Declaratie workflow

In Legalsense heeft u de optie om declaraties middels een workflow te laten controleren om zo tot een correcte declaratie te komen die verzonden kan worden naar uw cliënt. Vaak moeten declaraties langs meerdere verantwoordelijken in het proces. De declaratie workflow helpt om dit proces te automatiseren, waardoor de doorlooptijd van de facturatie aanzienlijk verkort wordt. Bovendien biedt de workflow de mogelijkheid om stappen en wijzigingen op elk moment terug te vinden waardoor het proces overzichtelijker wordt.

De declaratie workflow kan per installatie volledig naar eigen inzicht worden ingericht. Dit betekent dat het aantal stappen, de verantwoordelijke per stap en de bijbehorende acties flexibel kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw kantoor.

De declaratie workflow is een functionaliteit die niet standaard aanstaat. Indien u dit wilt gebruiken, kunt u hiervoor contact opnemen met Legalsense support. Zij kunnen de workflow voor u activeren en de stappen instellen zoals door u gewenst en aangegeven. 

Inrichting van de declaratie workflow

Voor de inrichting van de declaratie workflow kunnen meerdere keuzes gemaakt worden voor de inrichting van de stappen en de volgorde hierin die hieronder worden toegelicht. 

Verantwoordelijken

Iedere stap binnen de declaratie workflow dient gekoppeld te worden aan een verantwoordelijke. De verantwoordelijken die aan een stap gekoppeld kunnen worden, kunnen gekozen worden op basis van verschillende eigenschappen: 

• Rol: Hierbij kunnen de verantwoordelijken een van de volgende gebruikers zijn:
  • Verantwoordelijke advocaat van een dossier.
  • Verantwoordelijke declaratieproces van een dossier.
  • Accountmanager van de cliënt.
  • Declaratie assistent van de verantwoordelijke advocaat, verantwoordelijke in het declaratieproces of accountmanager. De declaratie assistent kan ingevoerd worden op het gebruikersprofiel van de verantwoordelijke.
  • Verantwoordelijke van een praktijkgroep.
• Permissie of permissiegroep: Verantwoordelijken die een specifieke permissie toegekend hebben of zich bevinden in een specifieke permissiegroep. Een overzicht van alle permissies en standaard permissiegroepen, kunt u hier terugvinden: Standaard groepen (permissies) in Legalsense.
• Specifieke gebruiker: Hierbij kan uit een lijst gebruikers een verantwoordelijke worden gekoppeld aan een specifieke stap.

Verplichte notities

Bij het instellen van de stappen en de bijbehorende verantwoordelijken kan per stap worden bepaald dat na goedkeuring van de taak een opmerking verplicht is. Dit is een vrij tekstveld waarin een gebruiker een toelichting of vraag kan stellen. Deze notitie is zichtbaar voor alle volgende verantwoordelijken in de workflow en wordt ook opgeslagen in de historie van de declaratie. 

Drempelwaarde

Een drempelwaarde kan ingesteld worden voor de gehele workflow of per stap. De drempelwaarde kan worden vastgesteld als een specifiek bedrag en/of percentage. Wanneer beide worden opgevoerd, zal de declaratie alleen worden doorgezet als beide drempelwaarden zijn overschreden. De drempelwaarde geldt enkel voor afboekingen en aanpassingen van de tijdregels die daarmee de waarde van de conceptdeclaratie in mindering brengen.  Wanneer de verantwoordelijke een wijziging aanbrengt aan de concept declaratie die de drempelwaarde overschrijdt dan wordt hier een extra stap geactiveerd die de concept declaratie langs een ingestelde verantwoordelijke stuurt als extra controle dan wel goedkeuring. 
Bijvoorbeeld, de drempelwaarde is ingesteld op € 200,- . De verantwoordelijke van stap twee in het proces wijzigt de declaratie met € 100,-. De declaratie hoeft dan niet voor een extra controle langs de ingestelde verantwoordelijke en gaat direct door naar de volgende stap in de workflow. Is de wijziging wel hoger dan € 200,- dan wordt een extra stap aan de workflow toegevoegd voor een extra controle bij de ingestelde verantwoordelijke. De ingestelde verantwoordelijke kan ingesteld worden als iedere optie die hierboven bij 'Verantwoordelijken' zijn toegelicht.

Belangrijk! De drempelwaarde wordt altijd berekend op basis van het bedrag aan het einde van een stap in vergelijking met de initiële waarde van de conceptdeclaratie, en niet ten opzichte van de waarde van de declaratie bij de vorige stap.

