Beheren van gebruikers

Het is binnen Legalsense, indien u daar de specifieke toegangsrechten voor heeft, mogelijk om de gebruikers zelf te beheren.

Onder het beheren van gebruikers vallen het aanmaken van gebruikers, het wijzigen van gebruikers en het uit dienst melden van gebruikers. Het gebruikersbeheer vindt plaats onder het kopje "Gebruikers"

Hierboven ziet u de gebruikers die binnen deze omgeving actief, inactief zijn of in het archief staan.

Toevoegen van een gebruiker

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen klikt u op "Nieuwe gebruiker". Het scherm om de gegevens van de nieuwe gebruiker in te vullen wordt dan geopend:

De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht. De velden Titel, Initialen, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam en Afkorting spreken voor zich.

De overige opties worden hieronder verder toegelicht.

Performance emails en "is fee earner"

Als de functie actief is kunnen de gebruikers een bericht krijgen als zij onder hun ingestelde target uitkomen. Onder performance emails kan aangegeven worden of zij deze moeten ontvangen:

Ontvangt performance email: De gebruiker ontvangt een mail of een CC mail als de performance onder de ingestelde target komt.

Is fee earner: Wanneer u de nieuwe gebruiker activeert als fee-earner, wordt deze door Legalsense ook aangemerkt als fee-earner en wordt u hiervoor belast.

Notitie persoonlijk dashboard

In het vak "notitie persoonlijk dashboard" kunt u een notitie invullen die in het persoonlijk dashboard van de gebruiker getoond wordt.

Startdatum en einddatum

Hier kunnen de relevante data worden vastgelegd.

Startdatum: De startdatum van de nieuwe gebruiker kan zelf ingesteld worden. U kunt dus al een gebruiker aanmaken die pas later in dienst zal komen.

Einddatum: De einddatum van de gebruiker kan hier ingevuld worden. Tot de ingestelde datum kan de gebruiker nog inloggen in Legalsense, daarna heeft de gebruiker geen toegang meer. De nog niet gedeclareerde tijd van deze gebruiker blijft echter wel beschikbaar om uit te declareren.

Personeelsnummer / Gebruikersnaam / E-mail

Personeelsnummer: Het is mogelijk om het personeelsnummer van de gebruiker in te vullen. Dit nummer komt ook terug in de gebruikersexport en kan bijvoorbeeld gebruikt worden als basis voor het aanmaken van een dossiernummer of verdeling van de omzet naar Twinfield.

Gebruikersnaam: Dit is een verplicht veld en moet uniek zijn. Dit is de naam die de gebruiker invult als gebruikersnaam bij het inloggen in Legalsense.

E-mail: Het e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van een welkomstemail of voor het sturen van een wachtwoord reset link. Het is daarom een verplicht veld.

Permissies

De groepen zijn belangrijk want deze bepalen welke rechten een gebruiker binnen Legalsense heeft. Een gebruiker moet minimaal gekoppeld worden aan één groep en dit is de Timekeeper groep.

Een korte verklaring van alle groepen is hier te vinden: Groepen

Praktijkgroep / functie / verstuur welkomstemail

Praktijkgroepen: Als in uw organisatie praktijkgroepen/secties worden gebruikt, kunt u hier de betreffende praktijkgroep opgeven.

Functie: De functie is verplicht om aan te geven. De functies worden gedefinieerd bij 'Instellingen - 'Lijsten' - 'Functies'.

Verstuur welkomstmail: Als hier een vinkje bij gezet wordt dan zal na het opslaan automatisch een e-mail naar de gebruiker gestuurd worden met het verzoek om een wachtwoord aan te maken. Het e-mailadres moet wel al bestaan. Als dit nog niet het geval is en Legalsense stuurt een welkomstmail dan wordt deze geweigerd en het e-mailadres zal dan op inactief gezet worden. U kunt dan geen welkomstmail of nieuw wachtwoord meer laten versturen/aanmaken.

Als u klikt op 'Opslaan' wordt de medewerker in de database opgeslagen.

Een korte uitleg over het toevoegen van een gebruiker vindt u in deze video: toevoegen van een gebruiker

Wijzigen van een gebruiker

Bewerken van gebruikersgegevens

Om de gegevens van een gebruiker aan te passen gaat u naar "Gebruikers" en klikt u naast de gebruikersnaam op "Bewerken".

U komt dan weer in het hetzelfde scherm als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker waar het mogelijk is om de gewenste gegevens aan te passen.

Aanpassen van tarieven en functies

Het aanpassen van de persoonlijke tarieven en de functie gebeurt op de gebruiker zelf. In gebruikerslijst (Via Gebruikers) klikt u op de gebruiker waarvan u de tarieven of functie wilt aanpassen:

Tarieven: Om het tarief te kunnen aanpassen klikt u op Bewerken:

U kunt hier bestaande tarieven aanpassen, toevoegen of verwijderen.

