Tarieven en functies

Tarieven

Legalsense bepaalt het tarief voor werk dat op een cliënt of dossier wordt geschreven aan de hand van de tarieven die op gebruikers, functies en verrichtingen zijn ingesteld. In dit artikel leest u hoe deze tarieven werken, hoe u een persoonlijk tarief voor een gebruiker instelt en hoe u functies beheert.

Hoe tarieven werken

Tarieven in Legalsense zijn gekoppeld aan een gebruiker, een functie of een verrichting (tijdschrijfcode).

• Persoonlijk tarief: een tarief dat op een individuele gebruiker is ingesteld.
• Functietarief: elke functie (functietitel of rol) heeft een tarief, omdat dit een verplicht veld is. Een gebruiker zonder persoonlijk tarief krijgt het tarief van zijn functie. Heeft de functie Partner bijvoorbeeld een tarief van € 300, dan wordt elke partner zonder persoonlijk tarief tegen € 300 gedeclareerd.
• Tarief verrichting: elke verrichting heeft ook een eigen tarief. Zie ↪ Verrichtingen.

Heeft een gebruiker een ander tarief nodig dan het functietarief, stel dan een persoonlijk tarief in voor die gebruiker.

Tariefperiodes

Persoonlijke tarieven en functietarieven gelden elk voor een bepaalde periode. Wanneer u een tarief bewerkt, ziet u velden voor een startdatum en een einddatum:

• Laat beide velden leeg als het tarief onbeperkt moet gelden.
• Vul alleen de startdatum in als het tarief vanaf die datum moet gelden.
• Vul alleen de einddatum in als het tarief tot en met die datum moet gelden.

Meestal laat u de startdatum leeg voor de eerste (oudste) tariefperiode en de einddatum leeg voor de laatste (meest recente).

Tariefgeschiedenis van een gebruiker, met de start- en einddatum van twee opeenvolgende tariefperiodes.

Let op: Voegt u een persoonlijk tarief toe met als startdatum vandaag, dan worden alle tijdregels van vóór vandaag nog steeds tegen het functietarief gewaardeerd. Wilt u het persoonlijke tarief ook met terugwerkende kracht laten gelden, laat dan beide datumvelden leeg.

Een persoonlijk tarief instellen

1. Ga naar Gebruikers → Gebruikers en klik op de naam van de gebruiker.
2. Controleer in het onderdeel Tarief en functie de huidige instellingen. Heeft de gebruiker geen persoonlijk tarief, dan staat bij Is functietarief de waarde Ja.
3. Klik op Bewerken naast het tarief om het persoonlijke tarief van de gebruiker toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Het onderdeel “Tarief” en “Functie” op de gebruikerspagina, waar u ziet of de gebruiker een persoonlijk tarief heeft of het tarief van de functie overneemt.

Functies

Een functie staat voor een functietitel of rol, zoals Partner, Senior associate of Paralegal. Elke gebruiker heeft een functie. Functies bepalen niet alleen het tarief van gebruikers zonder persoonlijk tarief, maar worden ook gebruikt voor het tariefschema Uurtarief per functie en voor de LEDES-classificatie van tijdschrijvers. Zie Waar functies worden gebruikt hieronder.

Een functie toevoegen of bewerken

1. Ga naar Instellingen → Lijsten → Functies. Hier ziet u alle actieve functies.

Instellingenpagina met de lijst Functies, met alle actieve functies.

2. Klik op Nieuwe functie, of open een bestaande functie om deze te bewerken. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.

Formulier “Nieuwe functie”, waarmee u nieuwe functies aanmaakt.

3. Vul in het veld Naam* een naam in, zoals Partner of Associate.
4. Vul in het veld Tarief* het tarief in. Dat mag € 0 zijn. Net als een persoonlijk tarief geldt het tarief voor een bepaalde periode. Zie Tariefperiodes hierboven.
5. Exporteert uw kantoor declaraties in LEDES-formaat, voer dan de LEDES-afkorting van de functie in, bijvoorbeeld PT voor Partner of AS voor Associate. Zie ↪ Declaraties in LEDES-formaat.

Een functie aan een gebruiker toewijzen

Functie is bij elke gebruiker een verplicht veld. Wanneer u een nieuwe gebruiker toevoegt, selecteert u de functie uit de lijst onder Instellingen → Lijsten → Functies.

Wilt u de functie van een gebruiker later wijzigen, open dan de gebruiker en klik op Bewerken in het onderdeel Tarief en functie. Zie ↪ Gebruikersbeheer voor de andere opties om een gebruiker te bewerken.

Het onderdeel “Functie” op een gebruikersprofiel, met het bewerkicoon gemarkeerd.

Tarieven verrichtingen

Om het tarief van een verrichting in te stellen, gaat u naar Instellingen → Lijsten → Verrichtingen, opent u de verrichting en stelt u het Standaard tarief in. Zie het artikel ↪ Verrichtingen voor de volledige lijst met velden van een verrichting.

Het veld voor het tarief per verrichting, met het tarief dat voor een specifieke verrichting is ingesteld.

Waar functies worden gebruikt

• Tariefschema Uurtarief per functie: wanneer een cliënt of dossier per functie wordt getarifeerd, waardeert Legalsense al het werk tegen het functietarief van elke gebruiker in plaats van tegen een tarief dat per gebruiker is ingesteld. Zie ↪ Tariefschema's voor een vergelijking met Uurtarief per tijdschrijver en Tarief per verrichting.
• LEDES-classificatie van tijdschrijvers: exporteert uw kantoor declaraties in LEDES-formaat, dan heeft de functie van elke gebruiker de afkorting nodig die deze standaard voorschrijft. Zie ↪ Declaraties in LEDES-formaat voor een volledige toelichting op LEDES-codes.