Gesproken tijdregistratie (tijd schrijven) maakt het sneller en eenvoudiger om uw werk vast te leggen in Legalsense. In plaats van het formulier voor tijd schrijven handmatig in te vullen, kunt u een of meer tijdregels in uw eigen woorden beschrijven. Legalsense verwerkt uw opname en zet deze om in concept-tijdregels ter beoordeling, zodat u sneller tijd kunt vastleggen terwijl de details nog vers in het geheugen liggen.
Gesproken tijdregistratie kan meer dan een enkele, eenvoudige tijdregel vastleggen: in een opname kunt u meerdere tijdregels beschrijven, specifieke datums of relatieve datums noemen zoals "gisteren" of "volgende dinsdag", en zelfs tijdregels beschrijven over een datumbereik, over meerdere dossiers en verrichtingen. U kunt het ook gebruiken om alvast notities vast te leggen: u maakt dan tijdregels aan als concept om later te bewerken. Dit geeft u een flexibele manier om tijd te dicteren in een natuurlijke stijl.
Gesproken tijdregistratie is beschikbaar vanaf Release 26.04.
Goed om te weten
Gesproken tijdregistratie is alleen beschikbaar wanneer deze functie is ingeschakeld voor uw omgeving door uw beheerder of door Legalsense Support. Wanneer de functie beschikbaar is, herkent u deze aan de invoeroptie Spraak op de pagina Tijd schrijven.
De spraakrecorder is momenteel alleen beschikbaar op de desktopversie van de website. Ondersteuning voor mobiele apparaten, zoals de mobiele app van Legalsense, is gepland voor een toekomstige release.
Gesproken tijdregistratie maakt concept-tijdregels aan, geen definitieve tijdregels, dus u dient het gegenereerde resultaat altijd te beoordelen voordat u het goedkeurt. Zie voor meer informatie over het beoordelen, bewerken en goedkeuren van deze resultaten het artikel Concept-tijdregels.
Gesproken tijdregistratie maakt gebruik van AI om uw opgenomen audio om te zetten in concept-tijdregels. Het gebruik van AI maakt de functie krachtig en flexibel, maar betekent ook dat de uitvoer niet altijd perfect is en dat u bij vrijwel identieke gesproken tijdregels verschillende resultaten kunt zien. Dit is normaal.
Een gesproken tijdregistratie opnemen
- Ga naar Tijd → Tijd schrijven. Dit is meestal de startpagina van Legalsense.
- Open het tabblad Spraak in het invoergedeelte.
- Klik op de microfoonknop om de opname te starten. De eerste keer vraagt uw browser toestemming om uw microfoon te gebruiken.
- Spreek uw tijdregel duidelijk in. Noem zoveel als u wilt: idealiter vermeldt u de duur, verrichting en het dossier. U kunt de opname pauzeren en hervatten indien nodig.
- Klik op Opslaan wanneer u klaar bent.
Tijdens het opnemen toont de timer de huidige duur. Een gloed rond het opnamepictogram geeft het niveau van de gedetecteerde geluidsactiviteit aan.
Voorbeelden
U hoeft geen speciale commandos te gebruiken: natuurlijke spreektaal werkt het beste. Dit zijn goede basisvoorbeelden:
- "Vandaag heb ik een uur vergaderd met Carglass over arbeidsovereenkomsten."
- Hierin worden de datum, duur, verrichting, cliënt (optioneel) en het dossier genoemd.
- "Gisteren heb ik 30 minuten correspondentie geschreven voor het dossier Bayern-overname. Opmerking: dossier moet nog worden aangemaakt."
- "Voeg twee regels toe: 15 minuten correspondentie voor Carglass en een uur opstellen voor Aegon."
- U kunt de cliënt noemen in plaats van het dossier, maar dan kan het geselecteerde dossier leeg blijven of correctie nodig hebben in het concept.
- "17 maart, anderhalf uur, opstellen voor dossier 10010.2."
- "Voeg elke dinsdag in juni een uur interne vergadering toe voor De Bakker."
U kunt ook:
- Subdossiers, producten of Recofa-categorieën noemen (als u gerelateerde dossiers heeft).
- "Vandaag 3,5 uur intern overleg over de activa van failissement Pijper."
- "Volgende week woensdag ga ik 12,1 uur stukken opstellen voor de bezwaarprocedure van DB tickets."
- Meerdere datums noemen: "Ik heb elke ochtend vorige week een e-mail gestuurd, 10 minuten per keer."
- Voor meerdere personen tijd schrijven in één opname. Noem uw collega's, bijvoorbeeld "een uur vergaderd bij Carglass, met Sarah en Tom van ons team", en Legalsense maakt een apart concept aan voor u en voor elke collega die u noemt.
- Aangeven wat in de omschrijving of het opmerkingenveld moet komen.
- Legalsense probeert dit automatisch te bepalen als u meer informatie geeft dan strikt noodzakelijk.
- Het dossier- of verrichtingsnummer gebruiken in plaats van de naam.
- Synoniemen gebruiken voor verrichtings- of dossiernamen als deze nauw verwant zijn. Bijvoorbeeld: "E-mail schrijven" wordt gekoppeld aan "Correspondentie" als dat de enige gerelateerde verrichting is.