Dit betekent dat de drempelwaarde kijkt naar het oorspronkelijke bedrag van de conceptdeclaratie, ongeacht de wijzigingen die tijdens de tussenliggende stappen zijn aangebracht. Het maakt dus niet uit hoeveel er al is veranderd in vorige stappen; de drempelwaarde wordt vergeleken met de eerste waarde van de conceptdeclaratie. 

Overzichten en acties

Zodra de declaratie workflow is geactiveerd, zijn de tabbladen 'Taken' en 'Takenoverzicht' beschikbaar onder het tabblad 'Declaraties'.

Taken

Het overzicht taken geeft alle taken weer van de ingelogde gebruiker. Vanuit dit overzicht kan de gebruiker per taak de conceptdeclaratie controleren door erop te klikken waarmee de gebruiker de conceptdeclaratie opent. Hier heeft de gebruiker nu de volgende knoppen beschikbaar:

Goedkeuren: De declaratie is gecontroleerd en wordt binnen de workflow doorgezet naar de eerstvolgende verantwoordelijke. Hiermee wordt een pop-up geopend waarin u ziet bij wie de volgende stap komt te liggen met het notitie veld:

Doorschuiven: De declaratie wordt dan doorgezet naar een andere gebruiker die geen onderdeel is van de workflow als verantwoordelijke maar die bijvoorbeeld ook aan het dossier gewerkt heeft. Wanneer er voor deze optie gekozen wordt, kan ook het vinkje ‘Terug naar mij’ worden aangezet. Hiermee gaat de declaratie na voltooiing door de doorgeschoven verantwoordelijke weer terug naar de verantwoordelijke van de vorige stap. 

Later declareren: De declaratie wordt direct doorgezet naar de Financial Admin die de concept declaratie kan verwijderen. Hiermee worden alle declarabele objecten van de conceptdeclaratie terug gezet op het desbetreffende dossier.

Takenoverzicht

Het takenoverzicht bevat alle taken binnen de workflow ongeacht aan welke gebruiker deze is gekoppeld. Gebruikers met de permissiegroep 'Financial admin' hebben toegang tot dit tabblad en hebben volledig overzicht en beheer over alle taken en daarmee de concept declaraties in de workflow. Zij kunnen acties uitvoeren via het takenoverzicht om zo de workflow te beïnvloeden, bijvoorbeeld indien een medewerker ziek is en u de aan die medewerker gekoppelde taken wilt doorzetten naar een andere gebruiker.

Wilt u het takenoverzicht ook inzichtelijk maken voor andere gebruikers dan kan dit middels de permissie 'view_taskoverview'. Hiermee geeft u enkel het inzicht in de taken, maar kunnen de gebruikers geen wijzigingen aanbrengen en daarmee de workflow beïnvloeden. 

Let op: Om een declaratie volledig te kunnen openen, moet de gebruiker minimaal de juiste rechten hebben om declaraties van anderen in te kunnen zien. Zonder deze permissie blijft het declaratieoverzicht beperkt toegankelijk.

Permissies

Naast eerder genoemde permissies, zijn er nog twee andere permissies specifiek beschikbaar voor de declaratie workflow:

• can_change_invoice_in_workflow: Met deze permissie kan een gebruiker declaraties bewerken binnen de workflow als de taak aan de betreffende gebruiker is toegekend. Dit is met name relevant voor gebruikers die normaal geen declaraties kunnen bewerken.
• alter_workflow_loglines: Met deze permissie kan een gebruiker ook tijdregels wijzigen in de declaratie workflow. De mogelijkheid om tijdregels aan te kunnen passen dient altijd in combinatie gebruikt te worden met een permissie om declaraties te mogen bewerken, zoals can_change_invoice_in_workflow.

Status en historie bekijken

Gebruikers kunnen bij het openen van een declaratie zien in welke stap deze zich bevindt. 
Via de knop 'Geschiedenis' kunnen o.a. eerdere taken, verantwoordelijken en notities worden geraadpleegd. Daarnaast is het mogelijk om de declaratie in te zien zoals deze was vóór een wijziging.

Notificaties

Om een vlotte doorloop van de workflow te bevorderen, biedt Legalsense de mogelijkheid om notificatie e-mails te versturen. Er kunnen meerdere e-mails worden ingesteld, waarbij zowel de inhoud van het bericht als het verzendmoment flexibel bepaald kan worden. Per workflow stap kan worden ingesteld of een verantwoordelijke deze notificatie(s) ontvangt.