Release 20.12 - December 2020 – Legalsense

De Legalsense update van december 2020 heeft versienummer 20.12 en bevat de volgende wijzigingen:

Brexit

Legalsense volgt de Brexit-ontwikkelingen op de voet en hoewel het op dit moment nog niet geheel duidelijk is wat precies de consequenties zullen zijn voor het zaken doen met cliënten of leveranciers in het Verenigd Koninkrijk, zullen wij proberen u en uw organisatie hier zo veel mogelijk in te faciliteren. Zie het artikel Brexit voor meer informatie.
Het filter bij contacten is uitgebreid met de velden “Land” en “BTW nummer ingevuld”. Deze functie ondersteunt bij het zoeken naar contacten waarvan de "Toepasbare btw” eventueel aangepast moet worden naar aanleiding van de Brexit.
Het is mogelijk om in bulk bewerking de “Toepasbare btw” in één keer voor geselecteerde debiteuren aan te passen naar ‘Standaard’ (btw van het eigen land) of ‘Levering buiten EU’.

Fortnox integratie

Legalsense biedt nu ook een integratie met Fortnox (financiële boekhoudsoftware uit Zweden). We zullen op onze kennisbank documentatieartikelen voor deze integratie toevoegen. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van deze integratie neem dan contact op met Legalsense support.

Contacten / Cliënten / Dossiers

Op de detailpagina van cliënten en dossiers wordt de accountmanager weergegeven.
De contacten export naar Excel is uitgebreid met een kolom ‘Opmerkingen’.
De cliënten export naar Excel is uitgebreid met een kolom ‘Declaratie instructies’.
De rechten om het declareren voor een dossier stop te zetten en om tijdsinvoer voor een dossier te blokkeren zijn nu apart in te stellen. Neem contact op met Legalsense support wanneer u hiervan gebruik wilt maken.
De e-mail die automatisch wordt verzonden na het aanmaken van een nieuwe cliënt (mits geconfigureerd) is uitgebreid met extra cliënt informatie.
Wanneer u als gebruiker een afwijkende “valuta” voor rapportages in uw voorkeursinstellingen hebt ingesteld dan wordt de waarde van het OHW bij “Tijdsregels zoeken” ook in deze valuta weergegeven. De export bevat dan ook extra kolommen voor Onderhanden werk, Verwacht bedrag uurtarief en Bedrag in de ingestelde voorkeurs-valuta van de gebruiker.
De functie van de contactpersoon bij een organisatie wordt weergeven in het lijstje met contactpersonen.
De extra velden (custom fields) die gebruikt kunnen worden voor cliënten, contacten, declaraties en dossiers ondersteunen nu ook een type URL-veld. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden om de url naar het DMS bij het dossier op te slaan.

Declaraties

Vanaf deze versie ondersteunen wij behalve Adyen ook Mollie als betaalprovider om uw declaratie met een betaallink te laten betalen. Voor meer informatie over het instellen van betaallinks in uw omgeving, zie het artikel Betaallink.
Op een concept declaratie is het mogelijk om deze te verrekenen met openstaande derdengelden. In het geval van een koppeling met Twinfield of Exact Online zullen de derdengelden op het dossier zijn bijgewerkt op het moment dat de declaratie definitief is verwerkt in het boekhoudprogramma en er vervolgens een synchronisatie heeft plaats gevonden.
Wanneer u gebruik maakt van de Exact Online koppeling is het in te stellen of de PDF van de declaratie naar Exact Online wordt geëxporteerd.