- Een beschrijvende stijl ("Vandaag had ik een vergadering ...") of een opdrachtgevende stijl ("Maak een tijdregel aan voor vandaag ...") gebruiken.
Wanneer u collega's noemt, maakt Legalsense voor elk van hen een apart concept aan, allemaal aan u toegewezen om te beoordelen. U kunt een concept op naam van iemand anders alleen goedkeuren als u normaal gesproken machtiging heeft om tijd voor anderen te schrijven. Als u die machtiging niet heeft, kunnen die concepten niet worden goedgekeurd en dient u contact op te nemen met uw beheerder.
Aanbevelingen:
- Wees expliciet.
- Experimenteer een beetje om te ontdekken wat voor u werkt.
- Gebruik concept-tijdregels als tijdelijke aanduiding voor informatie: een concept-tijdregel hoeft niet volledig te zijn.
- Spreek op een natuurlijke manier, maar houd achtergrondgeluid waar mogelijk laag.
Ook als Legalsense verkorte of complexere instructies kan verwerken, is het het beste om te beginnen met eenvoudige, volledige zinnen totdat u vertrouwd bent met de functie.
Wat er gebeurt na het indienen
Nadat u uw opname heeft ingediend, verwerkt Legalsense deze op de achtergrond. Dit kan even duren, waardoor het resultaat mogelijk niet direct verschijnt. Een verwerkingstijd van 10 tot 60 seconden is normaal. U kunt doorwerken of naar een andere pagina navigeren; Legalsense verwerkt de opname en de concepten verschijnen wanneer u terugkeert naar of de pagina Tijd schrijven vernieuwt.
Wanneer de verwerking is voltooid, maakt Legalsense een of meer concept-tijdregels aan op de pagina Tijd schrijven. Deze concepten kunnen ontbrekende of onjuiste informatie bevatten, dus u dient ze altijd te beoordelen voordat u ze goedkeurt. Zie voor meer informatie over het beoordelen, bewerken en goedkeuren van concept-tijdregels het gerelateerde artikel Concept-tijdregels.
Als er na enkele minuten geen concept verschijnt, is de verwerking mogelijk mislukt. Probeer een nieuwe opname in te dienen. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met support.
Veelvoorkomende problemen
Ik zie het tabblad Spraak niet
Gesproken tijdregistratie is mogelijk niet ingeschakeld voor uw omgeving, of u heeft mogelijk geen toegang tot de vereiste machtigingen voor de urenstaat of concept-tijdregels. Neem contact op met uw beheerder of Legalsense Support.
Mijn microfoon werkt niet
Controleer of uw browser toestemming heeft om uw microfoon te gebruiken. Als de toestemming eerder is geweigerd, moet u dit mogelijk wijzigen in uw browserinstellingen voordat u het opnieuw probeert.
De opnameknop is grijs
Als de microfoonknop grijs is, is de recorder niet gereed om een nieuwe opname te starten. Dit kan gebeuren wanneer uw browser geen geldig audioformaat ondersteunt voor de recorder, wanneer microfoontoestemming is geweigerd, of wanneer de maximale opnameduur al is bereikt voor de huidige opname.
De tijdsweergave onder de opnameknop toont de huidige en maximale duur van de opname. Als u de maximale duur heeft bereikt, kunt u de huidige invoer indienen en daarna doorgaan, de recorder opnieuw instellen met de knop Opnieuw instellen, of de pagina vernieuwen. Uw opname wordt alleen opgeslagen als u deze indient.
Als de knop niet grijs is vanwege de maximale duur, controleer dan eerst of uw browser microfoontoegang toestaat voor Legalsense. Als de toestemming eerder is geweigerd, moet u dit mogelijk wijzigen in uw browserinstellingen. Als het probleem aanhoudt, probeer dan een andere ondersteunde browser (recente versies van Firefox, Chrome en Safari) of neem contact op met uw beheerder of Legalsense Support.
Ik heb een opname ingediend, maar er verscheen geen concept
Wacht even en vernieuw de pagina. Verwerking vindt plaats op de achtergrond en kan even duren. Een wachttijd van 10 tot 60 seconden is normaal, afhankelijk van de server- en servicebelasting.
Als er na enige tijd geen concept verschijnt, probeer het dan opnieuw met een kortere en duidelijkere opname. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met uw beheerder of Legalsense Support.
Het concept is onvolledig of de gegevens kloppen niet
Het interpreteren van gesproken taal naar een gestructureerde tijdregel is niet altijd eenvoudig: soms moet de AI-provider een schatting maken. Gesproken tijdregistratie is ontworpen om eerst concepten aan te maken, zodat correcties kunnen worden aangebracht voordat een normale tijdregel wordt aangemaakt. Voeg de ontbrekende informatie handmatig toe en keur het concept vervolgens goed, of verwijder het concept en neem een nieuwe invoer op met duidelijke audio en met de vereiste gegevens expliciet vermeld.
Als een bepaald gebruikspatroon steeds slecht presteert, neem dan contact op met Legalsense Support: uw feedback helpt ons de functie te verbeteren.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.