Onderhanden werk – Legalsense

Inleiding

De term onderhanden werk wordt gebruikt in de financiële administratie van organisaties. Het onderhanden werk geeft aan hoeveel werkzaamheden zijn verricht waarvoor nog geen declaratie/factuur gestuurd is naar de opdrachtgever. Het werk is al verricht maar nog niet gefactureerd en daarom dus nog onderhanden.

Het is om verschillende redenen belangrijk om inzicht te krijgen in (de waarde van) het onderhanden werk, en de ontwikkeling daarvan.

Fiscaal: Het is wettelijk verplicht uw winst voortschrijdend te nemen. Met andere woorden: de winst, horend bij het onderhanden werk van een zekere periode moet genomen worden in de periode waarin het werk is verricht. Voor elke jaarafsluiting moet u dus minstens uw onderhanden werk bepalen, en het verschil met de positie van vorig jaar als winst of verlies nemen.
U zal in de regel streven naar een zo laag mogelijke onderhanden werk-positie, om uw cash flow en debiteurenzekerheid te vergroten. Het verkrijgen van inzicht in de ontwikkeling van de onderhanden werk-stand kan hierbij een belangrijke tool zijn.

Tools

Legalsense biedt een aantal tools om het onderhanden werk (OHW) inzichtelijk te maken.

Zoeken tijdregels en dossiers

Bij het zoeken op tijdregels (Tijd » Zoeken) kan onder "Declaratiestatus" worden gezocht op "Onderhanden werk". Daarnaast kan eventueel een verdere verfijning per uitvoerende advocaat en/of dossier en tijdsperiode worden aangebracht. Door op "Zoeken" te klikken ziet u direct alle tijdregels die onderhanden zijn. Onderaan wordt daarnaast een verwachte waarde getoond. Op een dossierpagina wordt het totaal aan onderhanden werk (tijd en bedrag) ook getoond en kan er worden doorgeklikt naar de onderliggende tijdregels.

Rapportage

In de rapportagemodule (Rapporten » Rapporten) kunnen overzichten worden verkregen die de waarde van verschillende tijdregels samen nemen en groeperen per tijdseenheid, dossier en/of uitvoerende advocaat. Kies bij het aanmaken van een rapport voor het type "tijd en honorarium, gedeclareerd en ongedeclareerd" om het mogelijk te maken een rapport samen te stellen voor ongedeclareerde tijd. (Het andere rapporttype is gebaseerd op declaraties/facturen en aangezien onderhanden werk nog niet op een declaratie staat is dat hier niet van toepassing).

Bij het bewerken van de structuur van het rapport kunnen er vervolgens filters worden ingesteld. Voor het onderhanden werk moeten de volgende filters worden ingesteld:

Realisatie met als waarde declarabel
Gedeclareerd met als waarde onwaar

Eventueel kan er ook gefilterd worden op een specifieke periode.

Naast het instellen van filters zal het gewenst zijn om één of meerdere groeperingen in te stellen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een groepering per dossier, per tijdschrijvende gebruiker, per verantwoordelijk advocaat of per periode (diverse opties).

Legalsense biedt verschillende manieren om tijdregels te waarderen; deze manieren komen één-op-één terug in de rapportagemodule als kolommen. De volgende kolommen zijn hier van belang:

"Onderhanden werk": de huidige waarde van het onderhanden werk.

De standaard waardebepaling van het onderhanden werk in Legalsense is op basis van het op het dossier ingestelde tarief. Dit is exact hetzelfde tarief dat wordt gebruikt bij het daadwerkelijk aanmaken van de declaratie. De waardering van onderhanden werk van Legalsense komt dus overeen met de waarde van het onderhanden werk indien al het onderhanden werk uitgedeclareerd zal worden, maar exclusief eventuele kantoorkosten. Tijdregels die bij het tijdschrijven al aangemerkt zijn als "niet declarabel", of als "nultarief", worden in de waarde van het onderhanden werk niet meegenomen. Voor fixed-fee dossiers geldt dat de totale waarde van het onderhanden werk de fixed fee nooit overstijgt. De tijdregels krijgen initieel individueel de waarde toegewezen die van toepassing zou zijn indien tegen het standaard uurtarief gewerkt zou worden; zodra de waarde van de fixed fee afspraak bereikt is, krijgen verdere tijdregels de waarde 0 toegewezen.