Functie: Hier kunt u de functie van de gebruiker aanpassen door op "Bewerken" te klikken:

In bovengenoemd scherm kunt u een gebruiker een nieuwe functie toekennen of een bestaande functie aanpassen.

Faillissement

Onder failissement wordt alles vastgelegd wat relevant is voor het berekenen van het Recofa uurtarief. Deze gegevens kunt u bewerken door op de knop "Bewerken" te klikken:

Legalsense biedt ook de mogelijkheid om een aanwezigheidsrooster en een target aan een gebruiker toe te voegen. De functionaliteit van het aanwezigheidsrooster en targets is standaard niet actief en kan kosteloos worden geactiveerd. Mocht u dit geactiveerd willen hebben, kunt u een e-mail sturen naar support@legalsense.nl.

Targets en Roosters

Bij de gebruikers kunnen targets en aanwezigheidsroosters vastgelegd worden. De targets worden zichtbaar in het persoonlijk dashboard van de gebruiker en in zijn of haar performance overzicht. De aanwezigheidsrooster is zichtbaar in de kalender van de gebruiker. Deze ziet dan eenvoudig of de urennorm gehaald wordt.

Targets

Toevoegen van een target

Om een target in te stellen opent u eerst de betreffende gebruiker en klikt dan op 'targets' en 'Nieuw target''

Het scherm om een target toe te voegen of te bewerken wordt nu geopend:

In dit scherm kunt u de totale werkbare tijd weergeven op basis van zijn of haar FTE percentage (eventueel) rekening houdend met vakantie en ziekte e.d..

Naast de totale tijd kunt u dan ook een aangeven hoeveel uur een persoon declarabel moet zijn. Op basis van de waarde in dit veld en het bij de gebruiker aanwezige uurtarief wordt het veld 'Bedrag' alvast door Legalsense gevuld. Dit bedrag staat voor zijn of haar omzet-target. Uiteraard kun u dit bedrag aanpassen naar een waarde die u zelf bepaald heeft.

Bedrag 2 is een intern target en is standaard niet zichtbaar voor de gebruiker maar kan wel zichtbaar gemaakt worden in het Performance rapport voor kantoor.

U kunt meerdere periode opgeven als target. Dit kunt u doen door de begin- en einddatum aan te passen.

Klik op opslaan en de target is bij deze persoon opgeslagen.

Toevoegen van een aanwezigheidsrooster

In Legalsense is het nu mogelijk om een aanwezigheidsrooster bij de medewerker toe te voegen. Klik op aanwezigheidsrooster:

Het volgende scherm is dan zichtbaar:

U kunt hier dan voor de even en oneven weken aangeven op welke dagen en hoeveel uur de medewerker werkt. Op basis hiervan is het dan ook mogelijk dat een medewerker een email ontvangt als hij of zij zijn uren nog niet volledig geregistreerd heeft.

Gebruiker uit dienst

Om een gebruiker uit dienst te melden klikt u op bewerken naast de betreffende gebruiker in het scherm "Gebruikers". U vult dan een einddatum in bij deze gebruiker. Vanaf deze datum kan de gebruiker niet meer inloggen en zal als inactief gemarkeerd worden.

Gebruiker uit het archief halen

Het kan zijn dat een reeds gearchiveerde gebruiker weer in dienst komt. U hoeft dan niet een nieuwe gebruiker aan te maken maar u kunt de bestaande gebruiker uit het archief halen.

Dit doet u door naar Gebruikers te gaan en dan op de knop "Filter" te klikken en te kiezen voor "Archief". U ziet dan alle gearchiveerde gebruikers:

Om een gebruiker dan uit het archief te halen, klikt u op "Uit archief halen". De gebruiker is dan weer aktief en u kunt dan weer een nieuwe welkomstemail laten sturen.

Wachtwoord instellen

Legalsense geeft er de voorkeur aan om gebruikers zelf een wachtwoord in te laten stellen. Zodra ze als 'gebruiker' zijn aangemaakt, kan er via de inlogpagina op 'wachtwoord vergeten' worden geklikt. Er wordt dan gevraagd om een e-mailadres op te geven zodat er een e-mail kan worden gestuurd over het instellen van het wachtwoord. Op deze manier weet in principe alleen de gebruiker zelf zijn of haar wachtwoord.

U kunt echter zelf ook een wachtwoord toekennen aan een gebruiker door de betreffende gebruiker te openen en dan te klikken op bewerken:

U ziet dan een knop "Wachtwoord veranderen" en kunt daarop klikken:

U kunt dan een wachtwoord invoeren die voldoet aan de gestelde voorwaarden van sterkheid. Als u dan op opslaan heeft geklikt is het wachtwoord aangepast en kunt u deze aan de medewerker verstrekken.