Meerdere declaraties aanmaken

Wilt u meerdere declaraties tegelijk aanmaken in plaats van per dossier te declareren, gebruik dan het menu Declaraties. Van daaruit biedt Legalsense twee startpunten, Declareer alle openstaande tijdregels en Nieuwe declaratie, en 11 manieren om de selectie bij Nieuwe declaratie te beperken. In dit artikel leest u wat elke optie doet en wanneer u deze gebruikt.

Menu Declaraties met de knoppen “Nieuwe declaratie” en “Declareer alle openstaande tijdregels”.

Vanaf hier heeft u twee mogelijkheden:

• Declareer alle openstaande tijdregels
• Nieuwe declaratie

De twee verschillen in reikwijdte en controle. Declareer alle openstaande tijdregels declareert alle openstaande tijdregels en verschotten in uw hele omgeving. U selecteert vooraf niets, waardoor dit de snelste manier is om een volledige declaratieronde uit te voeren. Met Nieuwe declaratie kunt u de selectie eerst beperken, op dossier, debiteur, cliënt, rol, dossiertype of declaratietype. Dit is daarom de betere keuze wanneer u een deel wilt declareren in plaats van alles tegelijk, of wanneer u meer controle wilt voordat Legalsense ook maar één declaratie aanmaakt.

Declareer alle openstaande tijdregels

Klik op Declareer alle openstaande tijdregels om conceptdeclaraties aan te maken voor alle openstaande tijdregels en verschotten in alle dossiers. Afhankelijk van het aantal dossiers in uw Legalsense-omgeving kan dit enige tijd duren.

Let op: We raden deze methode aan als u maandelijks declaraties verstuurt voor uw hele kantoor. Omdat u met deze methode vooraf geen dossiers kunt uitsluiten, controleert u de aangemaakte conceptdeclaraties voordat u ze definitief maakt. Verwijder de declaraties die u nog niet wilt versturen.

Nieuwe declaratie

Klik op Nieuwe declaratie voor meer controle over welke dossiers u declareert. Omdat u het aantal dossiers beperkt, kan dit het declareren versnellen. Dat is vooral handig wanneer een groot aantal dossiers openstaande verrichtingen heeft.

Menu “Nieuwe declaratie” met de beschikbare opties om een declaratie aan te maken.

Legalsense biedt de volgende opties:

• Gebaseerd op dossier
• Gebaseerd op debiteur
• Gebaseerd op cliënt
• Gebaseerd op moedercliënt
• Gebaseerd op accountmanager
• Gebaseerd op verantw. decl.
• Gebaseerd op verantw. adv.
• Gebaseerd op dossiertype
• Voorschotnota
• Declaratie RvR
• Lege declaratie

De eerste vier opties groeperen dossiers op basis van de partij die aan de cliënt is gekoppeld: een dossier, een debiteur, een cliënt of een moedercliënt. De volgende drie groeperen dossiers op basis van een rol: een accountmanager, een verantwoordelijke declaratieproces of een verantwoordelijk advocaat. Gebaseerd op dossiertype groepeert dossiers op classificatie in plaats van op partij of rol. De laatste drie, Voorschotnota, Declaratie RvR en Lege declaratie, declareren helemaal geen openstaande verrichtingen. Ze maken een specifiek type declaratie aan op een dossier dat u selecteert.

De onderstaande tabel geeft u een kort overzicht. In de secties daarna wordt elke optie uitgebreider toegelicht.

Gebaseerd op dossier

Legalsense maakt een declaratie aan voor het dossier dat u selecteert. Gebruik deze optie om één dossier te declareren zonder het menu Declaraties te verlaten. Bent u al op de dossierpagina, gebruik dan daar de knop Nieuwe declaratie. Zie het artikel ↪ Afzonderlijke dossiers declareren voor de volledige werkwijze.

Scherm voor het selecteren van een dossier om een nieuwe declaratie op basis van een dossier aan te maken.

Gebaseerd op debiteur

Een debiteur is de partij naar wie Legalsense de declaratie daadwerkelijk verstuurt. Dat is niet altijd de cliënt voor wie u het werk hebt gedaan. In het artikel ↪ Declareren aan derden leest u hoe debiteuren werken.

Legalsense maakt een declaratie aan voor de debiteur die u selecteert, inclusief alle dossiers die aan die debiteur zijn gekoppeld.

Scherm voor het selecteren van een debiteur om een nieuwe declaratie op basis van een debiteur aan te maken.

Nadat u de debiteur hebt geselecteerd, kunt u ervoor kiezen om alle dossiers van deze debiteur op één declaratie te declareren, of voor elk dossier een aparte declaratie aan te maken. Gebruik deze optie wanneer dossiers, die mogelijk bij verschillende cliënten horen, aan dezelfde debiteur worden gedeclareerd en u ze samen wilt afhandelen, ongeacht bij welke cliënt ze horen.

Gebaseerd op cliënt

Legalsense maakt een declaratie aan voor de cliënt die u selecteert, inclusief alle dossiers die aan die cliënt zijn gekoppeld.

Scherm voor het selecteren van een cliënt om een nieuwe declaratie op basis van een cliënt aan te maken.

Gebruik deze optie als u alles voor één cliënt in één keer wilt declareren, ongeacht aan welke debiteur elk dossier wordt gedeclareerd.

