E-mail templates

In Legalsense kunt u standaard e-mail templates die gebruikt moeten worden voor de verzending van declaraties per e-mail instellen, per declaratietaal. U kunt eventueel ook meerdere versies aanmaken (naast de 'standaard' versie) en bijvoorbeeld afzonderlijke e-mail templates aanmaken voor het versturen van voorschotdeclaraties, creditdeclaraties en/of declaraties waarin een verrekening van een voorschot is opgenomen, herinneringen en/of aanmaningen.

E-mail templates

Onder 'Instellingen - Declaratieproces - E-mail templates' kunt u de gewenste standaard e-mailberichten en/of herinneringen/aanmaningen instellen per declaratietaal. U kunt eventueel ook meerdere versies aanmaken (naast de 'standaard' versie).

Een voorbeeld van een dergelijk bericht is:

{{ salutation }},

Hierbij ontvangt u onze declaratie voor de verrichte werkzaamheden in de periode {{ invoice_period }}.
Wij verzoeken u binnen {{ payment_deadline }} dagen voor betaling zorg te dragen.

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze declaratie, dan horen wij dat graag.

Met vriendelijke groet,

Administratie Brouwers & Van Leeuwen

De specifieke codes die in de declaratieteksten (kop- en voetteksten) gebruikt kunnen worden, zijn ook beschikbaar in de e-mailtemplates. Zie hiervoor onder 'Beschikbare codes' op de pagina 'Declaratieteksten'.

Aanmaken e-mail template

Voor het aanmaken van een nieuw e-mail template gaat u naar 'Instellingen - Declaratieproces - E-mail templates' en kiest u voor 'Nieuw' waarna onderstaand scherm wordt geopend. De in te vullen velden worden hieronder toegelicht. Velden met een '*' zijn verplichte velden.

• Naam: hier geeft u de naam in van de e-mail template, bijvoorbeeld 'Declaratie';
• Onderwerp (Nederlands): hiermee vult u de onderwerpregel van de e-mail. U kunt daarbij ook gebruik maken van de specifieke codes uit het hierboven genoemde artikel 'Declaratieteksten';
• Onderwerp (Engels): wanneer in uw Legalsense omgeving de Engelse taal is geactiveerd, verschijnt dit veld en moet u in dat geval de onderwerpregel invullen; 
• Bericht (Nederlands): u kunt hier de gewenst tekst ingeven met gebruik van specifieke codes zoals bijvoorbeeld {{ salutation }} voor het overnemen van de aanhef van de (contactpersoon van  de) debiteur, {{ invoice_number }} voor het declaratienummer, {{ invoice_period }} voor de periode waarin de werkzaamheden zijn verricht en {{ payment_deadline }} voor de betaaltermijn.
• Bericht (Engels): wanneer in uw Legalsense omgeving de Engelse taal is geactiveerd, verschijnt dit veld en moet u in dat geval tekst invoeren;
• Volgende herinneringsmail template: indien u ook een herinnering/aanmaning e-mail template wilt gebruiken, dan kunt u deze na aanmaken als volgende logische stap na het verzenden van de declaratie hier koppelen;
• Is standaard: wanneer deze optie is aangevinkt, dan wordt deze e-mail template standaard gebruikt.

Nadat u alle (verplichte) velden hebt gevuld klikt u op de knop 'Opslaan'.

Extra toelichting veld Bericht

U kunt (platte) tekst uit Word of Outlook kopiëren en plakken in het veld 'Bericht'. Dit heeft echter wel tot gevolg dat allerlei onderliggende opmaak/tekens worden meegenomen en dat hiermee ongewild de tekst misschien anders wordt weergegeven. De e-mailberichten dienen in HTML code te worden opgemaakt en wanneer u tekst plakt uit Word of Outlook, plakt u ook de specifieke MS office code (opmaak) mee. Dat kan echter niet op die manier verwerkt worden. 
U kunt herkennen wanneer dit plaats vind doordat er in de code bijvoorbeeld een regel als onderstaand zichtbaar is:

<p class="MsoNormal"><span style="font-size: 10.0pt; font-family: &quot;Trebuchet MS&quot;,sans-serif;"

Dat is enkel voor direct gebruik vanuit Microsoft Office applicaties bedoelt, en niet voor bijvoorbeeld gebruik met andere webapplicaties. 

Een standaardbericht zonder specifieke extra opmaak, ziet er in HTML bijvoorbeeld zo uit:

Om de HTML weergave te zien klikt u op het icoontje </> (Code View) aan de rechterkant.
In bovenstaand voorbeeld ziet u een combinatie van HTML codes, specifieke codes en tekst. 

HTML codes zijn bijvoorbeeld:
<p> en </p> om tekst in een nieuwe alinea (paragraph) te plaatsen; 

<br> om de tekst op een nieuwe regel te plaatsen (linebreak);

Specifieke Legalsense codes zijn bijvoorbeeld:
{{ salutation }} voor het overnemen van de aanhef van de (contactpersoon van  de) debiteur;

{{ invoice_period }} voor de periode waarin de werkzaamheden zijn verricht.

N.B.: nadat u de gewenste tekst en/of codes in het veld 'Bericht' hebt verwerkt sluit u de tekstinvoer af door nogmaals op het icoontje </> (Code View) te klikken. Hierna klikt u op de knop 'Opslaan' om het e-mail template te bewaren. Wanneer u het bericht opslaat zonder eerst de 'Code view' te verlaten, zullen de wijzigingen die u eventueel in de 'Code view' heeft aangebracht, niet worden opgeslagen.

Handtekening en disclaimer

In de e-mail templates kunt u desgewenst ook de handtekening en disclaimer in alle gewenste talen (laten) opnemen. Wanneer u dat wenst, dan kunt u hiervoor een verzoek bij onze afdeling Support indienen. Het logo dient in dat geval te worden aangeleverd in PNG of JPG-formaat en de gewenste grootte en kwaliteit.

Let op dat afbeeldingen (bijvoorbeeld uw logo) in een e-mailbericht standaard vaak niet worden weergegeven door een e-mailprogramma zoals Outlook. Hierdoor ziet uw e-mailbericht er vaak minder leesbaar uit bij de ontvanger. Als de ontvanger uw verzendadres aan zijn/haar contacten of 'vertrouwde verzenders' lijst heeft toegevoegd, worden afbeeldingen doorgaans wel automatisch weergegeven in het e-mailprogramma.

Wanneer u op problemen stuit dan kunt u daarvoor een verzoek neerleggen bij onze afdeling Support via e-mail: support@legalsense.nl of telefonisch: +31 85 401 3698.