E-mailproviders instellen

Stel uw e-mailprovider in, zodat Legalsense e-mails, waaronder declaratiemails, vanaf uw eigen domein kan versturen. Dit artikel helpt u bij het kiezen van de provider, het verifiëren van uw domein met DNS-records en het instellen van afzenderadressen.

Belangrijk: Postmark is niet meer beschikbaar voor nieuwe klanten. Dit artikel beschrijft nog wel hoe u Postmark gebruikt, voor kantoren die Postmark nog als e-mailprovider hebben.

Spotler SendPro

De e-mailprovider instellen

1. Ga naar Instellingen → Algemeen → E-mails.
2. Klik op Wijzig e-mailprovider.
3. Selecteer Spotler SendPro en klik op Opslaan.
4. Vul de verplichte velden in. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.
   • Domein*: de domeinnaam van uw e-mail.
   • Return path domein*: een subdomein voor het afhandelen van onbestelbare e-mails (bounces), bijvoorbeeld bounces.uwdomein.nl.
5. Klik op Opslaan.

Belangrijk: Na het opslaan kunt u het domein niet zelf meer wijzigen. Controleer het daarom goed voordat u op Opslaan klikt.

De DNS-records toevoegen

Nadat u de configuratie heeft opgeslagen, maakt Legalsense automatisch de DNS-records aan die u nodig heeft.

Gegenereerde DNS-records voor de configuratie van Spotler SendPro, met de namen, typen en waarden van de records.

1. Geef de gegenereerde records aan uw domeinbeheerder, die ze met de juiste namen, typen en waarden in uw DNS-instellingen invoert. Stel de TTL indien mogelijk in op 1 uur.
2. Klik op Verifieer DNS-records zodra de DNS-records zijn toegevoegd.

De verificatie is meestal snel klaar, maar kan tot 48 uur duren.

Let op: Is de verificatie na 48 uur nog niet voltooid? Controleer dan uw domeininstellingen, of vraag uw domeinbeheerder ze te controleren. Een gratis tool zoals MxToolbox kan helpen om uw DNS-configuratie te controleren.

Afzenderadressen instellen

Geef een of meer afzenderadressen op. Legalsense gebruikt een daarvan als standaardafzender, en u kunt het afzenderadres wijzigen wanneer u declaraties per e-mail verstuurt.

Klik op Voeg afzender toe om een afzenderadres toe te voegen. Deze knop verschijnt pas nadat uw DNS-records zijn geverifieerd. Het adres moet bij het ingestelde domein horen, en de naam van de afzender mag alleen letters zonder accenten, cijfers, spaties en de tekens _ , . - bevatten. Om een adres als standaard in te stellen, klikt u ernaast op Maak default.

Configuratie van de e-mailadressen van de verzender, met een of meer ingestelde afzenderadressen waarvan er één als standaard is ingesteld.

Postmark

De e-mailprovider instellen

1. Ga naar Instellingen → Algemeen → E-mails.
2. Klik op Wijzig e-mailprovider.
3. Selecteer Postmark en klik op Opslaan.

Selectiescherm voor de e-mailprovider, met Postmark geselecteerd als provider.

Afzenderadressen toevoegen en verifiëren

Geef een of meer afzenderadressen op, bijvoorbeeld declaraties@uwdomein.nl. U moet elk adres verifiëren voordat Legalsense er e-mail vanaf kan versturen.

1. Voeg het e-mailadres toe waarvandaan u wilt versturen.
2. Open de bevestigingsmail die Postmark naar dat adres stuurt, en klik op de verificatielink.
3. Herhaal dit voor eventuele andere afzenderadressen.

Heeft u meerdere afzenderadressen toegevoegd? Klik dan naast een adres op Maak default om het als standaard in te stellen. U kunt het afzenderadres wijzigen wanneer u declaraties per e-mail verstuurt. Alle afzenderadressen moeten bij hetzelfde domein horen.

Configuratie van het e-mailadres van de verzender, met een ingesteld afzenderadres dat als standaard is gemarkeerd.

Zodra u een afzenderadres heeft toegevoegd, verschijnen de opties voor DKIM en het return path.

Het DKIM-record toevoegen

Een DKIM-record is verplicht. Het bevestigt aan ontvangende mailservers dat Legalsense namens uw domein e-mail mag versturen.

1. Kopieer de Host en de TXT waarde die op de instellingenpagina onder DKIM staan.
2. Geef ze aan uw domeinbeheerder, die een TXT-record met die hostnaam en waarde toevoegt aan de DNS-instellingen van uw domein. Stel de TTL indien mogelijk in op 1 uur.

