AFAS – Legalsense

AFAS Profit is bedrijfssoftware die veel Nederlandse kantoren gebruiken voor hun financiële administratie. Boekt uw kantoor in AFAS? Dan kunt u AFAS koppelen aan Legalsense, zodat gegevens over debiteuren, dossiers en declaraties automatisch tussen beide systemen worden uitgewisseld. In dit artikel leest u hoe u de koppeling instelt.

Let op: Zie na het instellen het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren om de synchronisatie te volgen, de synchronisatiewachtrij te bekijken en de instellingen voor grootboekrekeningen en derdengeldrekeningen te wijzigen.

In dit artikel

01Hoe de koppeling werkt
02De koppeling instellen
03Opties voor import en export
04Problemen oplossen

Hoe de koppeling werkt

De koppeling tussen Legalsense en AFAS werkt in twee richtingen:

Legalsense verstuurt debiteuren, dossiers, declaraties en creditdeclaraties naar AFAS. Debiteuren worden verkooprelaties (organisaties of personen), dossiers worden verbijzonderingscodes op een verbijzonderingsas naar keuze en declaraties worden boekingen in uw verkoopdagboek. Als u dat wilt, wordt de pdf van de declaratie als dossieritem bijgevoegd.
Legalsense haalt op: betalingen en openstaande bedragen van declaraties, crediteuren, inkoopfacturen die op een grootboekrekening voor verschotten zijn geboekt (deze worden verschotten op het dossier) en derdengeldtransacties.

Legalsense synchroniseert automatisch elke 12 minuten. Wijzigingen in debiteuren en dossiers worden bij de volgende synchronisatie verstuurd. Een declaratie wordt verstuurd zodra u deze finaliseert, samen met de debiteur en het dossier als die nog niet zijn verstuurd.

Belangrijk: Legalsense verstuurt een declaratie maar één keer naar AFAS. Moet u een declaratie corrigeren nadat deze is gesynchroniseerd? Maak dan een creditdeclaratie. Zie het artikel ↪ Een creditdeclaratie maken.

Voordat u begint

De AFAS-koppeling moet door Legalsense voor uw omgeving worden geactiveerd. Is Instellingen → AFAS niet beschikbaar? Neem dan contact op met Legalsense Support.

Over het algemeen kunnen gebruikers in de groep sync accounting in Legalsense (met de permissie manage_sync_accounting) de koppeling instellen en beheren. We raden aan uw boekhouder, accountant of AFAS-consultant erbij te betrekken, omdat er eerst een aantal zaken in AFAS Profit moet worden voorbereid.

AFAS Profit voorbereiden

Zorg dat het volgende in AFAS Profit klaarstaat voordat u begint:

Een App Connector voor Legalsense, met een AFAS-token. De App Connector moet de onderstaande connectoren bevatten. Legalsense controleert dit wanneer u de verbinding opslaat en toont welke connectoren ontbreken. Een aantal ervan is specifiek voor Legalsense; neem contact op met Legalsense Support voor de definities.
UpdateConnectors: KnSalesRelationOrg, KnSalesRelationPer, FiEntries, KnSubject, KnDimCode
GetConnectors: Profit_Accounts, Profit_Creditor, Profit_Subject_Attachments, Profit_VAT_code, Legalsense_Cost_Centers, Legalsense_Creditor_Invoices, Legalsense_Outstanding_Amount, Legalsense_Subjects, Legalsense_Transactions
Een verbijzonderingsas voor dossiers. Kies welke van de vijf verbijzonderingsassen (1 tot en met 5) Legalsense voor dossiers gebruikt.
De administratienummers van uw reguliere boekhouding en van de derdengeldadministratie. Dit kan dezelfde administratie zijn.
Een verzamelrekening debiteuren met de omschrijving Debiteuren. Legalsense boekt nieuwe debiteuren op deze rekening.
Uw rekeningschema, btw-codes, dagboeken en kostenplaatsen, zodat u ze in Legalsense kunt koppelen.

U hebt ook uw AFAS-omgevingsnummer nodig (in AFAS is dit uw abonnementsnummer, het Online Member Number), en het e-mailadres van de persoon die een melding moet krijgen als de synchronisatie mislukt.

