Tarieven en tariefschema's in Legalsense

Legalsense kent veel verschillende mogelijkheden om tarieven en de waardering van werkzaamheden (honorarium/tijdregels). Legalsense maakt gebruik van tariefschema's om het te declareren tarief voor geschreven tijd bij een cliënt of dossier te bepalen. In dit artikel gaan we dieper in op de aanwezige tariefschema's en de verschillen hiertussen.

Standaardtarieven

Uurtarieven zijn in Legalsense gekoppeld aan een gebruiker, functie of verrichting (ook  wel tijdschrijfcode genoemd). Als een gebruiker (medewerker) een eigen tarief heeft dan wordt dat ook wel een 'persoonlijk tarief' genoemd. Een gebruiker die geen eigen tarief heeft, krijgt het tarief van zijn of haar functie. Een functie heeft altijd een tarief (verplichte waarde). Dus als een gebruiker in de software de functie 'Partner' heeft en er is ingesteld dat het tarief bij die functie EUR 300,- is, dan krijgen alle gebruikers met de functie 'Partner' dat tarief toegekend. Wanneer een gebruiker (met functie "partner") een afwijkend tarief als standaard uurtarief moet krijgen, kan er voor die gebruiker een persoonlijk uurtarief worden ingesteld.

Het instellen van het tarief voor een gebruiker kan door de gebruiker te openen (hoofdmenu: 'Gebruikers' - klik op de naam van de gebruiker). Op de gebruikerspagina ziet u een onderdeel 'Tarief en functie' waar de huidige instellingen worden weergegeven. Als er geen persoonlijk tarief is ingesteld maar het tarief van de functie gebruikt wordt, staat dit bij 'Is functietarief' aangegeven. Het persoonlijke tarief of de functie kunnen worden aangepast door op 'Bewerken' te klikken achter de waarde.

Het tarief van een gebruiker en de functie (en ook het tarief van de functie) zijn beide aan een datumperiode gekoppeld. Bij het bewerken van het tarief ziet u bijvoorbeeld dat er velden voor een start- en einddatum beschikbaar zijn. Laat deze velden leeg wanneer u wilt dat het tarief altijd van toepassing is. Als u wilt dat het tarief tot een bepaalde datum geldt, dan kunt u alleen de einddatum invullen (en de startdatum leeg laten). Doorgaans is bij het eerste (oudste) tarief de startdatum leeg en bij het laatste tarief de einddatum leeg.

Let op: wanneer een gebruiker geen persoonlijk tarief heeft, wordt teruggevallen op het tarief van de functie. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer u bij een gebruiker een tarief invult en geen 'oneindige' datumperiode invult (dus bijvoorbeeld een startdatum bij het eerste tarief waardoor er voor die datum dus geen persoonlijk tarief geldt).

Verrichtingstarief

Voor een verrichting (tijdschrijfcode) kan ook een apart (uur)tarief worden ingesteld. Zie hieronder onder 'Zekere verrichtingen apart' voor meer informatie over hoe deze tarieven worden toegepast bij de tariefschema's.

Tariefschema's

In Legalsense kan bij een cliënt of dossier een tariefschema worden gekozen. Tevens kunnen er tarieftemplates worden aangemaakt. Alle aangemaakt tarieftemplates komen ook als keuze bij de tariefschema's beschikbaar bij cliënten of dossiers. Het aantal standaard beschikbare tariefschema's is afhankelijk van de configuratie van uw Legalsense omgeving.

De tariefschema's zoals standaard in Legalsense aanwezig:

1. Fixed Fee
2. Vast uurtarief, en Vast uurtarief, zekere verrichtingen apart
3. Uurtarief per gebruiker, en Uurtarief per gebruiker, zekere verrichtingen apart
4. Capped price

Tariefschema's die optioneel beschikbaar zijn:

5. Toevoegingsdossier
6. Recofa (faillissementen)
7. Tarief per functie
8. Tarief per verrichting

In uw omgeving is één tarieftemplate als standaard ingesteld. Bij het aanmaken van een nieuwe cliënt wordt dit tariefschema standaard gekozen. Bij een standaardoplevering van Legalsense is het standaardtariefschema ingesteld op 'Uurtarief per gebruiker, zekere verrichting apart'.

Een cliënt heeft altijd een tariefschema. Een dossier dat aangemaakt wordt voor die cliënt erft standaard het tariefschema van de cliënt. U kunt bij een dossier kiezen om een ander tariefschema in te stellen. Een Fixed fee en Capped price kunnen alleen worden ingesteld voor een dossier (en niet voor een cliënt). Dit geldt ook voor de optioneel beschikbare keuzes voor 'Toevoegingsdossier' en 'Recofa'.

