Tijd schrijven en bewerken

Dit artikel beschrijft hoe u tijdregels schrijft, bewerkt, kopieert of verwijdert, mits u daarvoor de juiste rechten hebt.

Nadat u bent ingelogd in Legalsense, komt u op de startpagina Tijd schrijven terecht (zie de schermafbeelding hieronder). Aan de linkerkant van het scherm ziet u uw recente tijdregels van maximaal de afgelopen 7 dagen. Aan de rechterkant kunt u tijdregels toevoegen.

De homepage Tijd schrijven, met links de recente tijdregels en rechts de velden om een nieuwe tijdregel toe te voegen.

Tijdregels toevoegen

Er zijn vier startpunten om tijd te schrijven voor een uitgevoerde verrichting:

1. Recent geschreven tijd (Hand (U:MM) en Van/Tot)
2. Per dag
3. Timers
4. ↪ Mobiele app

In de volgende secties wordt elk startpunt voor het toevoegen van tijdregels toegelicht.

Hand

Hier voert u de bestede tijd in, afgerond op de standaard afrondingseenheid (meestal 5 of 6 minuten). U kunt dit aanpassen via Instellingen → Algemeen → Systeem. Vul de overige verplichte velden in (gemarkeerd met *) voordat u de tijdregel opslaat.

Naast de verplichte velden ziet u een icoon van een open hangslot. Klik op het hangslot om een waarde vast te zetten, bijvoorbeeld een lopend dossier of een veelgebruikte verrichting. Legalsense vult dat veld dan vooraf in bij elke nieuwe tijdregel, totdat u opnieuw op het hangslot klikt of uitlogt. Een gebruiker die namens een andere gebruiker tijd toevoegt, kan op dezelfde manier de waarde van die andere gebruiker vastzetten.

Hangslotje naast een verplicht veld in het formulier “Hand”, waarmee u een waarde zoals het dossier of de verrichting vastzet voor volgende tijdregels.

Van/Tot

Het invoerscherm Van/Tot, met de velden voor begin- en eindtijd en de automatisch berekende totale tijd.

Hier vult u de begin- en eindtijd in; Legalsense berekent de totale tijd automatisch. Vul de overige verplichte velden (gemarkeerd met *) in voordat u de tijdregel opslaat.

Per dag

Klik op de startpagina op het tabblad Per dag om een scherm te openen met alle tijdregels van de huidige datum.

De invoerweergave Per dag, met alle tijdregels van de geselecteerde datum en de optie om een regel toe te voegen.

Klik op Toevoegen regel om een tijdregel toe te voegen. Legalsense voegt de tijdregel toe op de datum die rechtsboven in het datumveld staat. U kunt deze datum wijzigen om tijdregels in het verleden of in de toekomst toe te voegen. Wilt u bijvoorbeeld tijdregels voor 15 september 2025 toevoegen, wijzig de datum dan van 30-09-2025 in 15-09-2025.

U kunt tijdregels kopiëren overal waar het scherm voor het bewerken van tijdregels beschikbaar is:

1. Selecteer de tijdregel die u wilt kopiëren, of voeg een nieuwe regel toe.
2. Klik op de kopieerknop.

Legalsense voegt een nieuwe tijdregel toe met de inhoud van de oorspronkelijke tijdregel. U kunt dit zo vaak herhalen als u wilt. Dat is handig als u meerdere tijdregels met dezelfde gegevens moet toevoegen, zoals vakantiedagen.

Timers

Ga naar het tabblad Timers in het submenu (de blauwe menubalk bovenaan) om timers te gebruiken. Het onderstaande scherm wordt geopend.

Het scherm Timers, met een actieve timer en de optie om een nieuwe timer voor een ander dossier te starten.

U kunt meerdere timers tegelijk laten lopen voor verschillende dossiers, zodat u snel tijd kunt schrijven voor uw meest recente dossiers. Klik op Nieuwe timer om een nieuwe timer te starten voor een ander dossier. Nadat u een nieuwe timer hebt gestart, kunt u direct een dossier selecteren, zoals hierboven beschreven, of daarmee wachten en het dossier selecteren wanneer u de timer stopt om uw tijd in Legalsense op te slaan. Als u meer dan één timer start, ziet het scherm er zo uit:

Meerdere actieve timers tegelijk, met de huidige actieve timer blauw gemarkeerd.