Tijdregels die op conceptdeclaraties staan worden getoond als zijnde onderhanden. Eventuele wijzigingen in de waarde, bijvoorbeeld omdat bedragen op de declaraties worden aangepast, worden zo veel mogelijk direct verwerkt in de OHW-stand (zolang de declaratie nog in concept staat).

Tijdregels die reeds (definitief) gedeclareerd zijn hebben een waarde "onderhanden werk" van 0 en zullen in de rapporten in de kolom onderhanden werk geen waarde tonen.

Een aantal kolommen komt niet overeen met de meest actuele waarde van het onderhanden werk, maar met een waarde van de tijd tegen bepaalde voorwaarden. Deze kolommen kunnen worden gebruikt als basis voor het waarderen van het onderhanden werk op een andere wijze dan de in Legalsense ingebouwde "huidige waarde", of om de huidige waarde van het onderhanden werk tegen af te zetten. In tegenstelling tot de kolom "onderhanden werk" geldt voor deze kolommen dat de bedragen daaruit berekend en getoond worden onafhankelijk van het feit of het daadwerkelijk onderhanden werk betreft. Door het bovenstaande filter op OHW in de rapportages toe te passen, kunnen de resultaten uit deze kolommen gebruikt worden als basis voor de bepaling van de waarde van het OHW.

"Verwacht bedrag voor afboekingen" Deze kolom komt grotendeels overeen met de huidige waarde van het OHW, met de uitzondering dat tijdregels die rechtstreeks zijn afgeboekt hun waarde vóór afboeking behouden. Hierbij gelden uitsluitend de afboekingen die op tijdregel niveau zijn gedaan (door het vinkje 'niet declarabel' aan te vinken of door regels op een concept-declaratie 'af te boeken'). Regels die tegen nultarief zijn ingevoerd zijn 'voor afboekingen' alsnog 0 euro waard.

Door het verschil van deze kolom en "onderhanden werk" te nemen, kan worden bepaald hoe veel is afgeboekt. Let op: hierbij geldt dus alleen tijd die is 'uitgevinkt'. Door het verschil tussen deze kolom en de kolom "gedeclareerd" (in een rapport dat méér dan onderhanden werk bevat) te nemen, kan worden bepaald hoe veel op diverse manieren, behalve door 0-rates, is afgeboekt.
"Verwacht bedrag uurtarief" Deze kolom toont het standaard uurtarief van de tijdschrijver vermenigvuldigt met de hoeveelheid tijd. Hiermee zijn eventuele speciale cliënt/dossier-tarieven niet meegenomen. In vergelijkingen kan het gelden als kantoorbreed ijkpunt.
"Verwacht bedrag cliënttarief" Deze kolom toont het algemene cliënttarief vermenigvuldigd met de hoeveelheid tijd. Hiermee zijn eventuele speciale dossier-tarieven niet meegenomen. Nul-regels en afboekingen zijn hierin niet meegenomen. Deze kolom wordt voornamelijk gebruikt als ijkpunt om dossier-specifieke tarieven tegen af te zetten.
Tijd: in minuten (uren) Deze kolom biedt informatie in tijdseenheden, in plaats van in bedragen. Deze kolom kan worden gebruikt als referentie bij de andere kolommen, als basis voor berekeningen voor een gemiddeld uurtarief (ook als aparte kolom beschikbaar), etc.

Indien gebruik gemaakt wordt van de bovengenoemde filters, zullen de twee volgende "totaal" kolommen gelijk zijn aan de kolom "onderhanden werk": "Totaal exclusief kantoorkosten" & "Totaal".