Uw gegevens in Legalsense controleren

AFAS vereist een volledig adres voor elke debiteur. Controleer voordat u begint of uw debiteuren een factuuradres hebben met een straatnaam en huisnummer, een postcode en een plaats.

Als de AFAS-koppeling actief is, moet het PO-nummer bij de debiteur van een dossier leeg zijn of tussen 6 en 32 letters of cijfers bevatten. Het mag alleen letters, cijfers, spaties, punten, dubbele punten, koppeltekens en schuine strepen bevatten.

De koppeling instellen

Ga naar Instellingen → AFAS → Overzicht en klik op Richt AFAS nu in. Zolang de koppeling niet is ingericht, toont het overzicht de status Inactief.

Overzichtspagina van AFAS voor de configuratie, met de status Inactief en de knop Richt AFAS nu in.

Overzichtspagina van AFAS voor de configuratie, met de status Inactief en de knop Richt AFAS nu in.

Vul in de stap AFAS configuratie de verbindingsgegevens in. Alle velden zijn verplicht.

AFAS Environment ID*: uw AFAS-omgevingsnummer, alleen cijfers.
AFAS token*: het token van de App Connector voor Legalsense.
Dossier allocation axis id*: de verbijzonderingsas (1 tot en met 5) die Legalsense voor dossiers gebruikt.
Administration id*: de administratie waarin Legalsense declaraties en betalingen boekt.
Trust accounting administration id*: de administratie waaruit Legalsense derdengeldtransacties ophaalt.

Instellen van AFAS, stap “AFAS configuratie”, met de velden voor het environment ID, het token, de verbijzonderingsas en de administraties.

Instellen van AFAS, stap “AFAS configuratie”, met de velden voor het environment ID, het token, de verbijzonderingsas en de administraties.

Klik op Volgende. Legalsense maakt verbinding met AFAS en controleert het token en de App Connector. Gaat er iets mis, dan verschijnt er een foutmelding boven het formulier. Zie Problemen oplossen hieronder. 2. Vul het E-mailadres beheerder koppeling* in: het adres dat een melding krijgt als de synchronisatie mislukt. Scheid meerdere adressen met een komma. Klik op Volgende. 3. Kies in de stap Richting van de koppelingen welke gegevens Legalsense verstuurt en ophaalt en klik op Volgende. Zie Opties voor import en export hieronder.

Instellen van AFAS, stap “Richting van de koppelingen”, met de opties voor dossiers en debiteuren, de betalingsstatus en verschotten en crediteuren.

Instellen van AFAS, stap “Richting van de koppelingen”, met de opties voor dossiers en debiteuren, de betalingsstatus en verschotten en crediteuren.

Kies in de stap Grootboekrekeningen voor Stel het grootboekrekeningschema zelf in en vul voor elke regel de grootboekrekening, btw-code, het dagboek of de kostenplaats in AFAS in. Terwijl u typt, stelt Legalsense de gegevens uit uw AFAS-administratie voor. Klik op Volgende.

Belangrijk: De standaardgrootboekrekeningen van Legalsense zijn algemene voorstellen en komen meestal niet overeen met uw rekeningschema in AFAS. Controleer elke regel samen met uw boekhouder. Zie het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren voor waar elk onderdeel voor dient.

Kies in de stap Omzetrekeningen per gebruiker voor Geen advocaat-specifieke omzetrekeningen, of voor specifieke grootboekrekeningen of kostenplaatsen per advocaat om de omzet van elke tijdschrijver op eigen grootboekrekeningen of een eigen kostenplaats te boeken. Klik op Volgende.
Kies in de stap Rekeningen voor verschottypen voor Geen overschrijvingen, of voor Specifieke rekeningen per verschottype om een verschottype op een eigen grootboekrekening te boeken. Klik op Volgende.

Legalsense gaat daarna terug naar het overzicht. Het inrichten start de synchronisatie niet: neem contact op met Legalsense Support om deze te starten. Zodra de synchronisatie loopt, toont het overzicht de status, de laatste volledige synchronisatie en het aantal elementen in de wachtrij.

Overzichtspagina van AFAS na het instellen, met de status, het e-mailadres van de beheerder van de koppeling en het aantal elementen in de wachtrij.

Overzichtspagina van AFAS na het instellen, met de status, het e-mailadres van de beheerder van de koppeling en het aantal elementen in de wachtrij.

