Concept-tijdregels zijn tijdregels die beoordeeld kunnen worden en bij aanmaak onvolledig mogen zijn. Ze worden gebruikt als beoordelingsstap voordat een normale tijdregel wordt aangemaakt.
Een concept-tijdregel is geen status op een bestaande tijdregel. Na goedkeuring maakt Legalsense op basis van het concept een normale tijdregel aan.
Concept-tijdregels worden aangemaakt door integraties, API-processen of automatiseringsfunctionaliteit, zoals gesproken tijdregistratie. Concept-tijdregels zijn standaard beschikbaar sinds release 26.02.
Voordat u begint
Concept-tijdregels worden niet handmatig aangemaakt via het reguliere tijdschrijfformulier. U beoordeelt en verwerkt concepten die voor u zijn aangemaakt.
Het eigenaarschap van een concept-tijdregel werkt iets anders dan bij normale tijdregels: een concept-tijdregel is in eigendom van de gebruiker die is aangewezen als beoordelaar, niet de tijdschrijver. De beoordelaar is verantwoordelijk voor het beoordelen en goedkeuren van de concept-tijdregel, wat leidt tot een normale tijdregel. De tijdschrijver is de gebruiker voor wie de resulterende tijdregel wordt aangemaakt, en bepaalt ook of een concept in uw eigen lijst of in de lijst van een andere gebruiker verschijnt. Zie “Rechten” hieronder voor meer informatie.
Uw concept-tijdregels bekijken
Ga naar Tijd → Tijd schrijven. Als er concepten beschikbaar zijn, ziet u:
- Uw concept-tijdregels om te beoordelen: dit zijn concept-tijdregels waarbij u zowel de beoordelaar als de tijdschrijver bent.
- Concept-tijdregels van andere gebruikers om te beoordelen: dit zijn concept-tijdregels waarbij u de beoordelaar bent, maar niet de tijdschrijver.
In deze secties kan elke conceptregel acties tonen om goed te keuren, te bewerken of te verwijderen.
De pagina Concepten
De pagina Concepten geeft u één overzicht van alle concept-tijdregels die u kunt beoordelen, met zoeken, filters en bulkacties. Ga naar Tijd → Concepten.
De pagina toont uw concept-tijdregels met de datum, het dossier, de tijdschrijver, de verrichting en de omschrijving. Gebruik de filters om de lijst te beperken op Tijdschrijver, Dossier, Datum of Bron, en om concept-tijdregels te vinden waarin nog informatie ontbreekt, bijvoorbeeld concepten zonder dossier of zonder verrichting. Het filter Status toont standaard concepten die niet zijn goedgekeurd.
Elke regel heeft dezelfde acties als op de pagina Tijd schrijven: goedkeuren, bewerken of verwijderen. Om meerdere concepten tegelijk te verwerken, selecteert u ze met de selectievakjes en klikt u op Goedkeuren of Verwijderen in de balk met bulkacties, waarna u bevestigt. Legalsense keurt elk geselecteerd concept goed dat een geldige tijdregel kan worden en meldt de concepten die dat niet kunnen, zodat één ongeldig concept de rest niet blokkeert.
Een concept-tijdregel goedkeuren
- Open Tijd schrijven.
- Zoek de conceptregel die u wilt verwerken.
- Klik op het groene vinkje (Concept-tijdregel goedkeuren).
- Legalsense valideert de conceptgegevens en rechten.
- Als de validatie slaagt, maakt Legalsense op basis van het concept een normale tijdregel aan.
U kunt een concept goedkeuren vanaf de pagina Tijd schrijven of vanaf de pagina Concepten. Op de pagina Concepten keurt u een enkel concept goed met het groene vinkje, of u selecteert er meerdere en gebruikt de bulkactie Goedkeuren.
Na goedkeuring wordt het concept als goedgekeurd gemarkeerd en is het niet langer zichtbaar, bewerkbaar of verwijderbaar als concept. Er wordt een normale tijdregel aangemaakt voor de tijdschrijver die op de concept-tijdregel is aangewezen.
U kunt de aangemaakte normale tijdregel terugvinden in de reguliere tijdregeloverzichten, zoals recente registraties en Tijd zoeken, afhankelijk van uw rechten en filters.
Een concept-tijdregel bewerken of verwijderen
U kunt concept-tijdregels altijd bewerken en verwijderen waarbij u bent aangewezen als beoordelaar.
Bewerken
- Klik in de conceptregel op Concept-tijdregel bewerken.
- Werk de beschikbare velden bij.
- Klik op Opslaan.
Validatie bij het bewerken van concepten is bewust flexibel: velden mogen leeg blijven in een concept. Strikte validatie wordt toegepast bij het goedkeuren van het concept. Dit ondersteunt de rol van concept-tijdregels als tijdelijke vastlegging van informatie, dus beoordeel elk concept zorgvuldig voordat u het goedkeurt.
Verwijderen
- Klik in de conceptregel op Concept-tijdregel verwijderen.
- Bevestig het verwijderen in het bevestigingsdialoogvenster.
Het verwijderen van een concept-tijdregel is definitief. Op de pagina Concepten kunt u ook meerdere concepten tegelijk verwijderen met de bulkactie Verwijderen.
Rechten
Alleen de gebruiker die is aangewezen als beoordelaar van een concept-tijdregel kan die concept-tijdregel bewerken, verwijderen of goedkeuren. Dit is gebaseerd op het principe dat een concept-tijdregel in eigendom is van de beoordelaar totdat het concept is goedgekeurd.
De beoordelaar wordt toegewezen bij het aanmaken van de concept-tijdregel. Om misbruik te voorkomen, kan de beoordelaar alleen worden gewijzigd door gebruikers met verhoogde rechten. Als de tijdschrijver op een concept-tijdregel niet de beoordelaar is, heeft de beoordelaar bovendien verhoogde rechten nodig om die concept-tijdregel goed te keuren (dit zijn de regels in de tabel Concept-tijdregels van andere gebruikers om te beoordelen).
In de meeste gevallen wordt u gevraagd concept-tijdregels te beoordelen waarbij u de tijdschrijver bent, en kunt u deze bewerken, verwijderen en goedkeuren. Indien gewenst kunnen gebruikersgroepen worden geconfigureerd zodat ze concepten van andere gebruikers kunnen beheren en goedkeuren. U kunt uw Legalsense-beheerder vragen dit in te stellen.
Probleemoplossing & FAQ
Als goedkeuren of bewerken mislukt, toont Legalsense een melding op de pagina. Meestal mislukt goedkeuren omdat één of meer velden ontbreken of ongeldige gegevens bevatten voor het aanmaken van een normale tijdregel. De foutmelding geeft aan wat gecorrigeerd moet worden.
In sommige gevallen kan een concept al zijn goedgekeurd of verwijderd door een andere gebruiker of een ander proces. In dat geval ziet u een waarschuwing en kunt u dat concept niet meer bekijken of aanpassen.
Kan ik goedkeuring ongedaan maken en een normale tijdregel terugzetten naar concept?
Nee. Na goedkeuring is het conceptproces afgerond. U kunt de aangemaakte normale tijdregel nog wel bewerken of verwijderen, maar alleen als de reguliere rechten voor tijdregels en declaratiestatusregels dit toestaan.
Hoe lang worden goedgekeurde concept-tijdregels bewaard?
Goedgekeurde concepten worden gedurende een beperkte periode bewaard en daarna automatisch verwijderd door een achtergrondtaak. Neem contact op met uw Legalsense-beheerder als u meer details nodig heeft voor uw omgeving.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.