Zekere verrichtingen apart

In bovengenoemde tariefschema's valt op dat er bij een aantal tariefschema's de tekst 'zekere verrichtingen apart' vermeld staat. Dit wil zeggen dat, indien bij een verrichting ingesteld is dat deze apart op de declaratie vermeld moet worden, de werkzaamheden (tijdregels) die op deze verrichting zijn geschreven, dan ook apart op de declaratie vermeld worden tegen het ingestelde verrichtingstarief. Het verrichtingstarief is per cliënt of dossier te wijzigen (ten opzichte van het standaardtarief van de verrichting).

1. Fixed Fee

Een Fixed Fee is binnen Legalsense een vaste prijsafspraak. Op het moment dat dit tariefschema in een dossier geselecteerd wordt, verschijnt er een invulveld waarin het afgesproken bedrag ingevoerd kan worden. Legalsense gaat er in dit geval vanuit dat de 'fee' wordt gedeclareerd als al het werk dat onder die prijsafspraak moet vallen, is afgerond. Wanneer er eerder wordt gedeclareerd, raden we aan om dit middels een voorschotnota te doen. Als de werkzaamheden zijn afgerond, kan er dan een definitieve nota worden opgemaakt waarop dit voorschot wordt verrekend. Op de declaratie worden de werkzaamheden voor een fixed fee dossier standaard gegroepeerd in één declaratieregel. Het is bij een fixed fee declaratie vaker gebruikelijk om geen specificatie mee te sturen. N.B. U kunt op een declaratie het honorarium-bedrag ook altijd nog aanpassen naar een specifiek (fixed) bedrag zonder u het dossier in eerste instantie ingesteld had met een 'fixed fee'. U werkt dan in principe in het dossier tegen uw uurtarieven en past het honorariumbedrag op de declaratie pas aan naar het afgesproken bedrag.

Een fixed fee kent geen start- en eindatumvelden in Legalsense. De fixed fee geldt voor de totale looptijd van het dossier en zodra de fixed fee gedeclareerd is, is de resterende waarde van nog openstaande werkzaamheden (onderhanden werk) 0 (nul). Als u dus een fixed fee heeft ingesteld van EUR 5.000 en al werkzaamheden heeft gedeclareerd van EUR 3.000, wordt het onderhanden werk dat u op het dossier heeft staan nog gewaardeerd voor maximaal EUR 2.000. Als u minder dan EUR 2.000 aan onderhanden werk heeft staan op het dossier en u maakt een declaratie aan voor dat dossier, dan zal de waarde worden gemaximeerd op EUR 2.000. Een fixed fee afspraak gaat uit van het declareren van het afgesproken bedrag ongeacht of u nou meer of minder uren (qua waarde) heeft geschreven. Zie hieronder voor de alternatieve variant van de 'Capped price'.

2. Vast uurtarief, én Vast uurtarief, zekere verrichtingen apart;

Bij dit tariefschema kan er één vast uurtarief ingesteld worden. Alle werkzaamheden (tijdregels) worden tegen dit tarief doorbelast ongeacht wie de werkzaamheden verricht. In de datumvelden kan er een start- en eindatum worden opgegeven voor het tarief. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat er tot 31/12/2022 een bepaald tarief geldt en vanaf 1/1/2023 een ander tarief. Het is bij het gebruik van de datumvelden verplicht om te zorgen dat de periodes niet overlappen en dat er een tarief zonder startdatum is en een tarief zonder einddatum.

Op de declaratie worden de werkzaamheden dan wel uitgesplitst per gebruiker (medewerker) dan wel gegroepeerd onder één declaratieregel 'verrichting vast uurtarief'. In het laatste geval is bij het standaard declaratietemplate niet te zien wie de werkzaamheden heeft verricht.

3. Uurtarief per gebruiker, én Uurtarief per gebruiker, zekere verrichtingen apart

Bij dit tariefschema wordt er gekeken naar de tarieven zoals deze bij de gebruiker ingesteld zijn. Als een gebruiker geen uurtarief ingesteld heeft gekregen, wordt teruggevallen op het functietarief (van de functie van gebruiker). De tijdregels worden op de declaratie uitgeplitst per gebruiker (medewerker) op basis van het tarief. Als er werkzaamheden op een declaratie staan die vallen over een periode waarbij de gebruiker meerdere tarieven had (en dus is gewisseld van tarief in die periode) dan zullen er voor die gebruiker meerdere declaratieregels worden aangemaakt.

Per gebruiker kunnen voor de cliënt of het dossier afwijkende uurtarieven worden opgegeven en ook hier kan een start- en eindatum worden meegegeven. Het is bij het gebruik van de datumvelden verplicht om te zorgen dat de periodes niet overlappen en dat er een tarief zonder startdatum is en een tarief zonder einddatum.

