Dossierbeheer

Als u over de juiste toegangsrechten beschikt, kunt u dossiers zelf beheren: dossiers toevoegen, dossiers bewerken en dossiers die niet meer actief zijn archiveren of verwijderen.

Dossiers beheren

Ga naar Dossiers → Dossiers om alle actieve en gearchiveerde dossiers in uw omgeving te bekijken. U kunt ook het veld Dossier zoeken rechtsboven op elke pagina gebruiken om direct naar een specifiek dossier te gaan.

De overzichtspagina Dossiers, bereikbaar via Dossiers → Dossiers.

Gebruik dossier zoeken om snel een specifiek dossier te vinden, of pas uitgebreide filters toe, zoals dossiertype, praktijkgebied of status. Zie het artikel ↪ Dossier zoeken voor de beschikbare filters.

Een dossier toevoegen

U kunt een nieuw dossier toevoegen vanaf de overzichtspagina van dossiers, vanaf de detailpagina van een cliënt of als laatste stap bij het aanmaken van een cliënt.

• Ga op de overzichtspagina van dossiers naar Dossiers → Dossiers en klik op Nieuw dossier.

De overzichtspagina Dossiers, met de knop “Nieuw dossier”.

• Klik op de detailpagina van een cliënt op Nieuw dossier.

Detailpagina van een cliënt, met de knop “Nieuw dossier”.

Voor het toevoegen van een dossier hebt u ten minste de permissie Cliëntbeheer nodig. U kunt een nieuw dossier ook toevoegen in de laatste stap van het aanmaken van een cliënt. Hoe dat werkt, leest u in het artikel ↪ Cliëntbeheer.

Klik op Nieuw dossier om het dossierformulier te openen. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. We raden aan zo veel mogelijk dossierinformatie in te vullen. De overige velden worden hieronder toegelicht.

• Cliënt*: de cliënt waartoe het dossier behoort. De cliënt moet al in Legalsense bestaan voordat u het dossier kunt toevoegen.
• Dossiernaam*: de naam van het dossier, bijvoorbeeld “advies” of de naam van de wederpartij. Legalsense toont de cliëntnaam gevolgd door “ / ” en de dossiernaam in selectieschermen, bij het schrijven van tijd en bij het zoeken naar een dossier.
• Nummer: laat dit veld leeg als u de standaardnummering van Legalsense gebruikt. Legalsense genereert dan automatisch een dossiernummer wanneer u het dossier opslaat. Gebruikt uw kantoor een ander nummeringssysteem, vul het dossiernummer dan handmatig in.
• Omschrijving: een optionele omschrijving van het dossier.
• Datum*: de startdatum van het dossier.
• Cliëntreferentie: een referentie die u in correspondentie of op de declaratie vermeldt, als de cliënt daarom vraagt.
• Chinese wall type*: hiermee kunt u een Chinese wall voor dit dossier instellen. Zie het artikel ↪ Chinese walls als u niet zeker weet wat dit betekent.
• Type toegang*: bepaalt welke gebruikers toegang hebben tot dit dossier. Standaard is dit iedereen.
• Praktijkgebied en Type dossier: selecteer, afhankelijk van uw configuratie, het praktijkgebied en/of het dossiertype. Legalsense gebruikt deze informatie ook voor beheer- en rapportagedoeleinden.
• Referentie: standaard de externe referentie van de cliënt, maar u kunt deze op dossierniveau wijzigen. Referenties beheert u via Instellingen → Lijsten → Referenties.
• Aanbrenger: de interne referentie, oftewel de fee earner die het dossier heeft aangebracht. Dit veld is ook beschikbaar in de rapporten van Legalsense.
• Verantwoordelijke declaratieproces en Verantwoordelijk Advocaat: de fee earner die verantwoordelijk is voor het declaratieproces en de fee earner die verantwoordelijk is voor het dossier. Dit kan dezelfde persoon zijn.
• Praktijkgroep: dit veld is alleen van toepassing als praktijkgroepen voor deze cliënt zijn ingeschakeld.
• PO-nummer: het PO-nummer dat op de declaratie wordt vermeld.
• Status*: geeft de status van het dossier aan (verhoogd risico/verlaagd risico).
• Wwft-plicht*: kies Onbekend, Ja of Nee. Onbekend is de standaardwaarde. Als u de Wwft-plicht later wijzigt in het Wwft-dossier, past Legalsense deze status op het dossier daarop aan.
• Declarabel: standaard wordt de instelling Declarabel van de cliënt overgenomen, maar u kunt dit op dossierniveau aanpassen. Aangevinkt betekent dat tijd die op dit dossier is geschreven op declaraties kan worden opgenomen. Niet aangevinkt betekent dat het dossier niet declarabel is en dat bij het schrijven van tijd op dit dossier alleen niet-declarabele verrichtingen beschikbaar zijn.
• Kantoorkosten: vul dit alleen in als het percentage kantoorkosten voor dit dossier afwijkt van het percentage dat op de cliënt is ingesteld.
• Taal: standaard de taal die op de cliënt is ingesteld, maar u kunt deze op dossierniveau wijzigen.
• Valuta: standaard de basisvaluta, maar ook deze kunt u op dossierniveau wijzigen.
• Standaard declaratietemplate: stel voor dit dossier een afwijkende standaard declaratietemplate in.
• Kortingspercentage: vul dit alleen in als het kortingspercentage voor dit dossier afwijkt van het percentage dat op de cliënt is ingesteld.
• Tariefschema: bepaalt welke tarieven op dit dossier van toepassing zijn. Standaard is dit het tariefschema dat op de cliënt is ingesteld, maar u kunt het op dossierniveau wijzigen. Zie voor meer informatie het artikel ↪ Tariefschema's.
• OHW percentage: het percentage waartegen Legalsense het onderhanden werk (OHW) op dit dossier waardeert. Standaard is dit 100%. Legalsense herwaardeert het OHW op basis van dit percentage en u kunt het geherwaardeerde OHW als kolom in rapporten opnemen. Let op: in rapporten die het geherwaardeerde OHW gebruiken, kunnen afrondingsverschillen ontstaan.

