Release 19.08 - Augustus 2019 – Legalsense

De Legalsense update van Augustus 2019 heeft versienummer 19.08 en bevat de volgende wijzigingen:

Nieuw ontwerp inlogpagina

De loginpagina van Legalsense heeft een nieuw uiterlijk. Aan de linkerkant treft u het loginformulier (met de Gebruikersnaam en Wachtwoord velden) aan. Aan de rechterkant, staan nieuwsberichten en mededelingen van Legalsense. Zo kunnen we u bijvoorbeeld op de hoogte houden van Legalsense updates of andere belangrijke mededelingen.

Extra bijlagen aan Declaratie e-mails toevoegen

Bij het opstellen van een e-mail voor een declaratie, kunt u extra bijlagen (attachments) toevoegen. Deze kunt u toevoegen met de 'Bijlage toevoegen' knop en, zolang de e-mail nog niet verzonden is, kunt u bijlagen ook weer verwijderen.

UBL declaraties

We hebben de mogelijkheid toegevoegd om declaraties (facturen) in UBL (Universal Business Language) XML formaat te maken. Naast de PDF-versie van een declaratie, kunt u nu ook een UBL-versie van een declaratie downloaden. Het is steeds gebruikelijker om een declaratie in zowel een PDF- als UBL-formaat mee te sturen. In de e-mail instellingen kunt u ervoor kiezen om altijd een UBL-declaratie als bijlage mee te sturen bij uw declaratie e-mails. Zie ook het artikel in onze kennisbank: Declaraties in UBL

Cliënt- en dossierbeheer

Extra ingestelde (custom) velden voor contacten, cliënten en dossiers worden nu direct in het formulier ('inline') getoond voor deze objecten, en kunnen daar ook bewerkt worden. Het aparte formulier om deze extra velden te bewerken, is verwijderd. Per extra veld kan worden ingesteld dat deze 'verplicht' moeten worden ingevuld ('verplicht veld').
Wanneer het declareren is stopgezet voor een dossier en daarbij een datum is opgegeven, wordt deze informatie getoond in de Excel export van dossiers.
Legalsense biedt de mogelijkheid om verschillende statussen in te stellen voor cliënten en dossiers. Voor dossiers is dit uitgebreid met de optie om het tijdschrijven te blokkeren te koppelen aan een specifieke initiële status of statuswijziging voor een dossier.
Wanneer Epona ContactManager in combinatie met Legalsense wordt gebruikt, zijn de opties om contacten, cliënten en dossiers via Legalsense te archiveren uitgeschakeld. Wanneer u toch wenst om in Legalsense te kunnen archiveren, kan Legalsense kan dit optioneel anders instellen.

Rapportage

Er is een veld voor 'Cliënt is gelijk aan de debiteur' (of niet gelijk aan) toegevoegd als filter- of groeperingskeuze aan de rapporten-bouwer. Dit veld maakt het mogelijk om te rapporten op declaraties die niet aan de cliënt zijn gestuurd maar naar een andere debiteur.
Een kolom (keuze) voor de 'Verwachte kantoorkosten vóór afboekingen' is toegevoegd aan de rapporten-bouwer.
Bij het instellen van een target voor een gebruiker, is een opmerkingenveld toegevoegd. Dit veld kan gebruikt worden om een tekstuele opmerking te plaatsen bij een target (bijvoorbeeld om aan te geven waarom een gebruiker een afwijkend target heeft).

Declaraties

Declaraties kunnen worden aangemaakt op basis van de hoofdcliënt ('Nieuwe declaratie' - 'Gebaseerd op hoofdcliënt'). U kunt deze optie gebruiken indien u declaraties wilt aanmaken voor een specifieke groep cliënten die allen gerelateerd zijn aan één hoofdcliënt.
Aan de Excel export van de openstaande posten (onder Debiteurenbeheer) is voor de 'Standaard' en 'Uitgebreid' versies een extra kolom toegevoegd voor 'PO nummer' (billing reference).
Bij het bekijken van een declaratie, zijn sommige knoppen aan de rechter-bovenkant samengevoegd tot één 'Download' knop. De ‘PDF’ knop (met logo's / zonder logo's), de 'Specificatie' knop en de UBL knop zijn nu onderdeel van een 'dropdown' menu onder de 'Download' knop.

Overige wijzigingen

De aanmaakdatum (en tijd), wijzigingsdatum (en tijd) en 'aanmaakgebruiker' (de gebruiker die het object heeft aangemaakt) worden weergegeven voor contacten, cliënten, dossiers, tijdsregels, verschotten, declaraties en rapporten (in de rapporten-bouwer). Voor contacten, cliënten, dossiers, verschotten en rapporten staat deze informatie aan de onderkant van de pagina. Voor tijdsregels kunt u deze informatie raadplegen door in het zoekresultaat (onder 'Tijd - Zoeken') met de aanwijzer op de datum van een tijdsregels te blijven staan. Voor bestaande gegevens, waar voor de aanmaakgebruiker en aanmaakdatum geen waarde beschikbaar was, is een standaardwaarde toegekend of wordt de informatie verborgen.
Een optionele export naar Apperio - Legal Spend Software (https://www.apperio.com/) is beschikbaar op verzoek.
De Persoonlijke performance e-mail die naar gebruikers kan worden verzonden, is uitgebreid met target en target percentage kolommen (indien een gebruiker een target heeft). Als een gebruiker zijn of haar eigen performance rapport mag bekijken in Legalsense, is er een hyperlink in de Persoonlijke performance e-mail toegevoegd naar dat rapport.
Wanneer de 'Periodeafsluiting' in Legalsense wordt gebruikt, kunt u uitzonderingen instellen voor specifieke gebruikers. De lijst van gebruikers die u kunt kiezen bij het instellen van een uitzondering is beperkt tot gebruikers die als 'kiesbaar' zijn ingesteld. Een gearchiveerde gebruiker kan in de gebruikerslijst als 'kiesbaar' of 'niet kiesbaar' worden ingesteld.