Release 26.11 (november) – Legalsense

SharePoint-mappen voor uw dossiers

Kantoren die met Microsoft 365 werken kunnen automatisch een SharePoint-map krijgen voor elk dossier dat zij openen, aangemaakt door Legalsense en vernoemd naar het dossiernummer en de dossiernaam. U hoeft geen dossiermappen meer met de hand aan te maken: de detailpagina van het dossier linkt rechtstreeks naar de map, onder SharePoint.

Legalsense support kan de SharePoint-integratie voor uw omgeving inschakelen. Een Admin-gebruiker verbindt de integratie onder Instellingen → Integraties → SharePoint en kiest de site en de documentbibliotheek waarin de mappen komen. Voor het verbinden zijn twee inlogstappen nodig: eerst door de Microsoft 365-beheerder van uw kantoor, en daarna door een SharePoint-beheerder die Legalsense toegang geeft tot uw site.

Mappen worden hernoemd wanneer het nummer of de naam van het dossier verandert. Let op: er worden alleen mappen aangemaakt voor dossiers die na het verbinden zijn geopend, niet voor bestaande dossiers, en documenten in Legalsense worden niet gesynchroniseerd.

De pagina SharePoint onder Instellingen, Integraties in Legalsense. Een inleiding legt uit dat Legalsense voor elk dossier een map aanmaakt en hernoemt, maar geen documenten synchroniseert en geen toegangsrechten in SharePoint wijzigt. Daaronder toont de kaart Verbinding de status Legalsense is nog niet verbonden met SharePoint, het applicatie-ID en de knop Verbinden met SharePoint. — Een Admin-gebruiker verbindt de SharePoint-omgeving van uw kantoor onder *Instellingen* → *Integraties* → *SharePoint*.

De detailpagina van een dossier, met de kaart Dossier informatie met het nummer, de taal, de aanbrenger en de verantwoordelijken. Een rood kader markeert het veld SharePoint, met daarin de link Map. — De link *Map* onder *SharePoint* opent het dossier in SharePoint.

Tijd

Timers zijn betrouwbaarder, zodat de tijd die u bijhoudt ook de tijd is die u opslaat. Een timer blijft correct doorlopen wanneer het browsertabblad op de achtergrond staat of uw computer in de slaapstand heeft gestaan, en een timer die u als tijdregel heeft opgeslagen, komt niet terug. Wanneer uw sessie verloopt, vraagt de pagina Timers u opnieuw in te loggen en slaat daarna uw wijzigingen op, zodat ze niet verloren gaan. Zie ook Tijd schrijven en bewerken.

Dossiers, cliënten en contacten

Tijd schrijven kan op een dossier worden geblokkeerd terwijl verschotten mogelijk blijven. De instelling Geblokkeerde declarabele onderdelen op de detailpagina van het dossier heeft drie opties: Geen, Tijdregels en Alle declarabele onderdelen. Tijdregels blokkeert alleen het schrijven van tijd; Alle declarabele onderdelen blokkeert ook verschotten, abonnementen en transacties op de derdengeldenrekening. De dossierlijst heeft een filter Geblokkeerde declarabele onderdelen met dezelfde opties. Zie ook Cliënt- en dossierstatus.

De pop-up Geblokkeerde declarabele onderdelen boven de detailpagina van een dossier. Een rood kader markeert de keuzelijst, opengeklapt met de opties Geen, Tijdregels en Alle declarabele onderdelen, met daaronder het veld Opmerkingen. Een tweede rood kader markeert de kaart Geblokkeerde declarabele onderdelen onder Processen op het dossier, met de tekst Declarabele onderdelen zijn niet geblokkeerd. — Bewerk *Geblokkeerde declarabele onderdelen* onder *Processen* op het dossier en kies wat u wilt blokkeren.

Accountmanagers van meerdere contacten kunnen in één keer worden gewijzigd, met de actie Accountmanager wijzigen op de contactenlijst. Selecteer de contacten, kies de accountmanager en pas de wijziging in één keer toe op de hele selectie, bijvoorbeeld wanneer een partner het kantoor verlaat. Zie ook Contact zoeken.

Tags hebben een kleur, zodat u ze in één oogopslag herkent. Elke tag krijgt automatisch een kleur; wilt u een andere, bewerk dan de tag onder Instellingen → Lijsten → Tags en kies een nieuwe kleur in het veld Kleur. Zie ook Tags.

