Tijd - introductie

Tijd schrijven en beheren is een van de belangrijkste functies van Legalsense. Dit artikel geeft een introductie op de functies voor tijd schrijven en tijdbeheer. Die functies worden uitgebreider beschreven in de afzonderlijke artikelen waarnaar hieronder wordt verwezen.

Tijd schrijven en bewerken

Legalsense biedt vier reguliere manieren om tijd te schrijven:

• Handmatige invoer op de startpagina, in het onderdeel Recent geschreven tijd
• Per dag
• Timers
• Mobiele app (iPhone of Android)

Hoe u tijdregels schrijft, wijzigt of verwijdert, leest u in Tijd schrijven en bewerken. U hebt daarvoor de juiste rechten nodig.

Mobiele app (iPhone of Android)

U kunt ook tijd schrijven met de mobiele app van Legalsense voor iPhone of Android. Download de app via de Apple App Store (iPhone) of de Google Play Store (Android). De stappen voor activering en de gebruiksinstructies vindt u in Mobile apps.

Tijd zoeken

U kunt op verschillende manieren naar tijdregels zoeken, bijvoorbeeld via Tijd → Zoeken of Tijd → Kalender. Meer informatie over het zoeken naar tijdregels vindt u in Tijd zoeken.

Kalender

Het kalenderoverzicht toont per dag de uren die u hebt geschreven, voor een maand of een week. Meer informatie vindt u in Kalender.

Urenrapport

De pagina Tijd → Urenrapport toont een overzicht van de geschreven uren per dag, voor uzelf of voor meerdere gebruikers, over een week of een maand. Als er verwachte uren zijn ingesteld, worden die ernaast getoond. Meer informatie over deze pagina vindt u in Urenrapport.

Periodeafsluiting

U kunt in Legalsense periodes afsluiten. Zodra een periode is afgesloten, kan niemand er nog uren in schrijven. Meer informatie vindt u in Periodeafsluiting.

Instellingen voor tijd

Voordat u tijd gaat schrijven, moet uw organisatie een aantal instellingen bepalen. U kunt deze instellingen wijzigen onder Instellingen → Algemeen → Systeem, in het onderdeel Tijd, als u de juiste toegangsrechten hebt.

Standaard afrondingseenheid tijdregels

De afrondingseenheid voor te declareren minuten is standaard 6 minuten, maar u kunt deze aanpassen. Gebruik 0 minuten als u tijdregels niet wilt afronden. Meer informatie vindt u in Tijdformaat wijzigen.

Standaard afrondingsmethode

Met deze instelling kiest u tussen Afronden naar boven en Rond naar boven of naar beneden af. Met Afronden naar boven (de standaardinstelling) rondt Legalsense elke tijdregel naar boven af op de ingestelde afrondingseenheid. Met Rond naar boven of naar beneden af rondt Legalsense elke tijdregel af op de dichtstbijzijnde optie. Bij een afrondingseenheid van 6 minuten wordt een tijdregel van 8 minuten bijvoorbeeld afgerond op 6 minuten, terwijl een tijdregel van 10 minuten wordt afgerond op 12 minuten. Een tijdregel van minder dan 6 minuten wordt altijd naar boven afgerond op 6 minuten, want Legalsense rondt nooit naar beneden af op nul.

Waarschuwen bij tijd schrijven op dossier zonder opdrachtbevestiging

Als u deze optie inschakelt, toont Legalsense een waarschuwing wanneer iemand tijd schrijft op een dossier zonder ondertekende opdrachtbevestiging.

Niet mogelijk vóór dossier geopend

Wanneer u deze instelling inschakelt, controleert Legalsense elke tijdregel aan de hand van de openingsdatum van het geselecteerde dossier. Tijdschrijvers kunnen dan geen tijd schrijven met een datum vóór de openingsdatum van het dossier. Tijdschrijvers krijgen een melding wanneer zij zo'n tijdregel proberen op te slaan.

Verrichtingen en verrichtingengroepen

In Legalsense moet elke tijdregel aan een verrichting zijn gekoppeld. Uw organisatie kan de lijst met verrichtingen die beschikbaar zijn bij het schrijven van tijd aanpassen (zie Verrichtingen) en deze desgewenst in groepen indelen (zie Verrichtingengroepen). Wanneer u een dossier in een andere taal selecteert, toont Legalsense de verrichting in die taal. Wilt u verrichtingen gebruiken in andere talen dan Nederlands en Engels, activeer die talen dan in uw Legalsense-omgeving.