Het onderdeel DKIM van de pagina E-mail instellingen, met de TXT-waarde die u aan uw DNS-instellingen toevoegt.

DNS-wijzigingen werken meestal snel, maar het kan tot 48 uur duren.

Een return path instellen (optioneel)

Een return path is nodig als u een DMARC-beleid wilt instellen. DMARC vertelt ontvangende mailservers wat ze moeten doen met berichten die niet bij uw domein passen, en voegt zo een extra controle toe bovenop DKIM en SPF.

1. Vul in Legalsense het return path in als pm-bounces.uwdomein.nl, waarbij u uwdomein.nl vervangt door uw eigen domein.
2. Vraag uw domeinbeheerder om een CNAME-record toe te voegen aan de DNS-instellingen van uw domein:
   • Naam: pm-bounces
   • Waarde: ⧉ http://pm.mtasv.net

Configuratie van het return path op de pagina E-mail instellingen.

Let op: Werken uw instellingen na 48 uur nog steeds niet? Controleer dan uw domeininstellingen, of vraag uw domeinbeheerder ze te controleren. Een gratis tool zoals ⧉ MxToolbox kan helpen om uw DNS-configuratie te controleren.

Problemen oplossen

U kunt geen declaraties per e-mail versturen

Toont Legalsense U heeft het verzenden van declaraties per e-mail nog niet geconfigureerd.? Dan is er nog geen afzenderadres dat Legalsense kan gebruiken. Legalsense toont een afzenderadres pas in het veld Van als het klaar is voor gebruik:

• Spotler SendPro: alle DNS-records zijn geverifieerd. Ga naar Instellingen → Algemeen → E-mails en klik op Verifieer DNS-records. De tabel laat zien welke records nog niet kloppen.
• Postmark: het afzenderadres is bevestigd en het DKIM-record is geverifieerd. Controleer de kolom Bevestigd, en klik op Bevestigingsmail opnieuw zenden als de bevestigingsmail is kwijtgeraakt.

Heeft u geen toegang tot Instellingen → Algemeen → E-mails? Vraag dan uw beheerder om de configuratie af te ronden.

Een e-mail is niet aangekomen

Als een e-mail niet kan worden bezorgd, markeert Legalsense die als mislukt en stuurt de gebruiker die de e-mail verstuurde een e-mail over de bezorgfout, met een link naar het bericht. Open het bericht in Legalsense om de status en de Foutmelding te bekijken.

• Staat in de foutmelding Recipient … is inactive.? Dan blokkeert de e-mailprovider dat adres, meestal omdat eerdere e-mails naar dat adres niet konden worden bezorgd. Bij Postmark opent u het bericht, bekijkt u de Bezorgingsrapporten en klikt u op Activeren als die knop beschikbaar is. Bij Spotler SendPro neemt u contact op met Legalsense Support.
• Controleer of het e-mailadres van de ontvanger bij het contact klopt, en vraag de ontvanger om in de spammap te kijken.

Een welkomstmail of e-mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen komt niet aan

Legalsense verstuurt systeemmails, zoals welkomstmails, e-mails om het wachtwoord opnieuw in te stellen en meldingen, vanaf no-reply@legalsense.nl, niet vanaf uw eigen domein. Vraag de gebruiker om in de spammap te kijken en dit adres toe te staan.

Toont Legalsense Het e-mailadres (…) van deze gebruiker is op inactief gezet door onze e-mail provider.? Dan blokkeert de e-mailprovider dat adres. Bij Postmark gebruikt u de link in de melding om het adres opnieuw te activeren. Bij Spotler SendPro neemt u contact op met Legalsense Support.

Een e-mail komt aan zonder inhoud, afbeeldingen of opmaak

• Afbeeldingen: Legalsense sluit geen afbeeldingen in e-mails in. Een afbeelding kan alleen worden opgenomen als link naar een afbeelding die ergens anders staat, en veel e-mailprogramma's blokkeren die standaard. Gebruik in plaats daarvan tekst, of voeg het bestand als bijlage toe.
• Templates: Een e-mailtemplate mag per taal maximaal 2.000 tekens bevatten, inclusief de opmaakcode. Kiest u tijdens het schrijven van een e-mail een ander template? Klik dan op Toepassen. Dit vervangt de hele tekst van de e-mail.
• Betaallink: De tekst rond de betaallink komt uit Instellingen → Declaratieproces → Betaallink templates. Verschijnen er extra regels of losse opmaak rond de link? Controleer dan dat template.

Uw domein is al in gebruik, of u heeft een ander domein nodig

Toont Legalsense dat uw domein al aan Spotler SendPro is gekoppeld, of moet u het domein na het opslaan wijzigen? Neem dan contact op met Legalsense Support.