Herberekeningen

Legalsense biedt veel mogelijkheden om de waarde van het onderhanden werk te beïnvloeden. Voorbeelden zijn: aanpassingen in tarieven of het tariefschema op cliënt- of dossierniveau, aanpassingen in het standaardtarief van een advocaat, aanpassingen op de conceptdeclaratie, etc. Om technische redenen worden niet alle bovenstaande herwaarderingen van het OHW direct verwerkt. In ieder geval wordt het onderhanden werk nachtelijk bijgewerkt. Zie ook Onderhanden werk waarde is 0 of klopt niet. Bij het declareren wordt de waarde van tijdregels altijd herberekend en gelden dus altijd de laatste tarieven of instellingen (van het moment van het aanmaken van de conceptdeclaratie).

Voor de "verwacht tegen..." kolommen geldt ook dat deze iedere nacht bijgewerkt worden, tot het moment dat de tijd definitief in rekening is gebracht. Vanaf dat moment worden de gegevens niet meer bijgewerkt voor bijvoorbeeld nieuwe tariefinstellingen.

Dashboards

Naast de diverse (cijfermatige) rapporten kunnen er diverse dashboards worden ingezet om per persoon, team of kantoorbreed een beeld van de meest recente onderhanden-werk stand te geven. In de praktijk zullen de dashboards vooral worden gebruikt om een snel overzicht te geven aan medewerkers, en niet snel als basis voor een OHW rapportage.

Rapportage: altijd up-to-date

De diverse zoekopdrachten en rapportages in Legalsense geven altijd het meest actuele beeld van de stand van zaken. Dit is onderdeel van de filosofie van Legalsense als praktijkmanagement pakket, en wordt door de advocaten/partners vaak als zeer prettig ervaren. Hierdoor is het immers, zonder verdere handmatige ingrepen, mogelijk om dagelijks een beeld te krijgen van hoe het kantoor er voor staat.

N.B. Voor mensen met een financiële hoed/blik kan deze insteek echter soms verwarrend zijn. Legalsense biedt namelijk op het moment geen middelen om te rapporteren over het moment van waardeverandering. Specifiek voor het OHW betekent dit: de OHW-stand die in Legalsense wordt weergegeven over een zekere periode, is áltijd de laatst bekende OHW-stand van die periode. Boekhoudkundig moet soms echter een andere vraag beantwoord kunnen worden, namelijk: wat was de OHW-stand over een zekere periode, op een bepaald moment? Bijvoorbeeld: wat was de OHW-stand over 2014 op 31 december (het einde van het jaar) of op 14 april (het moment dat de jaarrekening werd vastgesteld).

Vastvriezen

Legalsense biedt om deze reden de mogelijkheid om rapportages vast te vriezen. Bij het bekijken van een rapport kan op de knop "vastvriezen" geklikt worden. Op dat moment wordt er een "foto" gemaakt van de rapportage, die in Legalsense wordt opgeslagen. Op een later moment kan het rapport dan alsnog ingezien of gedownload worden. Daartoe klikt men op de knop "Geschiedenis" die bij het rapport zichtbaar is. Onder die knop zijn vervolgens alle vastgevroren rapporten beschikbaar. Daarmee is het mogelijk inzicht te krijgen in de mutaties in het OHW over een bepaalde periode.

Rapporten kunnen ook automatisch worden opgeslagen/vastgevroren door hiervoor een schema in te stellen. Deze optie treft u onder "Geschiedenis" aan. Bij het schema kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld wekelijks op maand of elke laatste dag van het jaar een rapport wilt vastvriezen.

U kunt op deze manier de rapportage inzetten om een inzicht in de ontwikkeling van het OHW te krijgen.

