Het schrijven en beheren van tijd is één van de hoofdfuncties van Legalsense. Dit introductieartikel geeft een overzicht van de verschillende onderdelen die in aparte artikelen worden behandeld.
Tijd schrijven en bewerken
Legalsense biedt standaard vier manieren om tijd te schrijven:
- Handmatige invoer op de homepage (recent geschreven tijd)
- Per dag
- Timers
- Mobile app (iPhone of Android)
In het artikel Tijd schrijven en bewerken wordt beschreven hoe u tijdregels kunt schrijven, wijzigen of verwijderen, mits u daarvoor de juiste rechten heeft.
Tijd zoeken
U kunt in diverse schermen in Legalsense tijdregels zoeken, bijvoorbeeld via de optie 'Tijd' - 'Zoeken' of via de Kalender. Meer informatie over het zoeken van tijd vindt u in het artikel Tijd zoeken.
Kalender
Het kalenderoverzicht geeft een overzicht van de geschreven uren per dag in een maand of week. Meer informatie over de kalender vindt u in het artikel Kalender.
Mobile App (iPhone of Android)
U kunt ook tijd schrijven via de Legalsense Mobile App (iPhone of Android). Deze kunt u downloaden in de Apple App Store (iPhone) of de Google Play Store (Android). Instructies voor het activeren van de app en een beschrijving van de werking vindt u in de artikelen Mobile App (iPhone) en Mobile App (Android).
Urenrapport
In het 'Urenrapport' krijgt u voor uzelf of voor meerdere gebruikers een overzicht van geschreven uren per dag voor een week of maand met daarbij - mits deze zijn ingesteld - de verwachte uren. Voor meer informatie over deze optie verwijzen wij u naar het artikel Urenrapport.
Periodeafsluiting
U kunt in Legalsense perioden afsluiten. Dit betekent dat er na afsluiting in die perioden geen uren meer geschreven kunnen worden. Voor meer informatie over deze optie verwijzen wij u naar het artikel Periodeafsluiting.
QRG (Quick Reference Guide)
Voor nieuwe gebruikers die met name gaan 'tijd schrijven' in Legalsense hebben is er een Quick Reference Guide beschikbaar: QRG Tijd schreven in Legalsense.
Video's
Instellingen
Voordat u gaat tijdschrijven moet de door u(w organisatie) gekozen standaard afrondingseenheid worden bepaald en vastgelegd. Ook dient een beslissing genomen te worden omtrent de te gebruiken verrichtingen en eventueel verrichtingengroepen.
Het tabblad instellingen geeft de mogelijkheid daarvoor mits u hiervoor specifieke toegangsrechten heeft. De instellingen zijn onderverdeeld in secties.
Standaard afrondingseenheid tijdregels: De tijdseenheid van te declareren minuten staat standaard ingesteld op 6 minuten. Wilt u dit wijzigen, pas dan het aantal minuten aan en gebruik een 0 om tijdregels niet af te ronden. U kunt de standaard afrondingseenheid wijzigen onder de sectie Tijd in het submenu Systeem onder Instellingen/Algemeen. Meer informatie hierover vindt u in het artikel Tijdsnotatie.
Standaard afrondingsmethode: Met deze instelling kunt u kiezen voor 'Afronden naar boven' of 'Rond naar boven of beneden af'. Wanneer u 'Afronden naar boven' selecteert, wat de standaardinstelling is, worden alle tijdsregels naar boven afgerond naar de ingestelde afrondingseenheid. Wanneer u 'Rond naar boven of beneden af' selecteert, worden tijdsregels afgerond naar de dichtstbijzijnde optie. Bijvoorbeeld, bij een afrondingstijdseenheid van 6 minuten, wordt een tijdsregel van 8 minuten afgerond naar 6 minuten, terwijl een tijdsregel van 10 minuten wordt afgerond naar 12 minuten. Een tijdsregel van minder dan 6 minuten wordt altijd naar boven afgerond naar 6 minuten (we ronden niet naar beneden naar 0 (nul))
Waarschuw wanneer tijd wordt geschreven op een dossier zonder opdrachtbevestiging: Als deze optie geselecteerd is, wordt er een waarschuwing getoond indien uren worden geschreven op een dossier zonder opdrachtbevestiging.
Niet mogelijk voor het dossier geopend is: Wanneer deze optie aanstaat, worden alle tijdregels gevalideerd tegen de openingsdatum van het geselecteerde dossier, waardoor het onmogelijk wordt voor tijdschrijvers om tijd te registreren met een datum die vóór de openingsdatum van het geselecteerde dossier ligt. Tijdschrijvers krijgen hier een melding over bij het opslaan van de tijdregel.
Verrichtingen/Verrichtingengroepen: In Legalsense moet altijd een verrichting worden gekoppeld aan een tijdregel. Deze lijst is door het kantoor zelf aan te passen (zie Instellingen, artikel Verrichtingen) en desgewenst in groepen in te delen, zie artikel Verrichtingengroepen. Wanneer het een dossier in een andere taal betreft, zal de verrichting in die specifieke taal worden weergegeven. Indien u verrichtingen in andere talen dan Nederlands en Engels wilt hanteren, moeten deze talen in uw Legalsense administratie worden geactiveerd.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.