Word templates beheren

Legalsense biedt de optie om Microsoft Word-bestanden (in de vorm van templates) in de software te zetten om hiermee via een dossier documenten te genereren. Deze functie wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het aanmaken van brieven in een dossier waarbij de dossiergegevens en contactgegevens door Legalsense in de brief worden gezet op basis van de in het template aangegeven posities (velden). Nadat een document is aangemaakt, wordt deze als 'download' aangeboden aan de webbrowser en kan deze opgeslagen of geopend worden. Er is vanaf dat moment geen koppeling meer tussen het document en het dossier in Legalsense.

Templates beheer

Het beheer van templates in Legalsense is niet standaard toegankelijk en moet in overleg met Legalsense worden ingesteld. Wanneer de toegang hiertoe wel is ingesteld, kunnen de templates gevonden worden onder 'Instellingen' - 'Lijsten' - 'WORD templates'.

In het template-beheer kunnen templates worden toegevoegd of bestaande templates worden overschreven. Door op de naam van een template te klikken, kan de naam worden aangepast of kan er een ander template 'overheen' worden geplaatst (upload). Kies voor de 'Nieuw template' optie om een extra template toe te voegen. De Word bestanden dienen een .docx extensie te hebben.

Word bestanden/templates inrichten

Legalsense templates zijn doorgaans gewone Microsoft Word-bestanden waarin bepaalde velden zijn toegevoegd die overeenkomen met het datamodel van Legalsense. Legalsense zal bij het aanmaken van een document deze velden dan vullen met de relevante gegevens uit het systeem. De velden zijn van het type 'MergeField'. Bijgevoegd is een voorbeeld-brief met daarin een aantal velden verwerkt. Dit voorbeeld kan gebruikt worden om de notatie van de velden uit over te nemen.

Veldnamen

De lijst met mogelijke veldnamen is erg uitgebreid omdat theoretisch bijna alle gegevens die op contact, cliënt of dossierniveau in Legalsense worden opgeslagen, benaderd kunnen worden. Het is ook mogelijk om extra velden toe te (laten) voegen in Legalsense. Deze velden kunnen dan ook in de Word-templates gebruikt worden.

Hier volgt een korte lijst van mogelijke veldnamen:

• uw referentie: their_reference
• verzendwijze: mailing_option
• aanhef contact: salutation
• faxnummer contact: fax
• e-mailadres contact: email
• datum waarop het document is aangemaakt: date_created
• Volledige adres: address_label

Afzender (sender)

Allerlei info over de persoon (zie hieronder voor de naam-velden), bijvoorbeeld sender.function (functie), sender.email (e-mailadres van de verzender).

Extra (custom) velden - eigen telefoonnummers e.d. (let op: deze velden moet eerst worden aangemaakt en ingevoerd door Legalsense).

Cliënt/Dossier/Contact

• Dossiernaam: matter.name
• Dossier weergave naam: matter (zoals dossiers ook in Legalsense worden weergegeven)
• Dossiernummer: matter.format_number
• Praktijkgebied: matter.practice_area
• Dossiertype: matter.matter_type
• Cliënt: matter.client
• Cliëntnummer: matter.client.format_number
• Rolnummer: matter.docket_number
• Rechtbank kenmerk: matter.court_reference_number
• Toevoegingsnummer: matter.legal_aid_number
• Naam van contact: contact
• Voornaam van gekozen contactpersoon: contact_person.first_name
• Achternaam van gekozen contactpersoon: contact_person.get_last_name
• Volledige naam van gekozen contactpersoon: contact_person.get_full_name

Namen

• Verzender volledige naam (e.g. Eppo Boetselaar): sender.userprofile.get_name
• Verzender achternaam (met tussenvoegsel, e.g. Peter van Leeuwen): sender.userprofile.get_full_last_name
• Verzender naam met initialen (e.g. E.F. Boetselaar): sender.userprofile.get_initials_name
• Verzender achternaam eerst (e.g. Boetselaar, Eppo): sender.userprofile.get_name_phonebook_notation
• Verzender initialen (e.g. E.F.): sender.userprofile.initials
• Verzender afkorting (naam): user.userprofile.get_abbreviation
  
  

Deze notatie geldt ook voor her weergeven van andere namen van Legalsense gebruikers. Dus voor bijvoorbeeld de verantwoordelijk advocaat in een dossier:

matter.get_supervising_user.userprofile.get_name

Of degene die het document aanmaakt (de ingelogde gebruiker): 

user.userprofile.get_name

Conditionele logica

In Microsoft Word is het mogelijk om aan de velden bepaalde logica toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld een tekst zijn die voor of achter een veld wordt gezet wanneer dit ook daadwerkelijk is ingevuld. Denk aan het veld voor het weergeven van 'Per fax: 020 345 34000'. In dat geval is het handig om 'Per fax:' alleen te laten verschijnen wanneer er ook een faxnummer beschikbaar is.