4. Capped price

Het tariefschema Capped price is vergelijkbaar met het tariefschema Fixed fee. Het verschil is dat bij capped price het daadwerkelijk gerealiseerde honorarium gedeclareerd zal worden indien de waarde van de werkzaamheden (tijdregels) onder de afgesproken 'cap' (maximumbedrag) zijn gebleven.

Voorbeeld: als er in een dossier een capped price van € 1.000 afgesproken is en de waarde van het honorarium is € 800 dan zal deze € 800 in rekening gebracht worden. Zou de waarde van het honorarium € 1.100 zijn, dan wordt de capped price van € 1.000 in rekening gebracht (dit is immers afgesproken).

De waardering van de werkzaamheden gebeurt bij dit tariefschema op basis van een te kiezen tariefschema. De beschikbare keuzes zijn beperkt tot de tarieftemplates die u zelf in Legalsense heeft toegevoegd (onder 'Instellingen - Lijsten - Tarieftemplates'). Als u graag de waardering in een capped price dossier wilt laten uitgaan van de standaard tarieven, kunt u hiervoor een tarieftemplate aanmaken die u bijvoorbeeld 'standaardtarieven tbv cap' noemt. U kiest bij dit template dan voor een tariefschema van 'uurtarief per gebruiker' en laat de tarieven verder ongewijzigd (zodat de standaard uurtarieven gelden). Dit tarieftemplate kunt u vervolgens kiezen in het veld 'Schema tot en met cap'.

Een capped price declaratie groepeert standaard alle werkzaamheden in één declaratieregel (verrichtingen capped price) vergelijkbaar met hoe dat bij het tariefschema fixed fee gebeurt.

5. Toevoegingsdossier

Middels het tariefschema kunt u aangeven of een dossier een 'toevoegingsdossier' is. Zodra u dit tariefschema selecteert, verschijnen er een aantal extra velden die ingevuld moeten worden. De belangrijkste velden zijn het aantal punten wat door de Raad voor Rechtsbijstand (RvR) voor dit dossier toegekend is en de eigen bijdrage die de cliënt moet betalen. De toegekende punten bepalen het bedrag wat in rekening gebracht mag worden. Ook zal er, op basis van het aantal punten, een budget (in uren) aan het dossier toegekend worden. De eigen bijdrage kan op een declaratie aan de cliënt in rekening worden gebracht. Zie voor meer informatie over toevoegingen in Legalsense het artikel Toevoegingsdossiers.

6. Recofa (faillissement)

Wanneer u bij een dossier middels het veld 'Recofadossier?' heeft aangegeven dat dit een faillissement/insolventiedossier betreft dat via de Recofa richtlijnen moet worden verwerkt, wordt automatisch het tariefschema 'Recofa' geselecteerd. Bij dit tariefschema houdt Legalsense voor de waardering van de werkzaamheden (tijdregels) automatisch rekening met de Recofa richtlijnen. Als maximale vergoeding ('cap') binnen het dossier wordt de waarde die u opgeeft bij 'boedelsaldo' gebruikt. Mocht u specifieke redenen hebben om niet volgens de automatische Recofa waardering van de tijdregels te willen, dan kunt u voor faillissementen ook een ander tariefschema kiezen.

Zie voor meer informatie over faillissementsdossiers (insolventiedossiers) in Legalsense het artikel Faillissementsdossiers binnen Legalsense.

7. Uurtarief per functie

Wanneer u vaak met uw cliënt tariefafspraken maakt per functieniveau/rol, bijvoorbeeld 'partners 300 euro, senior advocaten 275 euro, advocaat-medewerkers 225 euro, etc.', kan het fijn zijn om de tarieven ook per functie te kunnen invoeren bij een cliënt of dossier. Het tariefschema 'Uurtarief per functie' gebruikt altijd de tarieven die bij de functie ingesteld zijn. Een gebruiker heeft altijd een functie en kan ook van functie veranderen door een einddatum in te voeren bij de vorige functie en een startdatum in te voeren bij de nieuwe functie.

Voorbeeld: Aan de functie "Partner" is een tarief van € 350 gekoppeld. Alle gebruikers die de functie van partner hebben worden dan belast tegen het tarief van € 350 => Partner X schrijft 2 uur op een dossier=> waarde is dan € 700.

8. Tarief per verrichting

Bij dit tariefschema worden de tarieven altijd per verrichting bepaald. De ingestelde tarieven bij de verrichtingen (zie hierboven onder 'Verrichtingstarief') worden toegepast op de werkzaamheden (tijdregels). Als er bijvoorbeeld voor de verrichting 'opstellen stukken' een tarief is ingesteld van € 200 en er wordt 30 minuten (0,5 uur) aan tijd geschreven dan wordt die tijdregels gewaardeerd tegen € 100.