Beheren van gebruikers

Het is binnen Legalsense, indien u daar de specifieke toegangsrechten voor heeft, mogelijk om de gebruikers zelf te beheren. 

Beheren van gebruikers

Onder het beheren van gebruikers vallen het aanmaken van gebruikers, het wijzigen van gebruikers en het uit dienst melden van gebruikers. Het gebruikersbeheer vindt plaats onder het kopje "Gebruikers" 

Hierboven ziet u de gebruikers die binnen deze demo omgeving actief, inactief zijn of in het archief staan.

Toevoegen van een gebruiker

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen klikt u op "Nieuwe gebruiker". Het scherm om de gegevens van de nieuwe gebruiker in te vullen wordt dan geopend:

De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht. De velden Titel, Initialen, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam en Afkorting spreken voor zich. 

De overige opties worden hieronder verder toegelicht.

Is fee earner: Wanneer u de nieuwe gebruiker activeert als fee-earner, wordt deze door Legalsense ook aangemerkt als fee-earner en wordt u hiervoor belast. 

Notitie persoonlijk dashboard: In het vak "notitie persoonlijk dashboard" kunt u een notitie invullen die in het persoonlijk dashboard van de gebruiker getoond wordt. 

Startdatum: De startdatum van de nieuwe gebruiker kan zelf ingesteld worden. U kunt dus al een gebruiker aanmaken die pas later in dienst zal komen. Tot de startdatum zal de gebruiker als inactief bestaan.

Einddatum: De einddatum van de gebruiker kan hier ingevuld worden. Tot de ingestelde datum kan de gebruiker nog inloggen in Legalsense, daarna heeft de gebruiker geen toegang meer. De nog niet gedeclareerde tijd van deze gebruiker blijft echter wel beschikbaar om uit te declareren.

Personeelsnummer: Het is mogelijk om het personeelsnummer van de gebruiker in te vullen. Dit nummer komt ook terug in de gebruikersexport en kan bijvoorbeeld gebruikt worden als basis voor het aanmaken van een dossiernummer of verdeling van de omzet naar het boekhoud systeem.

Verwachte uren factor: De ingevoerde waarde bepaald of er een factor moet worden toegepast op de verwachte declarabele uren van deze gebruiker. Dit kan van pas komen bij ziekte of verlof.

Assistent declaratieproces: Hier kan 1 gebruiker worden gekoppeld als assistent op het declaratieproces.

Gebruikersnaam: Dit is een verplicht veld en moet uniek zijn. Dit is de naam die de gebruiker invult als gebruikersnaam bij het inloggen in Legalsense.

E-mail: Het e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van een welkomstemail of voor het sturen van een wachtwoord reset link. Het is daarom een verplicht veld.

Permissies: De groepen zijn belangrijk want deze bepalen welke rechten een gebruiker binnen Legalsense heeft. Een gebruiker moet minimaal gekoppeld worden aan de groep Timekeeper om in te kunnen loggen in Legalsense.

Een korte verklaring van alle groepen is hier te vinden: Groepen

Praktijkgroepen: Als in uw organisatie praktijkgroepen/secties worden gebruikt, kunt u hier de betreffende praktijkgroep opgeven.

Functie: De functie is verplicht om aan te geven. De functies worden gedefinieerd bij 'Instellingen - 'Lijsten' - 'Functies'.  

Verstuur welkomstmail: Als hier een vinkje bij gezet wordt dan zal na het opslaan automatisch een e-mail naar de gebruiker gestuurd worden met het verzoek om een wachtwoord aan te maken. Het e-mailadres moet wel al bestaan en geactiveerd zijn. Als dit nog niet het geval is en Legalsense stuurt een welkomstmail dan wordt deze geweigerd en het e-mailadres zal dan op inactief gezet worden. U kunt dan geen welkomstmail of nieuw wachtwoord meer laten versturen/aanmaken.

Als u klikt op 'Opslaan' wordt de medewerker in de database opgeslagen.

Een korte uitleg over het toevoegen van een gebruiker vindt u in deze video: toevoegen van een gebruiker

Wijzigen van een gebruiker

Bewerken van gebruikersgegevens

Om de gegevens van een gebruiker aan te passen gaat u naar "Gebruikers" en klikt u naast de gebruikersnaam op het icoontje "Bewerken".

U komt dan weer in het hetzelfde scherm als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker waar het mogelijk is om de gewenste gegevens aan te passen. 

Naast de mogelijkheid om de eerder besproken velden aan te passen, is hier ook de mogelijkheid om enkele voorkeuren op gebruikersniveau aan te passen. 

Taal:  Deze waarde staat standaard op de instelling van de Legalsense omgeving, maar kan dus naar wens per gebruiker worden ingesteld.

Standaard rapportage valuta: Hier kan worden ingegeven met welke valuta de rapportages voor deze gebruiker moeten worden weergegeven. 

Aanpassen van tarieven en functies

Het aanpassen van de persoonlijke tarieven en de functie gebeurt op de gebruiker zelf. In gebruikerslijst (Via Gebruikers) klikt u op de gebruiker waarvan u de tarieven of functie wilt aanpassen:

Tarieven: Om het tarief te kunnen aanpassen klikt u op Bewerken:

U kunt hier bestaande tarieven aanpassen, toevoegen of verwijderen.

Functie: Hier kunt u de functie van de gebruiker aanpassen door op "Bewerken" te klikken:

In bovengenoemd scherm kunt u een gebruiker een nieuwe functie toekennen of een bestaande functie aanpassen.