Klik op Opslaan om het dossier op te slaan.

Let op: Wilt u een niet-declarabel of intern dossier aanmaken, bijvoorbeeld om vakantie of ziekteverzuim bij te houden? Zie dan het artikel ↪ Niet-declarabele/interne dossiers.

Een dossier bewerken

Een dossier selecteren

Voordat u een dossier kunt bewerken, selecteert u het dossier dat u wilt wijzigen. Klik op het dossier via Dossiers → Dossiers of gebruik het veld Dossier zoeken rechtsboven op elke pagina. Meer informatie over de filters voor dossiers vindt u in het artikel ↪ Dossier zoeken.

De detailpagina van het dossier toont alle informatie over het geselecteerde dossier.

Detailpagina van een dossier, met de informatie van het dossier.

Dossiergegevens bewerken

Klik op Bewerken om hetzelfde formulier te openen dat u gebruikt bij het toevoegen van een dossier. Hier kunt u de betreffende velden bewerken. Zie Dossier toevoegen hierboven voor een omschrijving van deze velden.

Extra

Wanneer u een bestaand dossier bekijkt, biedt de knop Extra de volgende overige acties:

• Kopiëren
• Print voorblad
• Nieuw dossier e-mail
• Archiveren
• Verwijderen

Kopiëren kopieert het dossier naar een nieuw dossier.

Formulier “Dossier kopiëren”, met de naam van het nieuwe dossier en de checkboxen voor het verplaatsen van tijdregels en verschotten.

Voer de naam van het nieuwe dossier in en gebruik vervolgens de selectievakjes naast afzonderlijke tijdregels en verschotten om deze naar het nieuwe dossier te verplaatsen. Selecteer Archiveer dossier om te voorkomen dat er nog tijdregels op het oorspronkelijke dossier worden geschreven.

Print voorblad opent een pagina met alle relevante dossierinformatie die direct kan worden afgedrukt. Dit is bijvoorbeeld handig als voorblad voor een dossier.

Print financieel overzicht opent een pagina met alle relevante financiële informatie die direct kan worden afgedrukt. Hierin staan de gedeclareerde uren per tijdschrijver en het totale verschuldigde bedrag voor dit dossier.

Nieuw dossier e-mail stuurt een e-mail naar het adres van de gebruiker die erop heeft geklikt. De e-mail bevat een overzicht van het dossier en een link naar het dossier in Legalsense.

Het adres waarnaar de e-mail is verzonden, staat in de bevestigingsmelding bovenaan de pagina.

Bevestigingsmelding bovenaan de dossierpagina, met het e-mailadres waarnaar de e-mail over het nieuwe dossier is verzonden.

Archiveren verplaatst het dossier van de lijst met actieve dossiers naar de lijst met gearchiveerde dossiers. Archiveren is alleen mogelijk als alle tijdregels, verschotten en declaraties die bij het dossier horen volledig zijn verwerkt.

Meer over hoe archiveren werkt voor dossiers, cliënten en contacten vindt u in het artikel ↪ Archiveren.

