Werking van de koppeling
De integratie tussen Legalsense en Exact Online werkt beide kanten op. Dit betekent dat Legalsense informatie naar Exact Online stuurt (o.a. debiteuren, dossiers en declaraties) maar ook informatie vanuit Exact Online ophaalt (o.a. verschotten en betalingen van declaraties).
Dit heeft als voordeel dat informatie niet dubbel ingevoerd hoeft te worden. Bijvoorbeeld: als de verschotten in Exact Online worden ingevoerd en door Legalsense worden opgehaald, dan hoeft deze informatie maar één keer te worden ingevoerd i.p.v. in Exact Online én in Legalsense.
Wie kan de koppeling instellen?
De koppeling kan in principe worden ingesteld en beheerd door gebruikers in Legalsense die lid zijn van de groep 'sync accounting'. We adviseren echter wel om uw boekhouder c.q. accountant te betrekken bij dit proces zodat de gegevens op de juiste wijze in Exact Online terecht komen.
Let op: Wanneer u het instellen van de koppeling start, is het belangrijk dat u alle stappen doorloopt. Het is niet mogelijk om een intergratie tussentijds af te breken en op een later moment op te pakken bij de stap waar u was gebleven.
Instellen van de koppeling in Legalsense
Voor het instellen van de koppeling heeft u de volgende gegevens nodig:
- gebruikersnaam en wachtwoord van Exact Online;
- een e-mailadres van de persoon die de koppeling tussen Legalsense en Exact Online gaat beheren.
De koppeling kan worden ingesteld via 'Instellingen' - 'Exact Online' door klikken op de knop 'Richt Exact Online nu in':
Stap 1
Hierna wordt gevraagd om in te loggen in Exact Online.
Nadat succesvol is ingelogd, kunnen in het volgende scherm de juiste administratie en, indien van toepassing, de administratie voor de derdengelden gekozen worden.
Nadat de gewenste administratie en eventueel derdengelden administratie zijn geselecteerd, klikt u op de knop 'Volgende'.
Stap 2
Hierna kunt u het e-mailadres van de beheerder van de koppeling invoeren en klikt u op 'Volgende'.
Op het moment dat de koppeling tussen Legalsense en Exact Online is vastgelopen, wordt er door Legalsense een e-mail gestuurd naar het betreffende e-mailadres.
Stap 3
In stap 3 wordt de 'Richting van de koppeling' vastgelegd. Hier kunt u aangeven welke informatie er naar Exact Online toe gaat en welke informatie uit Exact Online wordt opgehaald. Na het afronden van de inrichting kunnen de gemaakte keuzes niet zonder meer gewijzigd worden. Het is daarom van belang om goed na te denken over de geboden opties.
Toelichting bij bovengenoemde keuzes:
Dossiers en debiteuren:
Hier kan er gekozen of dossiers en debiteuren naar Exact Online geëxporteerd moeten worden of alleen de debiteuren. Indien u kiest voor 'Exporteer debiteuren maar niet dossiers' dan zullen alleen de debiteuren door Legalsense in Exact Online aangemaakt worden.
Wilt u de verschotten en/of derdengelden in Exact Online vastleggen dan moeten de dossiers ook in Exact Online aanwezig zijn. U zult hier dan voor de optie 'Exporteer dossiers en debiteuren naar de externe boekhoudapplicatie' moeten kiezen. Dossiers worden dan in Exact Online aangemaakt als 'Kostendrager'.
Declaraties:
Hier is geen andere keuze mogelijk;
Betalingsstatus:
Hier kan gekozen worden om de betaalstatus van een declaratie uit Exact Online op te halen of om de betaalstatus te negeren. Standaard is de keuze gemaakt om de betaalstatus op te halen;
Verschotten en crediteuren:
De keuze die hier te maken is, is afhankelijk van een aantal factoren waaronder de hoeveelheid van verschotten, de manier van verwerking hiervan (door uw boekhouder/accountant of uzelf) en de frequentie van invoer. Als de frequentie van het inboeken van verschotten hoog is dan zouden de verschotten in Exact Online vastgelegd kunnen worden en kan Legalsense deze weer vanuit Exact Online ophalen.
Importeren van verschotten uit de externe boekhoudapplicatie
Als u ervoor kiest om de verschotten vanuit Exact Online te importeren, dan kiest u voor 'Importeer verschotten uit de externe boekhoudapplicatie' of voor 'Importeer verschotten uit de externe boekhoudapplicatie, afgeboekte verschotten terugboeken in de externe boekhoudapplicatie'. De laatste keuze zorgt ervoor dat als u een verschot afboekt in Legalsense, het verschot ook wordt afgeboekt in Exact Online.
Nadat u gekozen heeft voor het importeren van verschotten uit de externe boekhoudapplicatie zult u nog een 'standaard dossier voor verschotten' moeten opgeven en een 'standaardverschottype voor verschotten'.
Het standaard dossier wordt gebruikt om verschotten op te boeken waarvan in Exact Online bij het boeken van de Inkoopfactuur geen kostendrager is ingevoerd. Zo wordt voorkomen dat de koppeling tussen Legalsense en Exact Online vastloopt.