Als u een andere timer start, pauzeert Legalsense de timer die daarvoor actief was. De actieve timer is blauw gemarkeerd, zodat u deze eenvoudig herkent.

Wanneer u klaar bent met uw verrichting:

1. Klik op Gereed.
2. Er verschijnt nu een nieuwe set velden.
3. Vul de verplichte velden in.
4. Klik op Opslaan.

Een gestopte timer met de velden die nodig zijn om een tijdregel op te slaan.

Legalsense slaat uw geschreven tijd direct op in het geselecteerde dossier. Klik op het verwijdericoon om een timer te verwijderen.

Let op: Een timer blijft lopen totdat u deze handmatig stopt, ook als u het scherm sluit.

Een tijdregel invullen

Welke methode u ook gebruikt om tijd te schrijven, u moet altijd een aantal verplichte velden invullen, gemarkeerd met een sterretje (*).

Uren*: Voer hier de tijd in. Tijd wordt meestal geschreven in uren en minuten (uren:minuten), maar Legalsense kan voor u een andere tijdnotatie instellen, zoals decimale uren. Zie voor meer informatie het artikel ↪ Tijdnotatie wijzigen.

Datum: De datum staat standaard op de datum van vandaag, maar u kunt deze wijzigen.

Tijdschrijver*: Beschikt u over voldoende rechten? Dan kunt u dit veld wijzigen. Door de gebruikersnaam te wijzigen, kunt u tijd schrijven voor iemand anders.

Dossier*: Als u dit veld activeert, verschijnt het label Recente dossiers met de tien meest recente dossiers, zodat u snel een actueel dossier kunt selecteren. U kunt ook zoeken naar een dossier door een deel van de naam in te voeren. Gebruik de pijl omlaag om het dossier uit de lijst te selecteren, of druk op de backspacetoets om alle beschikbare dossiers weer te geven. Recente dossiers verschijnen ook in het dossierveld op de startpagina Tijd schrijven, bij het bewerken van tijdregels, bij Per dag en bij Timers.

U kunt ook zoeken met meerdere zoektermen, gescheiden door een spatie. Deze worden dan gecombineerd als een EN-zoekopdracht.

Subdossiers/Product: Zijn er in uw Legalsense-omgeving producten ingesteld voor het schrijven van tijd en het declareren (onder Instellingen → Lijsten → Subdossiers/producttypen)? Dan kunt u de relevante producten aan dossiers toevoegen. Als u bij het schrijven van tijd een dossier selecteert waaraan een product is toegevoegd, verschijnt een optioneel productveld. Zie voor meer informatie over producten het artikel ↪ Producten.

Verrichting*: Typ een verrichting of kies er een uit de lijst met beschikbare verrichtingen. Druk op de backspacetoets om alle typen verrichtingen te zien. Uw organisatie kan deze lijst aanpassen (zie Instellingen en het artikel ↪ Verrichtingen) en desgewenst indelen in groepen, zie het artikel ↪ Verrichtingengroepen. Bij een dossier in een andere taal wordt de verrichting in die taal weergegeven. Wilt u verrichtingen gebruiken in andere talen dan Nederlands en Engels? Activeer die talen dan in uw Legalsense-omgeving. Als er geen verrichtingen zijn geconfigureerd, is dit veld verborgen en niet verplicht.

Omschrijving: Typ hier desgewenst een omschrijving. De omschrijving komt meestal ook op de specificatie declaratie te staan. Schrijf bij een dossier in een vreemde taal de omschrijving in die taal. Is de taal van het geselecteerde dossier bijvoorbeeld ingesteld op Duits, dan verschijnt (Duits) naast het veld Omschrijving.

Opmerkingen (intern): Gebruik dit veld voor een interne opmerking. Interne opmerkingen staan onder de omschrijving in de toegevoegde tijdregel en in de details van de concept-specificatie declaratie onder de betreffende gebruiker.

