Release 25.04 April

Er heeft een toevoeging plaats gevonden voor release 25.03. Deze kunt u teruglezen in Toevoeging release 25.03.

Uitgebreidere budget functionaliteit

Legalsense ondersteunt budgetten op basis van een dossier en/of subdossier. Op dit moment wordt, wanneer een budget is ingesteld, dit berekend op basis van alle tijdregels op het geselecteerde dossier of subdossier. Vanaf release 25.04 wordt het mogelijk om een periode aan een budget toe te voegen middels de nieuwe velden 'Startdatum' en 'Einddatum'.

Wanneer een periode wordt ingesteld voor het budget, worden alleen de tijdregels met een datum binnen de geselecteerde periode meegenomen. Deze velden bieden vier mogelijke opties voor het instellen van een budget:

• Zonder een start- en einddatum: het budget neemt alle tijdregels mee die zijn geschreven op het dossier of subdossier. Dit is gelijk aan de budgetfunctionaliteit vóór release 25.04.

• Met een start- en een lege einddatum: het budget neemt alle tijdregels mee die beginnen vanaf de startdatum en daarna.

• Met een einddatum en een lege startdatum: het budget neemt alle tijdregels mee die zijn geschreven vóór de geselecteerde einddatum.

• Met een start- en einddatum: het budget neemt alleen de tijdregels binnen de geselecteerde periode mee.

Het is mogelijk om meerdere budgetten in te stellen voor een dossier en/of subdossier met verschillende of overlappende perioden.

Om de nieuwe functionaliteit van budget per periode te ondersteunen, zijn er twee nieuwe velden toegevoegd aan het budgetrapport: 'Geldig vanaf' en 'T/m'. Door deze filters toe te passen, toont het rapport alle budgetten die (gedeeltelijk) geldig zijn binnen de geselecteerde periode. Bijvoorbeeld, als een budget voor een dossier is ingesteld van 01-01-2025 tot 31-12-2025, en u filtert het rapport voor de periode tussen 01-04-2025 en 30-04-2025, wordt het volledige budget in de resultaten weergegeven.

Budgetnotificaties

Naast de nieuwe periode-optie is de functionaliteit voor budgetnotificaties verbeterd en configureerbaar gemaakt. Voorheen toonde Legalsense een gele notificatie wanneer 80% van het budget was bereikt en een rode notificatie bij 100% of meer.

Vanaf release 25.04 kunt u deze notificaties zelf aanpassen via 'Instellingen' - 'Algemeen' - 'Systeem' in de 'Budget' sectie.

• Een blauwe notificatie kan worden ingeschakeld voor een percentage naar keuze. Standaard is dit uitgeschakeld (ingesteld op 0).
• De gele notificatie kan ook worden aangepast van de standaard 80% naar elk gewenst percentage.
• De rode notificatie blijft vast en verschijnt altijd wanneer 100% van het budget is bereikt; dit percentage kan niet worden gewijzigd.

Naast de bovengenoemde uitbreidingen, kunt u nu ook de verantwoordelijke declaratieproces selecteren voor het ontvangen van notificaties. Hierdoor kunt u nu de tijdschrijver een notificatie laten krijgen bij het schrijven van tijd, of de dossier verantwoordelijke en/of verantwoordelijke declaratieproces wanneer een budgetdrempel is bereikt.

Voor meer informatie over de budgetfunctionaliteit, kunt u ons kennisartikel Budgetten raadplegen.

Verschotten

Er is een nieuwe filter 'Cliënt' toegevoegd aan de zoekpagina voor verschotten. Deze filter toont alle verschotten die gekoppeld zijn aan dossiers van de geselecteerde cliënt.

Declareren

In een eerdere release hebben we een probleem geïdentificeerd waarbij het handmatig bewerken van de e-mailtekst van de declaratie ervoor zorgde dat dynamische codewoorden (zoals {{ invoice_number }}) niet correct werden ingevuld. Om dit op te lossen, hebben we de generering van de e-mailtekst aangepast, zodat deze plaatsvond op het moment dat de declaratie werd gefinaliseerd. Dit betekende echter ook dat het niet meer mogelijk was om de e-mailtekst voorafgaand aan het finaliseren van de declaratie te bekijken.

Om dit te verhelpen en te voorkomen dat we terug zouden vallen in de vorige situatie, hebben we een 'Voorbeeldweergave' knop toegevoegd naast de knop 'Opslaan als concept'. Hierdoor kunt u op elk moment in het declaratieproces een preview van de e-mailtekst bekijken, zodat u deze nog kunt controleren voordat de declaratie wordt verzonden, zelfs als de declaratie nog niet is gefinaliseerd.

Overig

• IRIS, een partner van iManage, heeft een nieuwe versie van hun iManage (Work) API uitgebracht. Om deze update te ondersteunen, hebben wij onze integratie vernieuwd om compatibiliteit te waarborgen met de laatste versie van de API. Dit stelt klanten in staat om over te schakelen naar de nieuwere versie van de IRIS iManage API en gebruik te maken van de nieuwe functies die deze versie biedt.

• De pagina's 'Declaraties' - 'Betalingen' en 'Declaraties' - 'E-mails' zijn bijgewerkt naar de vernieuwde stijl van Legalsense, consistent met de 'Gebruikers' tab.

APIv3

• Alle velden van het 'Addresses' endpoint zijn nu toegankelijk via de extra_fields parameter. Deze verbetering maakt het mogelijk om selectief specifieke velden op te halen in de list view, waardoor de complexiteit van de query wordt verminderd en de prestaties mogelijk worden verbeterd. 
• Het 'can_archive' veld is beschikbaar gesteld in de list view van het 'Matters' endpoint, waar het eerder alleen toegankelijk was via de detail view. 
• De volgende velden zijn toegevoegd aan de extra_fields parameter van het 'Practicegroups' endpoint: 'boss', 'is_active', 'chinese_wall_kind' en 'current_members'. 
• De volgende velden zijn toegevoegd aan de extra_fields parameter van het 'Targets' endpoint: 'amount', 'begin_date', 'end_date', 'billable_time' en 'total_time'. 
• De velden 'billed_amount' en 'billed_amount_ex_office_expenses' zijn toegevoegd aan de extra_fields parameter van het 'Invoicelines' endpoint. 
• Het is nu mogelijk om dossiers te archiveren en/of te dearchiveren via de APIv3 voor het 'Matters' endpoint. 
  Voor het dearchiveren van dossiers is het mogelijk om het veld 'keep_archive_number' in te stellen, wat een verplicht boolean veld is.
  Voor het archiveren van dossiers is het mogelijk om de volgende velden in te stellen:
  • 'archive_date', wat optioneel is en standaard op vandaag is ingesteld
  • 'archive_number', wat optioneel is en standaard op het volgende nummer in de instellingen is ingesteld
  • 'notes', wat optioneel is en standaard leeg blijft
  • 'retention_period', wat optioneel is en standaard leeg blijft

Mobile App

Een nieuwe versie (2025.03.28) van de mobiele app is uitgebracht in de Apple App Store en Google Play Store (Android). Deze versie brengt enkele kleine verbeteringen op het gebied van prestaties, stabiliteit en compatibiliteit.

Wij raden aan om de nieuwste versie van onze app te installeren. Ondersteuning voor eerdere versies van de app wordt verwijderd in de release van juni (25.06). Wij verzoeken u vriendelijk om alle gebruikers binnen uw kantoor te informeren en hen te adviseren om de nieuwste versie te updaten.

Voor meer informatie over de functionaliteiten van Legalsense verwijzen wij u graag naar onze kennisbank.