Rapporten

Wanneer aan een rapport een omschrijving is meegegeven, wordt deze direct getoond. Hiervoor hoeft niet meer eerst op de knop ‘Info’ geklikt te worden.
In het Performance overzicht is het mogelijk om alleen de gegroepeerde resultaat regels te tonen met behulp van een nieuwe optie waarmee de subregels verborgen kunnen worden. Als u bijvoorbeeld groepeert op praktijkgroep en de subregels verbergt, zullen alleen de praktijkgroepen in het overzichten worden getoond.
In rapporten kan worden gefilterd op (datum) ‘Laatste betaling’.
In de rapportages kan er gegroepeerd en gefilterd worden op de taal van een cliënt en/of dossier.
Het persoonlijke dashboard ondersteunt nu (naast de omzet o.b.v. verantwoordelijk advocaat) ook de mogelijkheid om de omzet op basis van ‘Verantwoordelijke declaratieproces’ te tonen. Het is mogelijk om een grafiek met omzet per maand toe te voegen en een grafiek met de cumulatieve omzet. Neem contact op met Legalsense support om dit voor uw omgeving te activeren.
Bij het instellen van de sortering van een rapport in de rapporten-bouwer is het lijstje van kolommen waarop gesorteerd kan worden, beperkt tot de kolommen die in het betreffende rapport zijn opgenomen.
Het Faillissementsrapport (Excel) is uit te breiden met extra tabbladen waarbij er per werknemer een samenvatting en een overzicht van alle tijdsregels per jaar wordt toegevoegd binnen de periodeselectie. Neem contact op met Legalsense support om dit voor uw omgeving te activeren.
Je kunt bij een gebruiker een extra target opgeven voor de declarabele uren wat niet voor gebruiker zelf inzichtelijk is maar alleen voor specifieke gebruikers.
Wanneer het performance rapport wordt gegroepeerd per functie, team of praktijkgroep dan worden de targets bij de functie berekend op basis van de periode dat de betreffende functie werd uitgevoerd in plaats van het jaartarget te tonen.
Het performance rapport kan in een andere valuta worden bekeken en zal standaard worden weergegeven in de voorkeurs-valuta van de ingelogde gebruiker.

Overig

Het dossierveld bij het inboeken van verschotten is verplicht gemaakt.
Het e-mailadres van een gebruiker moet uniek zijn. Er is hier een extra controle voor toegevoegd. Als u meerdere gebruikers heeft met hetzelfde e-mailadres (in Legalsense) dan verzoeken we u dit aan te passen. U kunt eventueel e-mailaliassen laten aanmaken voor hetzelfde e-mailaccount zodat u per gebruiker een uniek e-mailadres kunt invoeren.
Voor de integratie met NetDocuments (URL) kan Legalsense de NetDocument locatie (datacenter) apart configureren. Hiermee bieden we nu ook ondersteuning voor het EU-datacenter in Duitsland.
Op de detailpagina van een gebruiker wordt de (Variabele) Kostprijs getoond wanneer deze bij de gebruiker of functie is ingesteld.
“Bewijs van inschrijving in het Transparantieregister” is toegevoegd als documenttype in de WWFT-module.
“Nederlands rechtspersoon” is aangepast naar “Binnenlands rechtspersoon” in de mogelijke rechtsvormen in de WWFT-module.
De weergave en invoer van (decimale en duizend scheidingstekens) getallen en datums kan worden aangepast naar de lokale regionale instellingen. Zo is bijvoorbeeld in te stellen dat het scheidingsteken voor duizendtallen in Zweden en ‘ ‘ (spatie) is in plaats van een (.). Of we kunnen bijvoorbeeld de datum weergeven als ‘24.12.2020’ in plaats van ‘24-12-2020'. Neem contact op met Legalsense support als u hiervan gebruik wilt maken.

API

De velden ‘to_emails_custom’ en ‘cc_emails_custom’ zijn toegevoegd aan het MatterDebtor endpoint (API v1).
Het veld ‘finalized_at’ is toegevoegd als veld om te kunnen filteren aan het Invoice endpoint (API v2).
Er is een endpoint “Trust accounting” toegevoegd aan de API (v2).
Er zijn endpoints toegevoegd voor “TaxCountry”, “TaxScheme”, “TaxRate” en “TaxPercentage” aan de API (v2).
Het veld ‘real_archive_number’ is toegevoegd aan het Matter endpoint (API v1).