Reiskosten: Geef in dit veld de reiskosten op (in kilometers). Direct onder het veld Reiskosten kunt u het totale Aantal kilometers invoeren en desgewenst een omschrijving. Legalsense genereert de reiskosten vervolgens als verschot en de tijdregel toont het totale aantal kilometers.

Om deze functie te activeren, stelt u onder Instellingen → Algemeen → Systeem het standaardtype reiskosten in. Zie voor de volledige instelling, inclusief de kilometervergoeding, de vraag over reiskosten in ↪ FAQ: Verschotten.

Niet declarabel en Nultarief: Beschikt u over voldoende rechten? Dan kunt u tijd markeren als Niet declarabel of Nultarief. In meerdere schermen kunt u geschreven tijd ook markeren als Afgeboekt. Een uitgebreidere beschrijving van deze opties vindt u in het artikel ↪ Declarabel/Niet declarabel/Nultarief/Afboeking.

Recofa (voor faillissementsdossiers): Als u een faillissementsdossier selecteert, verschijnt er een extra veld Tijdschrijfgroep recofa waarin u de gewenste groep selecteert. Wanneer u declaraties aanmaakt, krijgt u een overzicht per groep en kunt u rapporteren zoals de geldende richtlijnen voorschrijven. Een uitgebreide beschrijving van hoe u faillissementsdossiers in Legalsense verwerkt, vindt u in het artikel ↪ Faillissementsdossiers/Faillissementsrapport.

Andere tijdschrijver toevoegen: Met dit veld voegt u een andere tijdschrijver toe aan uw tijdregel, bijvoorbeeld als u hetzelfde overleg met een collega had. Als u een andere tijdschrijver toevoegt, maakt Legalsense dezelfde tijdregel aan voor elke gebruiker die u selecteert. De geselecteerde gebruikers ontvangen een melding op hun startpagina. De melding bevat de details van de tijdregel en de naam van de gebruiker die de tijd voor hen heeft geschreven, bijvoorbeeld: "Alice Johnson heeft 4,0 uur voor u geschreven op [datum tijdregel] op [dossiernaam] met [de omschrijving]."

De melding bij een tijdregel die door een andere gebruiker is aangemaakt.

U kunt deze functionaliteit alleen gebruiken bij het aanmaken van een tijdregel, niet wanneer u deze achteraf bewerkt. Om deze functionaliteit te gebruiken, hebben gebruikers de permissie add_multi_user_logline nodig.

Klik op Opslaan om de tijdregel op te slaan.

Tijdregels wijzigen en verwijderen

Eén tijdregel

U kunt tijd die u hebt geschreven wijzigen of verwijderen vanuit:

• Recent geschreven tijd
• het scherm Per dag
• ↪ Zoekresultaten (Tijd → Zoeken)
• Tijdregels bewerken op een declaratie

Klik op het bewerkicoon ([edit_icon]) om het scherm Bewerk tijdregel te openen, waar u de tijdregel kunt bewerken.

Scherm voor het bewerken van een tijdregel, met de velden van een geopende tijdregel.

Klik op het verwijdericoon om de tijdregel te verwijderen.

Let op: U kunt tijdregels alleen wijzigen of verwijderen als u de juiste rechten hebt, en alleen als ze niet zijn opgenomen in een (concept)declaratie of deel uitmaken van een afgesloten periode.

In Per dag kunt u alleen tijdregels verwijderen die u zojuist hebt toegevoegd en nog niet hebt opgeslagen.

Meerdere tijdregels tegelijk

Gebruik de knop Verander tijdregels op de pagina Zoeken om de geselecteerde tijdregels in bulk te bewerken. U kunt de verrichting, het dossier/subdossier, de tijdschrijver en de datum wijzigen.

De knop “Verander tijdregels” en de velden voor het in bulk bewerken van verrichting, dossier/subdossier, tijdschrijver en datum.

Gebruik de knop Verwijder tijdregels om tijdregels in bulk te verwijderen. Als u op deze knop klikt voordat u tijdregels hebt geselecteerd, verschijnt er een melding. Klik op het verwijdericoon rechts naast de tijdregel om één tijdregel te verwijderen.

