Tweefactorauthenticatie instellen

Bij tweefactorauthenticatie (2FA) zijn twee factoren nodig om toegang te krijgen tot Legalsense: uw gebruikersnaam en wachtwoord, plus een code van een device zoals een authenticator-app (bijvoorbeeld Google Authenticator of Microsoft Authenticator) of een wachtwoordmanager (bijvoorbeeld 1Password). Alleen deze combinatie geeft toegang tot Legalsense.

2FA instellen

U kunt 2FA altijd voor uw eigen account instellen, tenzij uw kantoor het centraal verplicht stelt.

Op eigen initiatief een 2FA-device toevoegen

Als 2FA binnen uw kantoor niet verplicht is, kunt u er toch voor kiezen om het te gebruiken:

1. Klik op uw profielfoto en kies Mijn profiel.

De link naar het accountmenu in de rechterbovenhoek van Legalsense.

2. Op de pagina Mijn profiel vindt u het onderdeel Twee-factor authenticatie.

De pagina “Mijn account” met het onderdeel voor twee-factor authenticatie.

3. Klik op Device toevoegen om 2FA toe te voegen.
4. Vul de gevraagde gegevens in en klik op Device toevoegen.

• Bij Naam kunt u elke gewenste naam invullen, zolang u het device later maar kunt herkennen.
• De Nieuwe beveiligingscode is de code die uw 2FA-app toont nadat u de QR-code hebt gescand. Als u al een device hebt, vult u bij Bestaande beveilingscode ook een code van dat device in.

U kunt het device nu gebruiken om in te loggen bij Legalsense.

Op eigen initiatief een 2FA-device verwijderen

Als u wilt stoppen met 2FA en uw kantoor dit niet verplicht stelt, verwijdert u uw devices op de pagina Mijn profiel. Wanneer u alle devices verwijdert, schakelt Legalsense 2FA automatisch uit en kunt u weer inloggen met alleen uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Let op: Soms toont uw browser het veld voor de beveiligingscode nog nadat u alle devices hebt verwijderd. Wis in dat geval de cache van uw browser. Legalsense toont dan weer het standaard inlogscherm met twee invoervelden.

Als uw kantoor 2FA centraal verplicht stelt

Als uw kantoor 2FA centraal heeft ingesteld (zie het artikel ↪ Tweefactorauthenticatie instellen voor beheerders), ziet u na het inloggen een scherm waarin u uw e-mailadres kunt invullen.

Scherm met het verzoek om een e-mailadres in te voeren waarop u de instructies voor het instellen van 2FA ontvangt.

Belangrijk: Dit e-mailadres moet overeenkomen met het e-mailadres van uw Legalsense-account.

1. Vul uw e-mailadres in. Legalsense stuurt u een e-mail met instructies en een link om een 2FA-device in te stellen.
2. Klik op de link in de e-mail.

Instructies voor het instellen van een 2FA-device, die verschijnen nadat u op de instellink hebt geklikt.

3. Vul de gevraagde gegevens in. Legalsense geeft een bevestiging zodra uw device is ingesteld.

Vanaf dat moment kunt u alleen nog inloggen met het toegevoegde device.

Uw devices beheren

U beheert uw devices op de pagina Mijn profiel. U kunt meerdere 2FA-devices aan uw account koppelen, bijvoorbeeld een authenticator-app op uw smartphone en een wachtwoordmanager zoals 1Password. Klik op het icoon Verwijderen naast een device om het te verwijderen.

De pagina “Mijn account” met de lijst met gekoppelde 2FA-devices, met naast elk device een verwijdericoon.

Let op: Legalsense biedt geen back-upcodes. Voeg een tweede device toe, bijvoorbeeld een wachtwoordmanager, zodat u nog steeds kunt inloggen als u uw telefoon kwijtraakt.

2FA met de Legalsense iOS-app en andere externe applicaties

Als een externe applicatie inloggen met 2FA nog niet ondersteunt, klikt u op uw pagina Mijn profiel op Zet 2FA tijdelijk uit. Hiervoor moet u een beveiligingscode invullen. 2FA wordt dan voor uw hele account 5 minuten uitgeschakeld, dus log binnen die tijd in bij de applicatie.

Let op: Nieuwere versies van de Legalsense iOS-app ondersteunen inloggen met een 2FA-code direct, dus normaal gesproken hoeft u 2FA voor de app niet tijdelijk uit te schakelen. Als uw versie dit nog niet ondersteunt, werk de app dan bij of gebruik de hierboven beschreven optie om 2FA tijdelijk uit te schakelen.

Problemen oplossen

Legalsense meldt dat de code onjuist is

Als Legalsense de melding Onjuiste beveiligingscode. toont, controleer dan het volgende:

• Vul de code in die uw app op dat moment toont. Codes veranderen elke 30 seconden.
• Zorg ervoor dat datum en tijd op uw telefoon automatisch worden ingesteld. Als de klok van uw telefoon afwijkt, komen de codes niet overeen.
• Als u meerdere accounts in uw app hebt, gebruik dan de code voor Legalsense.

Na 10 mislukte inlogpogingen blokkeert Legalsense het inloggen voor 2 uur. Een beheerder kan de blokkade eerder opheffen. Zie ↪ Tweefactorauthenticatie instellen voor beheerders.

U bent uw telefoon kwijt of hebt uw app verwijderd

Zonder een code van een bestaand device kunt u zelf geen nieuw device toevoegen. Als u geen ander device hebt:

1. Vraag een beheerder om uw 2FA-device te verwijderen.
2. Klik op de inlogpagina op Geen twee-factor device? en vul uw e-mailadres in.
3. Klik op de link in de e-mail en stel uw nieuwe device in.