Gebaseerd op moedercliënt

Legalsense maakt een declaratie aan voor de moedercliënt die u selecteert, inclusief alle dossiers die zijn gekoppeld aan die moedercliënt en aan alle dochtercliënten die deze als hun moedercliënt hebben ingesteld.

Scherm voor het selecteren van een moedercliënt om een nieuwe declaratie op basis van een moedercliënt aan te maken.

Gebruik deze optie wanneer u een groep gerelateerde bedrijven gezamenlijk declareert in plaats van per cliënt. In het artikel ↪ Cliëntbeheer leest u hoe u een dochteronderneming aan de moedercliënt koppelt.

Gebaseerd op accountmanager

Selecteer de accountmanager voor wie u declaraties wilt aanmaken. Legalsense toont alle dossiers die zijn gekoppeld aan cliënten waarvoor die gebruiker als accountmanager is ingesteld, en u selecteert welke daarvan u wilt declareren.

Scherm voor het selecteren van een accountmanager om een nieuwe declaratie op basis van een accountmanager aan te maken.

Gebruik deze optie om te declareren per relatiebeheerder in plaats van per cliënt of debiteur, bijvoorbeeld wanneer een accountmanager in één keer declaraties wil laten opmaken voor al zijn of haar cliënten.

Gebaseerd op verantw. decl.

Selecteer de verantwoordelijke declaratieproces voor wie u declaraties wilt aanmaken. Legalsense toont alle dossiers waarop die gebruiker als verantwoordelijke declaratieproces is ingesteld, en u selecteert welke daarvan u wilt declareren.

Selectiescherm voor de verantwoordelijke declaratieproces, met de dossiers waarvan de geselecteerde gebruiker verantwoordelijke declaratieproces is.

De overige selectievelden zijn gelijk aan die op de andere declaratieschermen, met één verschil: hier kunt u ook toevoegingsdossiers en/of faillissementsdossiers uitsluiten.

Gebruik deze optie om te declareren op basis van wie verantwoordelijk is voor het declaratieproces van een dossier, bijvoorbeeld wanneer een verantwoordelijke declaratieproces de eigen dossiers volgens een ander schema wil declareren dan de rest van het kantoor.

Gebaseerd op verantw. adv.

Deze optie werkt grotendeels hetzelfde als Gebaseerd op verantw. decl., alleen selecteert u een verantwoordelijk advocaat in plaats van een verantwoordelijke declaratieproces.

Selectiescherm voor de verantwoordelijk advocaat, met de dossiers waarvan de geselecteerde gebruiker verantwoordelijk advocaat is.

Gebruik deze optie om te declareren op basis van wie dagelijks verantwoordelijk is voor de behandeling van het dossier. Dat kan een andere persoon zijn dan de verantwoordelijke declaratieproces.

Gebaseerd op dossiertype

Als u uw dossiers in verschillende types hebt ingedeeld (zoals procesvoering of advies), kunt u declaraties per dossiertype aanmaken door het type te selecteren in Type dossier. Dossiertypes configureert u via Instellingen → Lijsten → Dossiertypes.

Scherm voor het selecteren van een dossiertype om een nieuwe declaratie op basis van dossiertype aan te maken.

Gebruik deze optie om te declareren per praktijkgebied of dossierclassificatie, bijvoorbeeld wanneer procesdossiers volgens een ander schema worden gedeclareerd dan adviesdossiers.

Voorschotnota

Klik op deze optie om een voorschotnota aan te maken.

Scherm voor het aanmaken van een voorschotnota.

Dit werkt hetzelfde als het aanmaken van een voorschotnota vanuit de dossierpagina, maar hier selecteert u ook zelf het dossier. Zie het artikel ↪ Voorschotnota's aanmaken (verouderd) voor de volledige procedure.

Gebruik deze optie om een voorschot te declareren zonder eerst het dossier te openen, bijvoorbeeld wanneer u al vanuit het menu Declaraties met een reeks andere declaraties bezig bent.

Declaratie RvR

Klik op deze optie om een declaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand (RvR) aan te maken voor een toevoegingsdossier. Legalsense waardeert het werk op het aantal punten dat aan het dossier is toegekend, vermenigvuldigd met het honorarium per punt van de RvR voor het jaar waarin het werk is verricht, en trekt een eventueel al gedeclareerde eigen bijdrage daarvan af.

Scherm voor het aanmaken van een RvR-declaratie.

Gebruik deze optie in plaats van rechtstreeks bij de cliënt te declareren wanneer een dossier het Nederlandse tariefschema voor toevoegingen gebruikt en u de declaratie in plaats van of naast de cliënt aan de RvR moet richten. Zie het artikel ↪ Tariefschema's voor de werking van het tariefschema voor toevoegingen en de bijbehorende punten.

Lege declaratie

Klik op deze optie om met een lege declaratie te beginnen. Vul het dossier in waarvoor u de declaratie wilt aanmaken en selecteer de bron voor de tekstvelden.

Scherm voor het aanmaken van een lege declaratie, met het dossierveld en de keuze voor de tekstbron.

Legalsense maakt de declaratie aan zonder regels, zodat u deze zelf toevoegt, zoals verrichtingen, voorschotten, verschotten of overige regels. Gebruik deze optie als geen van de andere methoden past en u de declaratie liever vanaf het begin opbouwt.

Let op: U kunt ook direct vanaf de dossierpagina een voorschotnota of een lege declaratie aanmaken. Zie het artikel ↪ Afzonderlijke dossiers declareren.