Faillissement

Onder failissement wordt alles vastgelegd wat relevant is voor het berekenen van het Recofa uurtarief. Deze gegevens kunt u bewerken door op de knop "Bewerken" te klikken:

Legalsense biedt ook de mogelijkheid om een aanwezigheidsrooster en een target aan een gebruiker toe te voegen. De functionaliteit van het aanwezigheidsrooster en targets is standaard niet actief en kan kosteloos worden geactiveerd. Mocht u dit geactiveerd willen hebben, kunt u een e-mail sturen naar support@legalsense.nl.

Targets en Roosters

Bij de gebruikers kunnen targets en aanwezigheidsroosters vastgelegd worden. De targets worden zichtbaar in het persoonlijk dashboard van de gebruiker en in zijn of haar performance overzicht. De aanwezigheidsrooster is zichtbaar in de kalender van de gebruiker. Deze ziet dan eenvoudig of de urennorm gehaald wordt.

Targets

Toevoegen van een target

Om een target in te stellen opent u eerst de betreffende gebruiker en klikt dan op 'targets' en 'Nieuw target''

Het scherm om een target toe te voegen of te bewerken wordt nu geopend:

In dit scherm kunt u de totale werkbare tijd weergeven op basis van zijn of haar FTE percentage (eventueel) rekening houdend met vakantie en ziekte e.d..

Naast de totale tijd kunt u dan ook een aangeven hoeveel uur een persoon declarabel moet zijn. Op basis van de waarde in dit veld en het bij de gebruiker aanwezige uurtarief wordt het veld 'Bedrag'  alvast door Legalsense gevuld. Dit bedrag staat voor zijn of haar omzet-target. Uiteraard kun u dit bedrag aanpassen naar een waarde die u zelf bepaald heeft.

Bedrag 2 is een intern target en is standaard niet zichtbaar voor de gebruiker maar kan wel zichtbaar gemaakt worden in het Performance rapport voor kantoor.

U kunt meerdere periode opgeven als target. Dit kunt u doen door de begin- en einddatum aan te passen.

Klik op opslaan en de target is bij deze persoon opgeslagen.

Toevoegen van een aanwezigheidsrooster

In Legalsense is het nu mogelijk om een aanwezigheidsrooster bij de medewerker toe te voegen. Klik op aanwezigheidsrooster:

Het volgende scherm is dan zichtbaar:

U kunt hier dan voor de even en oneven weken aangeven op welke dagen en hoeveel uur de medewerker werkt. Op basis hiervan is het dan ook mogelijk dat een medewerker een email ontvangt als hij of zij zijn uren nog niet volledig geregistreerd heeft.

Gebruiker uit dienst

Om een gebruiker uit dienst te melden klikt u op bewerken naast de betreffende gebruiker in het scherm "Gebruikers". U vult dan een einddatum in bij deze gebruiker. Vanaf deze datum kan de gebruiker niet meer inloggen en zal als inactief gemarkeerd worden. Gebruikers kunnen, naast dat ze inactief zijn gemaakt, ook worden gearchiveerd. U kunt op de het profiel van de betreffende gebruiker via een badge terugzien of de gebruiker inactief of gearchiveerd is en selecteerbaar is of niet.:

Gebruiker uit het archief halen

Het kan zijn dat een reeds gearchiveerde gebruiker weer in dienst komt. U hoeft dan niet een nieuwe gebruiker aan te maken maar u kunt de bestaande gebruiker uit het archief halen.

Dit doet u door naar Gebruikers te gaan en dan op de knop "Filter" te klikken en te kiezen voor "Archief". U ziet dan alle gearchiveerde gebruikers:

Om een gebruiker dan uit het archief te halen, klikt u op "Uit archief halen". De gebruiker is dan weer actief en u kunt dan weer een nieuwe welkomstemail laten sturen.

Wachtwoord instellen

Legalsense geeft er de voorkeur aan om gebruikers zelf een wachtwoord in te laten stellen. Zodra ze als 'gebruiker' zijn aangemaakt, kan er via de inlogpagina op 'wachtwoord vergeten' worden geklikt. Er wordt dan gevraagd om een e-mailadres op te geven zodat er een e-mail kan worden gestuurd over het instellen van het wachtwoord. Op deze manier weet in principe alleen de gebruiker zelf zijn of haar wachtwoord.

U kunt echter zelf ook een wachtwoord toekennen aan een gebruiker door de betreffende gebruiker te openen en dan te klikken op bewerken:

U ziet dan een knop "Wachtwoord veranderen" en kunt daarop klikken:

U kunt dan een wachtwoord invoeren die voldoet aan de gestelde voorwaarden van sterkheid. Als u dan op opslaan heeft geklikt is het wachtwoord aangepast en kunt u deze aan de medewerker verstrekken.

Welkomstmail aan meerdere gebruikers verzenden

Het versturen van de welkomst mail kan ook in bulk gebeuren vanuit het hoofdmenu "Gebruikers". Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een nieuwe installatie van Legalsense, het vooraf aanmaken van een nieuwe gebruiker of wanneer er meerdere nieuwe gebruikers tegelijk worden toegevoegd. Op deze manier kunt u de mail aan meerdere of alle gebruikers tegelijk verzenden.

Selecteer hiervoor de gewenste of alle gebruikers met de keuzevakken voor de namen. En klik bovenaan op de knop . Door deze actie te bevestigen zal de welkomstmail aan betrokken gebruikers worden toegestuurd. 

Legalsense zal de welkomstmail nu versturen aan alle actieve emailadressen van de selectie.

N.B. het gebruik van welkomstmails wordt afgeraden wanneer u gebruik maakt van de single sign-on mogelijkheden. Zie voor meer informatie hierboven onder "Welkomstmail en SSO".