Exact Online is een online boekhoudpakket dat veel Nederlandse kantoren en hun accountants gebruiken. Boekt uw kantoor in Exact Online? Dan kunt u het koppelen aan Legalsense, zodat gegevens over debiteuren, dossiers en declaraties automatisch tussen beide systemen worden uitgewisseld. Dit artikel legt uit hoe u de koppeling inricht.
Let op: Zie na het inrichten het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren om de synchronisatie te volgen, de wachtrij te bekijken en de instellingen voor grootboekrekeningen en derdengeldrekeningen te wijzigen.
In dit artikel
Hoe de koppeling werkt
De koppeling tussen Legalsense en Exact Online werkt in twee richtingen:
- Legalsense verstuurt debiteuren, dossiers, declaraties en creditdeclaraties naar Exact Online. Debiteuren worden relaties, dossiers worden kostendragers en declaraties worden verkoopboekingen, desgewenst met de pdf van de declaratie als bijlage.
- Legalsense haalt op: de betalingsstatus van declaraties, crediteuren, inkoopfacturen die op een verschottengrootboekrekening zijn geboekt (die als verschotten op het dossier komen) en transacties op de derdengeldrekening.
Zo hoeft u gegevens niet twee keer in te voeren. Boekt u bijvoorbeeld inkoopfacturen in Exact Online, dan importeert Legalsense de verschotten daarop, zodat u ze niet nog eens in Legalsense hoeft in te voeren.
Legalsense synchroniseert automatisch elke 12 minuten. Wijzigingen in debiteuren en dossiers gaan mee met de volgende synchronisatie. Een declaratie wordt verstuurd zodra u deze finaliseert.
Belangrijk: Legalsense verstuurt een declaratie maar één keer naar Exact Online. Moet u een declaratie corrigeren nadat deze is gesynchroniseerd? Maak dan een creditdeclaratie. Zie het artikel ↪ Een creditdeclaratie maken.
Voordat u begint
Legalsense moet de koppeling met Exact Online voor uw omgeving activeren. Ziet u Instellingen → Exact Online niet? Neem dan contact op met Legalsense Support.
Over het algemeen kunnen gebruikers die in Legalsense aan de groep sync accounting zijn gekoppeld (met de permissie manage_sync_accounting) de koppeling inrichten en beheren. Wij raden aan uw boekhouder of accountant hierbij te betrekken, zodat de gegevens op de juiste plek in Exact Online terechtkomen.
Om de koppeling in te richten, hebt u nodig:
- Een gebruikersaccount in Exact Online met toegang tot de administraties (divisies) die u wilt koppelen. De koppeling loopt via dit account, dus kies een account dat niet verdwijnt als een collega vertrekt.
- De administratie in Exact Online voor uw gewone boekhouding en de administratie voor de derdengelden. Dat mag dezelfde administratie zijn, maar ze moeten dezelfde valuta gebruiken.
- Het e-mailadres van degene die een melding moet krijgen als de synchronisatie mislukt.
- Uw rekeningschema, btw-codes, dagboeken en kostenplaatsen in Exact Online, zodat u ze in Legalsense kunt koppelen.
Controleer vooraf de nummering van uw debiteuren en dossiers:
- Legalsense gebruikt het dossiernummer als code van de kostendrager in Exact Online. Exact Online staat maximaal 8 tekens toe, dus langere dossiernummers kunnen niet worden gesynchroniseerd.
- Gebruikt u de debiteurennummers van Legalsense? Dan verwijdert Legalsense alle tekens die geen cijfer zijn en gebruikt het resultaat als relatiecode in Exact Online (maximaal 18 tekens). Die code mag nog niet bestaan in Exact Online.
Belangrijk: Doorloop alle stappen in één keer als u eenmaal met het inrichten bent begonnen. Sommige instellingen kunt u niet meer wijzigen nadat de synchronisatie is gestart.
De koppeling inrichten
Ga naar Instellingen → Exact Online → Overzicht en klik op Richt Exact Online nu in.
Overzichtspagina van Exact Online waarop staat dat Exact Online nog niet is ingesteld, met de knop **Stel Exact Online nu in**.
U wordt doorgestuurd naar Exact Online. Log in met het Exact Online-account dat de koppeling moet gebruiken. Legalsense brengt u daarna terug naar de inrichting.
- Selecteer in de stap Administratie de Division voor uw boekhouding en de Trust accounting division voor de derdengelden en klik op Volgende. Bij elke administratie staat de valuta.