Koppeling met de boekhouding

Standaardkoppeling

De bepaling van de waarde van het onderhanden werk is een beslissing waar ook een inhoudelijk aspect aan zit (is het werk nog wel daadwerkelijk onderhanden, of zou het redelijkerwijs afgeschreven moeten worden). De jaarafsluiting is een logisch moment om de feitelijke bepaling van het OHW te doen.

De koppeling tussen Legalsense en Twinfield, en de verscheidene export-mogelijkheden naar andere boekhoudpakketten maken om deze reden geen automatische boekingen aan voor onderhanden werk. De boekingen voor verkoopfacturen "lopen dus niet door het onderhanden werk": elke verkoopboeking is "debiteuren aan omzet".

Dit is een eenvoudige, snel begrijpelijke manier van werken. Er hoeft niet met periodeafsluitingen gewerkt te worden (in Legalsense), het aantal boekingen in de boekhouding blijft sterk beperkt en correspondeert één-op-één met de verkoopfacturen.

De handmatige boeking die daarmee eens per periodeafsluiting (meestal: jaar) wordt gedaan is bij deze opzet dan een logisch sluitstuk.

Er zijn twee standaardmanieren om deze boeking te doen, die onderstaand uiteengezet zijn.

Bepaling per jaareinde

De meest eenvoudige manier om het onderhanden werk te bepalen is door op 31 december (of een ander jaareinde) een (uitgebreid) rapport over het onderhanden werk te laten vastvriezen. Dit kan automatisch, door het hierboven genoemde schema in te stellen. Het saldo uit dit rapport kan één-op-één worden overgenomen in het boekhoudprogramma als een correctieboeking onderhanden werk (door het saldo per 1 januari er van af te trekken). Eventueel kunnen er op dat moment ook (gemotiveerde) waarderingen worden gedaan of voorzieningen worden getroffen.

Bepaling achteraf

Soms is het niet wenselijk om het onderhanden werk op 31 december te bepalen. Redenen kunnen zijn:

Tijd wordt niet dagelijks geschreven, dus op 31 december is de stand nog niet bekend.
Consistente aanpak: vorig jaar werd er ook pas op 1 april een bepaling gedaan.
Voor een eerlijke waardering van het onderhanden werk komt meer informatie beschikbaar naar mate de tijd vordert (en inzichtelijk wordt wat daadwerkelijk declarabel is).

In dit geval kan het onderhanden werk per 31 december altijd nog achteraf worden bepaald. Daartoe moet op een zekere peildatum de som van 2 bedragen genomen worden:

De stand op de peildatum van het op dat moment nog onderhanden zijnde werk. (eventueel gecorrigeerd met voorzieningen etc.). Dit volgt in feite 'bepaling per jaareinde', met de uitzondering dat het niet op jaareinde gebeurt.
De totale gedeclareerde waarde t/m peildatum van werk verricht in het vorige jaar. Dit wordt in de regel niet gecorrigeerd - omdat het inmiddels is gedeclareerd, is de 'schatting' van de waarde van het onderhanden werk zeer precies. Immers, afgezien van eventuele crediteringen is het precies de waarde waarvoor het uiteindelijk in rekening te brengen was.

Alternatief: Verkoopboekingen lopend door onderhanden werk

De koppeling tussen Legalsense en Twinfield kan eventueel ook worden ingericht mét boekingen door het onderhanden werk.

In dat scenario wordt er met enige regelmaat een automatische boeking gedaan van omzet aan onderhanden werk. De verkoopboekingen worden dan onderhanden werk aan debiteuren.

Omdat deze manier een groot aantal automatische boekingen tot gevolg heeft, bestaat het risico dat het lastig is het overzicht te houden. Een ander nadeel is dat een eventueel moment van herwaardering niet zo helder gedefinieerd is als in het geval van een jaarlijkse of maandelijkse handmatige boeking.

Desondanks kan dit, zeker voor grotere kantoren, een wenselijke manier van werken zijn. Wij treden graag met u in gesprek over de mogelijkheden.