Release 22.05 - mei 2022

De Legalsense update van mei heeft versienummer 22.05 en bevat de volgende wijzigingen:

Tijd afboeken

In Legalsense is het altijd mogelijk geweest om tijd af te boeken door een tijdregel als 'afgeboekt' te markeren. Dit betekent echter wel dat de hele tijdregel is afgeboekt. Wanneer u een deel van de tijdregel wilde afboeken, betekende dit dat u de tijdregel moest splitsen of kopiëren.

Legalsense introduceert in deze nieuwe versie een optie om de declarabele tijd te wijzigen zonder dat de geschreven tijd wordt aangepast. Dit betekent dat u bijvoorbeeld vier uur op een specifiek dossier kunt schrijven, waarvan u drie uur als declarabel markeert en één uur als afgeboekt wordt beschouwd.

Deze 'gedeeltelijke afboeking' kan beschikbaar gemaakt worden bij het bewerken van tijdregels of alleen in het declaratieproces wanneer tijdregels op een conceptdeclaratie worden bewerkt. Het huidige veld 'Tijd' is hernoemd naar 'Geschreven tijd' en een nieuw veld 'Declarabele tijd' is toegevoegd. De waarde van de declarabele tijd kan alleen gelijk zijn aan of lager zijn dan de geschreven tijd. Het is niet mogelijk om de declarabele tijd te verhogen zodat dat deze hoger is dan de geschreven tijd.

Wanneer uw kantoor gebruik maakt van de declaratie workflow, kunt u gebruikers die een declaratie als taak hebben toegewezen gekregen, uitsluiten van het bewerken van geschreven tijd, zodat zij alleen bevoegd zijn om de declarabele tijd aan te passen. 

Op declaraties, in de standaard declaratietemplates, wordt alleen de declarabele tijd getoond. 

Wanneer u van deze functionaliteit van 'Gedeeltelijk afboeken' gebruik wilt maken, kunt u contact opnemen met de supportafdeling van Legalsense.

Let op! Als deze functionaliteit voor u wordt ingeschakeld, kunt u deze functionaliteit daarna niet meer uitschakelen.

Gerelateerde wijzigingen

• Bij het bewerken van tijdregels is een veld 'Declarabele tijd' beschikbaar voor gebruikers met de rechten (permissie) om tijd af te boeken middels het aanpassen van de declarabele tijd. 
• Bij het bewerken van tijdregels is een extra kolom 'Declarabele tijd' beschikbaar naast de kolom 'Geschreven tijd' (hernoemd van 'Tijd').
• Twee nieuwe rechten (permissies) zijn toegevoegd: `can_write_off_on_time_entry_with_billable_minutes` en `can_write_off_with_billable_minutes`. De bestaande rechten (permissies) voor 'afboeken' zijn hernoemd naar: `can_write_off_on_time_entry_with_billable_status` en `can_write_off_with_billable_status`. De rechten (permissies) die `billable_minutes` in de naam hebben, hebben betrekking op of deze gebruiker de declarabele tijd van een tijdregel kan bewerken. De rechten die 'billable_status' in de naam hebben, hebben betrekking op of de gebruiker de gehele tijdregel kan markeren als 'Afgeboekt' (de status van de tijdregel kan aanpassen naar 'Afgeboekt').
• Het wijzigen van de 'Totale minuten' van een groep tijdregels op een conceptdeclaratie zonder de daadwerkelijke tijdregels aan te passen is niet meer mogelijk, omdat voor problemen kan zorgen bij juiste verwerking van tijd. Indien u gebruik maakt van de nieuwe functionaliteit om gedeeltelijk tijd af te boeken, kunt u op die manier nog steeds een andere waarde declareren dan de oorspronkelijk geschreven waarde.

Flowmailer

De e-mails die vanuit Legalsense  worden verstuurd, worden verwerkt door een derde partij. Eind 2021 hebben wij Flowmailer toegevoegd als tweede e-mailprovider naast Postmark. In deze versie van Legalsense hebben wij het makkelijker gemaakt om te wisselen van e-mailprovider. Wij raden al onze Europese klanten aan om gebruik te maken van Flowmailer.

Flowmailer is toegevoegd als 'subverwerker' aan onze standaard Verwerkersovereenkomst. Wanneer u overstapt van Postmark naar Flowmailer, gebruikt u Flowmailer bij het gebruik van Legalsense en daarmee is Flowmailer een subverwerker van uw gegevens (data). Deze informatie moet gelezen worden als een aankondiging in de zin van  Artikel 4.2 van de Verwerkersovereenkomst. Flowmailer voldoet aan de AVG (GDPR). Voor meer informatie over het aanpassen van de e-mailprovider in Legalsense, kunt u dit artikel raadplegen: Wijzigen e-mailprovider van Postmark naar Flowmailer.

