Declaraties per e-mail versturen

Declaraties kunnen, nadat ze definitief zijn gemaakt, direct vanuit Legalsense worden verstuurd per e-mail. De verzending gebeurt namens een e-mailadres dat u zelf beheert. Om dit mogelijk te maken moet u eerst Legalsense toestemming geven om namens dit e-mailadres berichten te versturen. We zullen hierna eerst uitleggen hoe u de instellingen kunt doen. Daarna volgt een korte uitleg over het daadwerkelijk verzenden.

Instellen e-mail verzending

Onder 'Instellingen - Declaratieproces - E-mails' kunt u de e-mailverzending instellen. U kunt hier één of meerdere verzendadressen toevoegen. U ontvangt in het opgegeven account een mail van Postmark waarin u om toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van het mailadres.

Na het toevoegen van het mailadres verschijnen meer opties.

DKIM  (verplicht)

Om deze verzending mogelijk te maken moet u een wijziging in de DNS instellingen (van uw domeinnaam) doorvoeren. Aan de DNS instellingen moet  verplicht een DKIM-record worden toegevoegd.

Uw website of domeinbeheerder of uw IT-beheerder zal de instructies die op de genoemde Instellingen-pagina in Legalsense worden vermeld, kunnen oppakken

DMARC / returnpath  (optioneel)

Sinds versie 18.120 kunt u ook een return path instellen om daarmee DMARC policies in te kunnen stellen. Dit zijn TXT records op de server die definiëren wat een e-mail ontvanger moet doen met afwijkende mails. Het is dus een extra verificatiemethode, bovenop DKIM en SPF. Zie voor meer informatie over wat het is de DMARC website.

U dient het return-path als volgt in te stellen in legalsense: pm-bounces.[uweigenwebsite].nl 
Vervolgens dient u op diezelfde website een DNS CNAME bestand genaamd pm-bounces aan te maken, dat moet verwijzen naar pm.mtasv.net

Uw website of domeinbeheerder of uw IT-beheerder zal de bovengenoemde instructies kunnen oppakken.

Definieren en verifiëren verzendadres (verplicht)

Naast het wijzigen en verifiëren van uw DNS instellingen, dient u ook elk e-mailadres dat u voor de verzending wilt gebruiken, te verifiëren. U krijgt op dit e-mailadres een e-mailbericht en dient op de bevestigingslink in dat bericht te klikken.

Indien u meerdere verzendadressen heeft ingesteld, kunt u aangeven welk van die adressen 'standaard' voor de verzending gebruikt moet worden.

Op de instellingen-pagina treft u onderaan nog een keuze-optie voor het instellen van de 'standaard BCC ontvanger'. Hier kunt u kiezen om uzelf, uw standaard verzendadres of of een adres naar keuze in te stellen waar de 'declaratie e-mails' standaard in BCC naar toe moeten worden verstuurd.

Standaard e-mail templates

Onder 'Instellingen - Declaratieproces - E-mail templates' kunt u de standaard e-mailberichten die gebruikt moeten worden voor de verzending van declaraties per e-mail instellen per declaratietaal. U kunt eventueel ook meerdere versies aanmaken (naast de 'standaard' versie).

Een voorbeeld van een dergelijk bericht is:

Dit bericht is automatisch verstuurd

{{ salutation }}

Bijgaand treft u onze declaratie aan voor de verrichte werkzaamheden in {{ invoice_period }}.

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze declaratie, dan horen wij dat graag.

Met vriendelijke groet,

Administratie Advocatenkantoor BV

De specifieke codes die ook in de declaratieteksten (kop- en voetteksten) gebruikt kunnen worden, zijn ook beschikbaar in de e-mailtemplates. Zie hiervoor onder 'Beschikbare codes' op de pagina 'Declaratieteksten'.

Instellen 'Aan' en 'CC' adressen per debiteur of dossier-debiteur

Het instellen van declaratie-mailadressen gaat op ongeveer dezelfde manier als het instellen van het declaratieadres (postadres). Bij de debiteur (onder 'Contacten') kunt u aangeven welke e-mailadressen als standaard gebruikt moeten worden voor die specifieke debiteur. Op een dossierpagina kunt u bij het wijzigen van de debiteur (voor dat dossier) eventueel afwijkende adressen instellen.

Sinds versie 18.116 worden wijzigingen in het PO-nummer meegenomen bij bewerken en opslaan van de declaratie. LET OP: andere wijzigingen in de debiteur, zoals wijzigingen in het adres, contactpersoon, etc worden niet automatisch meegenomen en dienen met de hand aangepast in de conceptdeclaratie of het concept moet opnieuw worden aangemaakt.

Let op dat het in Nederland verplicht is om op een declaratie/factuur altijd het volledige (post) adres te vermelden van de debiteur. De declaratie kan dus wel per e-mail worden verzonden maar zal nog steeds het volledige adres (naam, adres, postcode, plaats) moeten vermelden op de eerste pagina.

Verzending

Bij het bekijken van een declaratie (in concept of definitief) kan het e-mailbericht dat is klaargezet op basis van de standaardtekst en de ingestelde e-mailadressen eventueel worden bewerkt (voor die declaratie). Wanneer de declaratie nog in concept is, kunnen de wijzigingen alleen worden opgeslagen. Wanneer de declaratie definitief is, kan de e-mail met de declaratie als bijlage eventueel gelijk worden verzonden.

Ook nadat de verzending plaatsgevonden heeft kunt u altijd per declaratie terugzien naar welk emailadres de verzendemail verzonden is en de bijbehorende tekst die gebruikt is.

Meerdere declaraties in één keer verzenden

Via de declaratielijst (hoofdmenu 'Declaraties') is het ook mogelijk om meerdere declaraties in een keer te verzenden. U treft onder 'Geavanceerd zoeken' een nieuw veld aan waarmee u de lijst op 'nog niet verzonden' (per e-mail) declaraties kunt filteren. U kunt daar ook op een specifieke 'Verzendwijze' zoeken.

Door de declaraties die u wilt versturen aan te vinken (selecteren) en op 'Verzenden per e-mail' te klikken, worden de gekozen declaraties klaargezet voor verzending. Let op dat u alleen declaraties selecteert waarvoor een 'Aan'-mailadres (ontvanger) is ingesteld en die definitief zijn. U krijgt hier anders een melding over.