Let op: Legalsense verstuurt niet al uw bestaande debiteuren en dossiers in één keer naar AFAS. Een debiteur of dossier wordt verstuurd zodra het voor het eerst wordt gewijzigd, of wanneer u er een declaratie voor finaliseert.

Opties voor import en export

Het veld met een sterretje (*) is verplicht als u ervoor kiest verschotten te importeren.

Optie	Keuzes
Dossiers en debiteuren	Dossiers en debiteuren exporteren (standaard), of alleen debiteuren exporteren. Wilt u verschotten of derdengeldtransacties op het juiste dossier importeren, dan moet u ook dossiers exporteren.
Declaraties	Geen keuze. Legalsense exporteert altijd declaraties.
Betalingsstatus	Betalingen en openstaande bedragen uit AFAS ophalen (standaard), of negeren.
Verschotten en crediteuren	Kies Importeer verschotten en crediteuren uit de externe boekhoudapplicatie, Importeer verschotten en crediteuren uit de externe boekhoudapplicatie; afgeboekte verschotten terugboeken in de externe boekhoudapplicatie of Geen verschotten of crediteuren met de externe boekhoudapplicatie synchroniseren. De AFAS-koppeling kan verschotten of crediteuren die in Legalsense zijn aangemaakt niet naar AFAS versturen, dus kies geen van de exportopties.
Default matter for expenses	Alleen als u verschotten importeert. Niet verplicht. Het dossier dat Legalsense gebruikt voor een geïmporteerde inkoopfactuurregel zonder dossier, of met een dossier dat niet kan worden gevonden.
Standaardverschottype voor verschotten*	Alleen als u verschotten importeert. Het verschottype dat Legalsense aan geïmporteerde verschotten geeft.
Dossiernummering	Geen keuze. Legalsense maakt altijd het dossiernummer aan.
Debiteurennummering	Kies Gebruik het debiteurennummer in Legalsense (standaard). Legalsense gebruikt het debiteurennummer als debiteur-ID in AFAS.
Declaraties als 'definitief' exporteren	Deze optie staat op de pagina, maar de AFAS-koppeling gebruikt haar niet.
Verstuur PDF-versie	Voeg de pdf van de declaratie als dossieritem toe aan de declaratie in AFAS (standaard aan).

Problemen oplossen

Verbinding met de omgeving is mislukt. Controleer het opgegeven environment ID

Legalsense kan geen AFAS-omgeving met dit nummer bereiken. Controleer het AFAS Environment ID: dit moet uw AFAS-omgevingsnummer zijn, alleen cijfers.

Verificatie mislukt. Controleer de opgegeven combinatie van environment ID en token.

De omgeving is gevonden, maar AFAS heeft het token geweigerd. Controleer of u het volledige token van de App Connector voor Legalsense hebt gekopieerd en of het token bij deze omgeving hoort.

Ontbrekende getConnectors: … / Ontbrekende updateConnectors: …

De App Connector bevat niet alle connectoren die Legalsense nodig heeft. Voeg de genoemde connectoren in AFAS Profit toe aan de App Connector en klik opnieuw op Volgende. Neem contact op met Legalsense Support als u de definities van de Legalsense_-connectoren niet hebt.

De synchronisatie is gestopt met een fout over een debiteur.

AFAS weigert debiteuren zonder volledig adres. De meest voorkomende meldingen zijn:

Melding	Zo lost u het op
Contact address is mandatory.	Voeg in Legalsense een factuuradres toe aan de debiteur.
Contact zipcode is mandatory. of Contact city is mandatory.	Vul de postcode en plaats van het factuuradres van de debiteur in.
Contact address is mandatory and should include at least a street name and house number	Zorg dat de adresregel zowel de straatnaam als het huisnummer bevat.

Klik nadat u de oorzaak hebt opgelost op Fout opgelost op de foutpagina. Legalsense probeert het dan opnieuw. Zie het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren voor de andere fouten, zoals een onbekende btw-code.

Deze Legalsense-installatie is momenteel niet aangemeld bij AFAS.

Het AFAS-token is niet meer geldig, bijvoorbeeld omdat het in AFAS is ingetrokken. Maak een nieuw token aan voor de App Connector, ga naar Instellingen → AFAS en vul het nieuwe token in bij de stap AFAS configuratie.