de 'Code view' te verlaten, zullen de wijzigingen die u eventueel in de 'Code view' heeft aangebracht, niet worden opgeslagen.

Handtekening en disclaimer

In de e-mail templates kunt u desgewenst ook de Outlook handtekening en disclaimer in alle gewenste talen (laten) opnemen. Wanneer u dat wenst, dan kunt u hiervoor een verzoek bij onze afdeling Support indienen. Het logo dient in dat geval te worden aangeleverd in JPG-formaat en de gewenste grootte en kwaliteit.

Let op dat afbeeldingen (bijvoorbeeld uw logo) in een e-mailbericht standaard vaak niet worden weergegeven door een e-mailprogramma zoals Outlook. Hierdoor ziet uw e-mailbericht er vaak minder leesbaar uit bij de ontvanger. Als de ontvanger uw verzendadres aan zijn/haar contacten of 'vertrouwde verzenders' lijst heeft toegevoegd, worden afbeeldingen doorgaans wel automatisch weergegeven in het e-mailprogramma.

Wanneer u op problemen stuit dan kunt u daarvoor een verzoek neerleggen bij onze afdeling Support via e-mail: support@legalsense.nl of telefonisch: +31 85 401 3698.