De lijst Tags onder Instellingen, Lijsten, met een kolom Kleur die een rood vierkantje toont voor de tag External en een blauw vierkantje voor de tag WIP. De pop-up Tag bewerken is geopend voor External, met een veld Naam en een veld Kleur dat op rood staat. — De lijst met tags toont de kleur van elke tag; bewerk een tag om in het veld *Kleur* een andere te kiezen.

Het Recofa-basisuurtarief voor 2027 is ingesteld: € 285,52, voor werkzaamheden in Recofa-dossiers vanaf 1 januari 2027. Zie ook Faillissementsdossiers in Legalsense.

Declaraties

LEDES-exports zetten alle honorariumkortingen op één IF-regel per declaratie, zoals de Thomson Reuters Legal Tracker vereist. Wanneer Honorariumkortingen als aparte IF-regel exporteren is ingeschakeld in het LEDES-sjabloon, bevat de export één IF-regel op declaratieniveau per declaratie in plaats van één per honorarium met korting, en die regel bevat ook een eventueel afrondingsverschil op de declaratie. Dit geldt voor alle drie de LEDES-versies: LEDES1998B, LEDES98BI en LEDES98BI V2. Zie ook Declaraties in LEDES-formaat.

Rapporten

Het budgettenrapport kan worden gefilterd op dossier- en kantoorgegevens: Praktijkgroep, Praktijkgebied, Type dossier, Verantwoordelijk advocaat, Verantwoordelijke declaratieproces, Aanbrenger en Kantoor. Hoofden van praktijkgroepen en medewerkers van de financiële afdeling zien de budgetten waarvoor zij verantwoordelijk zijn onder Rapporten → Budgetten, zonder eerst naar Excel te exporteren om daar te filteren. Zie ook Budgetten.

Integraties

De synchronisatiefout voor een onbekende btw-code vertelt u welke boeking u moet corrigeren: de melding noemt de boeking, de datum, de crediteur en de volledige omschrijving uit uw boekhoudsysteem. De voorgestelde oplossing begint met de correctie aan de kant van de boekhouding, zodat uw boekhouder de fout kan oplossen zonder op Legalsense support te wachten. Dit geldt voor Exact Online, AFAS, Exact Financials en Twinfield. Zie ook Managing the integration with accounting software (alleen in het Engels).

Overige wijzigingen

Excel-exports van lijsten worden op de achtergrond voorbereid voor dossiers, cliënten, contacten en andere (grote) lijsten. U kunt ondertussen doorwerken en een melding laat u weten wanneer het bestand klaarstaat. Zie ook Meldingen in Legalsense.

De export van de gebruikerslijst bevat kostprijzen, in de kolommen Kostprijs en Variabele kostprijs.

Meer pagina's hebben de vernieuwde vormgeving van Legalsense: het rapportageonderdeel (rapporten en rapportagegroepen, schema's, abonnementen, momentopnames, geschiedenis, dashboards, de performance- en OHW-overzichten, tarieven en maatwerkrapporten), de Wwft-pagina's, Timers, de pagina's voor apparaten voor twee-factor authenticatie, Verplaatsen naar een vergelijkbare declaratieregel en het eenvoudige documentbeheer. In rapporttabellen blijft de eerste kolom in beeld terwijl u zijwaarts scrolt, en de Wwft-lijst heeft snelzoeken, filters, sortering en downloads in bulk als PDF of zip.

Verbeteringen en betrouwbaarheid

Naast de wijzigingen hierboven bevat release 26.11 meer dan 60 kleine en technische verbeteringen die u kunt opmerken, waaronder:

Dashboards voor het kantoor en voor praktijkgroepen met rapportagedoelen laden veel sneller.
Creditdeclaraties in UBL bevatten consequent de debiteur- en adresgegevens van de oorspronkelijke declaratie.
Gegroepeerde lijsten, zoals de zoekresultaten voor tijdregels en het debiteurenoverzicht, worden als één tabel weergegeven, zodat de kolommen over alle groepen heen op één lijn staan en de pagina netjes wordt afgedrukt.
Lange afkortingen van tijdschrijvers in de zoekresultaten voor tijdregels worden ingekort zodat ze in de kolom passen; beweeg de muis over een afkorting om deze volledig te zien.
Op lijstpagina's staan Meer filters en Zoeken op een eigen regel, en de extra filters openen daarboven.

U kunt de laatste wijzigingen in onze API hier vinden (alleen in het Engels): API changelog release 26.11.

Voor meer informatie over de functies van Legalsense kunt u terecht in onze kennisbank.