Inrichting van Exact Online, stap “Administratie”, met de keuzelijsten “Division” en “Trust accounting division”.
- Vul het E-mailadres beheerder koppeling* in: het adres dat een melding krijgt als de synchronisatie mislukt. Scheid meerdere adressen met een komma. Klik op Volgende.
Inrichting van Exact Online, stap “E-mailadres beheerder koppeling”.
- Kies in de stap Richting van de koppelingen welke gegevens Legalsense verstuurt en ophaalt en klik op Volgende. Zie Opties voor import en export hieronder.
Inrichting van Exact Online, stap “Richting van de koppelingen”, met de opties voor dossiers en debiteuren, betalingsstatus en verschotten en crediteuren.
- Kies in de stap Grootboekrekeningen voor Stel het grootboekrekeningschema zelf in en vul per rij de grootboekrekening, btw-code, het dagboek of de kostenplaats in Exact Online in. De rijen zijn verdeeld over de onderdelen Grootboekrekeningen, Grootboekrekeningen voor handmatig toegevoegde declaratieregels, Kantoorkosten, Btw, Dagboeken, Kostenplaatsen en Overig. Terwijl u typt, stelt Legalsense de rekeningen uit uw administratie in Exact Online voor. Klik op Volgende.
Belangrijk: De standaardgrootboekrekeningen van Legalsense zijn algemene voorstellen en passen meestal niet bij uw rekeningschema in Exact Online. Controleer elke rij met uw boekhouder. In het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren leest u waarvoor elk onderdeel dient.
- Kies in de stap Omzetrekeningen per gebruiker voor Geen advocaat-specifieke omzetrekeningen, of voor specifieke grootboekrekeningen of kostenplaatsen per advocaat om de omzet van elke tijdschrijver op eigen grootboekrekeningen of een eigen kostenplaats te boeken. Klik op Volgende.
- Kies in de stap Rekeningen voor verschottypen voor Geen overschrijvingen, of voor Specifieke rekeningen per verschottype om een verschottype op een eigen grootboekrekening te boeken. Klik op Volgende.
- Kies in de stap Initiële synchronisatie welke bestaande gegevens Legalsense bij de eerste synchronisatie naar Exact Online verstuurt:
- Synchroniseer alle transacties uit het verleden
- Synchroniseer transacties vanaf datum: een datum die u invult in het veld Van (datum) (standaard 1 januari van het huidige jaar)
- Geen transacties uit het verleden synchroniseren
Onder het formulier ziet u hoeveel declaraties en verschotten Legalsense zal exporteren.
Inrichting van Exact Online, stap “Initiële synchronisatie”, met “Synchroniseer transacties vanaf datum” geselecteerd.
Klik op Gereed, start de koppeling en bevestig met Ja.
Legalsense verstuurt nu uw actieve debiteuren en dossiers en de declaraties uit de gekozen periode naar Exact Online. Volg de voortgang via Instellingen → Exact Online → Overzicht.
Overzichtspagina van Exact Online na het inrichten, met de status, de Exact Online-gebruiker en het aantal elementen in de wachtrij.
Opties voor import en export
Het veld met een sterretje (*) is verplicht als u kiest voor het importeren van verschotten.
Problemen oplossen
De synchronisatie is gestopt met een fout over een debiteur of dossier.
Exact Online weigert debiteuren en dossiers die niet aan de eisen voldoen. De meest voorkomende meldingen zijn:
Klik na het oplossen van de oorzaak op Fout opgelost op de foutpagina. Legalsense probeert het dan opnieuw. In het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren vindt u de overige fouten en leest u hoe u opnieuw verbinding maakt als de verbinding is verlopen.
Valuta tussen divisie en trust accounting-divisie komen niet overeen.
De twee gekozen administraties gebruiken verschillende valuta. Kies administraties met dezelfde valuta.
Helaas is er iets misgegaan bij het ophalen van het administratie-overzicht uit Exact Online.
Legalsense kon uw administraties niet ophalen. Probeer het later opnieuw. Blijft het probleem bestaan? Controleer dan of uw Exact Online-account toegang heeft tot de administraties, of neem contact op met Legalsense Support.
Het lijkt erop dat uw Exact Online gebruikersaccount onvoldoende rechten heeft.
Het Exact Online-account waarmee u bent ingelogd, heeft onvoldoende rechten in de administratie. Vraag uw beheerder van Exact Online de rechten uit te breiden, of maak verbinding met een ander account via wijzigen naast Exact Online gebruiker op de overzichtspagina.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.