Bevestigingsmelding bij het verwijderen van tijdregels, die verschijnt wanneer u op de knop “Verwijder tijdregels” klikt zonder dat er tijdregels zijn geselecteerd.

Tijdregels op een declaratie

Als een tijdregel is opgenomen in een conceptdeclaratie, kunt u deze nog wijzigen of verwijderen in de bewerkmodus van de declaratie. Als u de conceptdeclaratie verwijdert, kunt u de tijdregels weer bewerken onder Tijd.

Als u een definitief gemaakte declaratie crediteert en die creditdeclaratie ook definitief wordt gemaakt, kunt u de tijdregels weer bewerken of verwijderen.

Niet declarabel, nultarief en afboeken

In Legalsense kunt u tijd op declarabele dossiers markeren als Niet declarabel, Afgeboekt of Nultarief.

Zie het artikel ↪ Declarabel/niet declarabel/nultarief/afboeken voor meer informatie over het verschil tussen deze statussen.

De status van een tijdregel wijzigt u het eenvoudigst vanuit het scherm Per dag: plaats een vinkje in de kolom W (afboeken) of 0 (nultarief).

Het scherm Per dag met de checkboxkolommen W en 0, waarmee u een tijdregel als afgeboekt of als nultarief markeert.

U kunt deze opties ook wijzigen vanuit het scherm Zoeken of vanuit het dossier. Zoek eerst de tijdregels op die u wilt bewerken en klik daarna op het bewerkicoon ([edit_icon]).

Opties om de status van een tijdregel te wijzigen in het bewerkvenster van de tijdregel.

Nadat u onder Tijd → Zoeken de tijdregels hebt gezocht die u wilt wijzigen, kunt u ze afzonderlijk bewerken of dezelfde wijziging in één keer op meerdere tijdregels toepassen. Er zijn verschillende opties om opgeslagen tijdregels te wijzigen. Zie het artikel ↪ Tijd zoeken voor meer informatie over de functionaliteit van deze pagina.

Aan de rechterkant van de tijdregel ziet u extra iconen:

• Klik op het icoon voor afboeken om de status van de tijdregel te wijzigen van declarabel (B) naar afgeboekt (W).
• Klik op het icoon voor declarabel om de status te wijzigen van afgeboekt (W) terug naar declarabel (B).

Een zoekresultaat op de zoekpagina voor tijd.

Om de status van meerdere tijdregels tegelijk te wijzigen, selecteert u de betreffende tijdregels en kiest u de gewenste optie onder Markeren als. Met deze opties kunt u ook een eerder toegepaste afschrijving ongedaan maken.

Het menu “Markeren als”, met de beschikbare statusopties voor geselecteerde tijdregels, waaronder opties om een afboeking ongedaan te maken.

Als uw profiel de juiste rechten heeft, kunt u extra opties inschakelen voor het afboeken van tijdregels. In het menu Markeren als verschijnt dan een nieuwe optie met de naam Afboeken - opties. Als u deze optie kiest, wordt een nieuwe pagina geopend.

Het dialoogvenster met afboekopties, met de keuze om een tijdregel gedeeltelijk, volledig of met een percentage af te boeken.

In dit venster kunt u tijd gedeeltelijk, volledig of met een bepaald percentage afboeken. Toegepaste afboekingen zijn zichtbaar in de betreffende tijdregels.

Soms kunt u niet alle geschreven tijd aan de cliënt in rekening brengen. Met de juiste rechten kunt u tijdens het declaratieproces ook een (gedeeltelijke) afboeking van uw geschreven tijd toepassen. Een beschrijving van alle mogelijkheden om tijd af te boeken op een conceptdeclaratie vindt u in het artikel ↪ Geschreven tijd gedeeltelijk declareren of afboeken op een conceptdeclaratie.

Maximale tijd of maximaal bedrag op een dossier

In Legalsense kunt u per dossier een budget opgeven voor een maximaal aantal uren of een maximaal bedrag. Wanneer u een budget instelt, kunt u ook een waarschuwingsmelding instellen voor de gebruiker en/of de verantwoordelijk advocaat wanneer 80% en 100% van het budget is overschreden. Een uitgebreide uitleg over hoe budgetten werken, vindt u in het artikel ↪ Budgetten.