Toevoegen niet-declarabel/intern dossier

Legalsense biedt de mogelijkheid om een niet-declarabel dossier aan te maken. Een niet-declarabel dossier heeft meestal de intentie om interne tijd te verantwoorden en te kunnen registreren, zoals bijvoorbeeld verlof of ziekte. Geschreven tijd wordt altijd al aan een persoon (medewerker) gekoppeld dus voor het verantwoorden van interne tijd, kan er met een algemeen gedeeld dossier (één dossier voor "Verlof" bijvoorbeeld) gewerkt worden. Er kan ook worden gekozen om voor elke medewerker een persoonlijk (intern) dossier aan te maken.

Aanmaken niet-declarabel dossier

Het aanmaken van een niet-declarabel dossier kan gedaan worden via 'Cliënten' - 'Dossiers' middels de knop 'Nieuw dossier'. Wanneer u op deze knop klikt opent zich het aanmaakscherm voor een dossier waarin u verschillende velden kunt invoeren. De velden met een '*' zijn verplichte velden die ingevuld moeten zijn om het dossier te kunnen opslaan. Een niet-declarabel dossier wordt vaak gedaan op een algemene cliënt (vaak de naam van uw kantoor zelf), maar dit kunt u naar eigen keuze invullen. Belangrijk is om bij het veld 'Declarabel' te selecteren voor 'Nee':

Wanneer u vervolgens alle velden naar wens hebt ingevuld en op 'Opslaan' klikt, heeft u een niet-declarabel dossier aangemaakt. 

Afwijkende nummering

Voor interne dossiers is het gunstig een afwijking in te stellen, zodat deze dossiers zichtbaar en opvallend zijn ten opzichte van uw reguliere dossiers. Dit kunt u uiteraard doen middels een kenmerk in de dossiernaam of door altijd gebruik te maken van een specifieke cliënt. Een ander veelgevraagd verzoek hierin is een afwijking in nummering. Om af te kunnen wijken van de standaard ingestelde numeriek dient u wel de permissie 'override_matter_number' te hebben. Voor het toevoegen van deze permissie kunt u contact opnemen met Legalsense support.

Wanneer u deze permissie heeft, kunt u bij het aanmaken van het dossier in het veld 'Nummer' een afwijkend nummer invoeren, door de checkbox van 'Uitsluiten van standaardnummering' aan te vinken:

Omdat het afwijken van de nummering in de meeste situaties niet wenselijk is en enkel als uitzondering gebruikt dient te worden indien nodig, is hier een extra validatie voor opgesteld. Zodra u het nummer handmatig heeft ingevoerd, negeert u hiermee de ingestelde standaard automatische nummering en wordt u gevraagd om expliciet akkoord te geven. Dit doet u middels de checkbox onder het veld 'Nummer'.

Wanneer u de hulptekst heeft gelezen, de checkbox heeft aangevinkt en u bij uitzondering toch wilt afwijken van de standaardnummering kunt u het dossier opslaan.

Het dossier is nu als niet-declarabel dossier aangemaakt met een afwijkend, eigen gekozen nummer aangemaakt. Het eerstvolgende reguliere dossier dat u aanmaakt, zal verder gaan met de standaard numeriek opvolgend aan het laatst aangemaakte dossier. 

Interne dossiers aanmaken in combinatie met koppeling CRM-systeem

Wanneer uw Legalsense omgeving gekoppeld is met een CRM-systeem, zijn de mogelijkheden voor het aanmaken van dossiers in Legalsense beperkt. Dit kan helaas de behoefte van een intern dossier in de weg staan. Om in deze behoefte te kunnen voorzien is het mogelijk om de permissie 'add_matter' toe te voegen aan een permissiegroep. De leden van deze groep kunnen, ondanks dat de functionaliteit voor het aanmaken van dossier geleid wordt door uw CRM systeem, alsnog in Legalsense dossiers aanmaken. Houdt u er wel rekening mee dat deze dossiers per definitie als 'niet-declarabel' staan gemarkeerd. Voor het aanmaken van een declarabel dossier, dient u het proces via het CRM systeem te volgen. Voor verdere informatie over het aanmaken van een dossier kunt u het beste het volgende artikel raadplegen: Dossier aanmaken.