Declareren

• Het is nu mogelijk om een declaratie te splitsen over meerdere debiteuren, ook wanneer de declaratie meerdere dossiers bevat. Bijvoorbeeld wanneer u een notarieel en advocatuurlijk dossier factureert op één declaratie en deze over meerdere debiteuren gesplitst dient te worden. Wanneer u gebruik maakt van 'Dossierkoppelingen' worden de debiteurgegevens van het hoofddossier gebruikt voor de gesplitste declaratie.
• Een kolom 'Oorspronkelijk' is toegevoegd naast de kolom 'Bedrag' wanneer u de tijd op een conceptdeclaratie bewerkt. Deze kolom toont de waarde van de tijdregel tijdens de aanmaak van de declaratie.
• De knop die gebruikt wordt om tijd op een conceptdeclaratie af te boeken is hernoemd naar 'Afboeken'. Deze knop wordt getoond onder de tijdregels wanneer u deze bewerkt op een conceptdeclaratie.
• Wanneer men per ongeluk meerdere keren snel achter elkaar op de 'Verzenden' knop klikt voor het versturen van een declaratie via e-mail, wordt de e-mail slechts één keer verstuurd.
• Organisatienummers en Peppol ID's zijn toegevoegd aan het UBL template van declaraties, indien deze gegevens beschikbaar zijn. Peppol ID's kunnen toegevoegd worden aan een debiteur in Legalsense, wanneer u de eVerbinding integratie gebruikt.

Declaratieworkflow

• In de declaratieworkflow is het mogelijk bij het bekijken van een conceptdeclaratie, om de taak door te zetten naar een andere gebruiker middels de knop 'Doorschuiven'. Wanneer u dit doet heeft u nu de optie om 'Terug naar mij' aan te vinken. Dit betekent dat de taak, na goedkeuring van de tweede gebruiker, weer terugkomt als taak bij de eerdere gebruiker, en niet automatisch doorgaat naar de volgende stap in de declaratie workflow.
• Het opmerkingenveld dat wordt weergeven als de stap 'Goedkeuring door praktijkgroephoofd' is geactiveerd door het overschrijden van de drempelwaarde of het drempelpercentage, kan verplicht worden gemaakt. Wanneer u dit veld als verplicht instelt, wordt de gebruiker gedwongen om een opmerking toe te voegen, voordat de taak doorgaat naar het praktijkgroephoofd (of een algemeen manager/managing partner). Wanneer u hier gebruik van wilt maken, kunt u contact opnemen met de support afdeling van Legalsense.

Cliënten, dossiers, contacten

• Debiteuren hebben meerdere velden voor e-mailadressen, die 'gelabeld' kunnen worden als een specifiek type. Om aan te geven dat een e-mailadres moet worden gebruikt voor herinneringen/aanmaningen (dunning) is er een type 'Aanmanen aan'. Naast het veld 'Aanmaning aan' is nu een 'Aanmanen cc' toegevoegd om aan te geven wie een kopie van de aanmaningen moet ontvangen. Let op: deze beide waarden worden alleen gebruikt wanneer gegevens worden uitgewisseld met externe boekhoud- of aanmaningssoftware. De velden 'Aanmanen aan' en 'Aanmanen CC' worden niet gebruikt bij het versturen van herinneringen per e-mail vanuit Legalsense.
  Het veld 'Aanmaning CC' (`dunning_cc`) is ook toegevoegd aan de API.

Rapporten

• De afkorting van een praktijkgroep kan worden gebruikt als groepering in rapporten. Deze afkorting kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij het vergelijken van gegevens tussen Legalsense en uw boekhoudsoftware.

Gebruikers

• De 'Gebruikers' sectie is opnieuw gestyled in dezelfde lay-out als de 'Instellingen' sectie. Deze lay-out is meer intuïtief en biedt meer flexibiliteit. We zijn langzaam de hele applicatie aan het veranderen naar deze nieuwe look-and-feel.
• Het 'Gebruikersoverzicht'  heeft een zoekveld om op naam te filteren. Er is ook een filter voor 'Status'. Het filterresultaat toont alle gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen. De export naar Excel is ook beperkt tot uw zoekresultaten.

Instellingen

• Dossierstatussen en cliëntstatussen kunnen bewerkt worden in 'Instellingen-Lijsten'. Om deze te kunnen beheren heeft een gebruiker wel de juiste permissies nodig. U kunt contact opnemen met de support afdeling van Legalsense om deze permissies toe te laten voegen. 
• Legalsense installaties die Chinese Walls toepassen tussen de praktijkgroepen kunnen een Chinese Wall soort selecteren bij het aanmaken van een nieuwe praktijkgroep. Nadat de praktijkgroep is aangemaakt, kan deze waarde niet meer worden gewijzigd.

Overige

• De integratie met NetDocuments ondersteunt het opslaan van definitieve declaraties in de overeenkomstige NetDocuments workspaces. Als een declaratie in de NetDocuments wachtrij staat, maar door een fout niet kan worden verwerkt, wordt deze overgeslagen om verder te gaan met volgende elementen in de wachtrij. De overgeslagen declaraties worden verwerkt nadat de fout is opgelost.
• De link voor het opnieuw instellen van het wachtwoord dat u per e-mail ontvangt wanneer u de functie "Wachtwoord vergeten" gebruikt, is 48 uur geldig in plaats van 72 uur. Dit geldt ook voor de link in de "Welkom e-mail" die naar (nieuwe) gebruikers wordt gestuurd.

API

• APIv1 ondersteunt het 'Peppol_id' veld voor contacten. Dit veld is relevant voor kantoren die gebruik maken van de eVerbinding (Peppol) integratie.
• Een snelle zoekoptie (quick search) is toegevoegd aan het dossier (matter) endpoint van APIv2.
• Het veld `dunning_cc` is toegevoegd aan API v1 en v2.