Verwijderen verwijdert het dossier. Verwijderen is alleen mogelijk als er geen declaraties bestaan, ongeacht de betalingsstatus.

Verantwoordelijke wijzigen

U kunt de verantwoordelijke van meerdere dossiers in bulk wijzigen. Zo past u de verantwoordelijk advocaat en de verantwoordelijke declaratieproces van meerdere dossiers tegelijk aan, in plaats van elk dossier afzonderlijk te bewerken.

Let op: U hebt de permissie Dossier beheren nodig.

1. Selecteer de dossiers die u wilt bijwerken en klik op Verantwoordelijke wijzigen.
2. Kies een Nieuwe verantwoordelijk advocaat, een Nieuwe verantwoordelijke declaratieproces of beide. U kunt elk van beide afzonderlijk wijzigen of ongewijzigd laten.
3. Wilt u een verantwoordelijke verwijderen in plaats van vervangen, vink dan Verantwoordelijk advocaat leegmaken of Verantwoordelijke declaratieproces leegmaken aan. Een aangevinkt vakje gaat altijd voor, ook als u daarnaast een naam in de keuzelijst hebt geselecteerd.
4. Klik op Opslaan.

Dialoogvenster “Verantwoordelijke wijzigen”, met de keuzelijsten “Nieuwe verantwoordelijk advocaat” en “Nieuwe verantwoordelijke declaratieproces” en de checkboxen om ze leeg te maken.

Let op: RECOFA-dossiers (dossiers met het tariefschema RECOFA) hebben altijd een verantwoordelijk advocaat nodig. U kunt deze daarom niet verwijderen en u kunt alleen iemand toewijzen van wie een beëdigingsdatum is geregistreerd. Dit geldt niet voor wijzigingen van de verantwoordelijke declaratieproces bij RECOFA-dossiers.

Gearchiveerde dossiers en dossiers die door de bovenstaande RECOFA-regels worden geblokkeerd, worden automatisch overgeslagen. Nadat u hebt opgeslagen, toont Legalsense hoeveel dossiers zijn bijgewerkt en welke dossiers zijn overgeslagen, met de reden daarvan.

Contact toevoegen (aan een dossier)

Hiermee koppelt u een contact (een persoon of organisatie) met een specifieke rol aan een dossier (bijvoorbeeld cliënt, advocaat wederpartij of referentie; de rollen zijn per kantoor in te stellen). U vindt deze functie op de detailpagina van het dossier, in de sectie Contacten, als de knop Contact toevoegen.

Detailpagina van een dossier.

Let op: als het kantoor de nieuwere functie Contact Manager heeft ingeschakeld, wordt deze klassieke werkwijze vervangen door een andere interface.

Het onderdeel met contacten op de detailpagina van een dossier, met de knop om een contact toe te voegen.

U kunt een bestaand contact toevoegen, of een nieuw contact aanmaken en het daarna koppelen. Ga naar Nieuwe organisatie aanmaken of Nieuwe persoon aanmaken. Het nieuwe contact wordt niet automatisch gekoppeld. Gebruik opnieuw Contact toevoegen om het te koppelen.

Vul de volgende velden in. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.

Contact*: de persoon of organisatie die u wilt toevoegen (wordt automatisch aangevuld).

Type (rol)*: de rol van het contact in het dossier (per kantoor in te stellen).

Contactpersoon: alleen bij organisaties. Een specifiek aanspreekpunt binnen de organisatie. Dit veld wordt bijgewerkt wanneer het contact wijzigt.

Adres: standaard het adres van de contactpersoon of het standaard declaratieadres van de organisatie, maar u kunt dit wijzigen.

Hun referentie: vrij in te vullen referentienummer voor dit dossier.

Bewerken en verwijderen

Dialoogvenster voor het toevoegen van een contact, met de velden “Contact”, “Type”, “Hun referentie” en “Adres”, en de knoppen “Nieuw contact” en “Opslaan”.

Elk gekoppeld contact verschijnt als een kaart met de rol, de naam, de contactpersoon (indien aanwezig), telefoon/e-mail en de referentie. U kunt al deze gegevens bewerken, behalve het contact zelf, of de koppeling verwijderen. Daarvoor gelden dezelfde rechten en dezelfde beperking voor gearchiveerde dossiers.

Let op: Hetzelfde contact kan meer dan eens worden toegevoegd, maar alleen met een andere rol of een andere persoon binnen dezelfde organisatie. Dubbele combinaties van rol en persoon worden geblokkeerd.

Let op: Contacten kunnen niet als “primair” of “hoofdcontact” worden gemarkeerd. Dat begrip bestaat hier niet.