Via het standaardverschottype kunt u opgeven op welk verschottype de verschotten standaard geboekt moeten worden.
Voor het importeren van verschotten wordt het gebruik van andere valuta's ondersteund. Dit houdt in dat verschotten die in een andere valuta dan uw standaard valuta ingeboekt zijn, ook onder de andere valuta in Legalsense terecht komen. Let op! Het is belangrijk dat de valuta's in uw boekhoudsysteem overeenkomen met de valuta's die in Legalsense zijn ingesteld. U voorkomt hiermee problemen met de synchronisatie van de boekhouding. U kunt dit controleren in Legalsense via 'Instellingen' - 'Declaratieproces' - 'Wisselkoersen'. In Exact Online vindt u deze instellingen onder de administratie-instellingen.
Geen verschotten of crediteuren met de externe boekhoudapplicatie synchroniseren
Indien de administratie maar 2-wekelijks of maandelijks verwerkt wordt is het beter om de verschotten in Legalsense en Exact Online vast te leggen. U kiest dan voor 'Geen verschotten of crediteuren met de externe boekhoudapplicatie synchroniseren';
Mocht u ook gebruik maken van Basecone dan is een kopie van de inkoopfactuur waarop het verschot vermeld staat ook beschikbaar in het dossier in Legalsense.
Dossiernummering:
Hier is geen keuze in mogelijk. Legalsense zal altijd het dossiernummer aanmaken.
Debiteurennummering:
Standaard is de keuze 'Gebruik het debiteurnummer in Legalsense'. De andere keuze is:
- Gebruik nummers uit de externe boekhoudapplicatie
Bij de keuze 'Gebruik het debiteurnummer in Legalsense' wordt het debiteurnummer gebruikt dat Legalsense heeft toegekend bij het aanmaken van de debiteur. Dit kan tot problemen leiden omdat Exact Online gebruik maakt van één relatiebestand waarin klanten en leveranciers dezelfde nummerreeks hebben. Om dit te voorkomen zult u er voor moeten zorgen dat de debiteuren en leveranciers in Exact Online een gescheiden nummerreeks krijgen.
Als u ervoor kiest om 'Gebruik nummers uit de externe boekhoudapplicatie' te gebruiken, dan zal Exact Online leidend worden in de uitgifte van debiteurnummers. Er zullen dan geen conflicten ontstaan in de nummering van debiteuren en leveranciers in Exact Online.
Het is niet toegestaan om in Exact Online een relatie zowel een klant (debiteur) als een leverancier te laten zijn.
Verstuur PDF versie
Deze keuze zorgt ervoor dat Legalsense ook een kopie van de uitgestuurde declaratie als PDF bij de verkoopboeking opslaat.
U kunt hierna klikken op 'Volgende'.
Stap 4
Het invoeren van het rekeningschema
Standaard is de keuze geselecteerd om het standaard grootboekrekeningschema van Legalsense te gebruiken. Meestal wordt er al gebruik gemaakt van een grootboekrekeningschema van uw boekhouder/accountantskantoor of vanuit het vorige boekhoudpakket. In dit geval is het beter om zelf het grootboekrekeningschema in te stellen.
Om er voor te zorgen dat de koppeling op een juiste manier wordt gemaakt met de bekende grootboekrekeningen vanuit Exact Online, dient vanuit de velden een gedeelte van het nummer of de naam ingevoerd te worden, gevolgd door het aanklikken van de gewenste grootboekrekening. Het "plat invoeren" van het grootboeknummer zorgt niet voor een bekende koppeling. Dit wordt bij het opslaan van het formulier ook geattendeerd.
Nadat de gewenste grootboekrekeningen geselecteerd zijn, klikt u op "Volgende".
Stap 5
Het invoeren van de omzetrekeningen per gebruiker:
In deze stap kunt u afwijkende grootboekrekeningen/kostenplaatsen per advocaat opgeven. Hier legt u dus vast of en hoe de omzet per tijdschrijver in Exact Online geboekt moet worden. Er is de mogelijkheid om per tijdschrijver een aparte grootboekrekening op te geven of u kunt per tijdschrijver een aparte kostenplaats vastleggen.
Naast bovengenoemde mogelijkheden ondersteunen we ook het boeken van de omzet per praktijkgebied, praktijkgroep en dossiertype. Indien u hier interesse in heeft, neemt u dan contact met ons op.
Stap 6
Hier kan worden aangegeven of er wel of geen transacties uit het verleden geëxporteerd dienen te worden. Standaard is de keuze om transacties vanaf een bepaalde datum te synchroniseren. Deze keuze raden wij aan indien er gekoppeld wordt met een bestaande Exact Online administratie. Zo wordt de kans op foutieve informatie in Legalsense of Exact Online ook verminderd.
Afronding
Na het doorlopen van alle stappen en het klikken op 'Gereed, start de koppeling', zal de synchronisatie gaan starten. Alle debiteuren en dossiers (en eventuele declaraties) worden initieel gesynchroniseerd met de boekhouding. Bij eventuele fouten zal er een e-mailbericht gestuurd worden naar de beheerder van de koppeling met de oorzaak en een mogelijke oplossing.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.