Release 15.52 - september 2015 – Legalsense

De update van Legalsense van september 2015 (15.52) bevat o.a. de volgende wijzigingen:

Fixed fee - aangepaste functionaliteit

Let op: dit is een belangrijke wijziging omdat de manier waarop fixed fee dossiers (tariefschema: fixed fee) gedeclareerd worden, is gewijzigd.

Vorige situatie

Tot Legalsense versie 15.52 was het zo dat wanneer een dossier was ingesteld op tariefschema 'fixed fee' en er een declaratie was gemaakt voor dit fixed fee bedrag, elke volgende declaratie (waar werkzaamheden op stonden) weer opnieuw dit fixed fee bedrag toegekend kreeg. Bijvoorbeeld: een dossier was ingesteld op een tariefschema 'fixed fee' voor € 10.000. Er was 50 uur gewerkt en daarvoor werd een declaratie gemaakt waarbij de 50 uur aan de fixed fee van 10k werd gekoppeld. Vervolgens werd er echter nog 2 uur doorgewerkt op het dossier en bij een volgende declaratieronde werden deze uren weer opnieuw tegen hetzelfde fixed fee bedrag op de declaratie gezet. Er was dan dus een totale omzet van € 20.000 op het dossier als ook die tweede declaratie definitief gemaakt zou worden. Ook in het onderhanden werk - nog voordat de tweede declaratie aangemaakt was - werden de extra uren opnieuw aan het fixed fee bedrag gekoppeld en werd er dus € 10.000 gedeclareerd en € 10.000 onderhanden werk op het dossier vermeld.

Nieuwe situatie

In de nieuwe situatie wordt een fixed fee bedrag op een dossier altijd maar één keer in rekening gebracht. In bovenstaand voorbeeld zouden de extra 2 uren die waren geschreven dus tegen 0 euro worden gewaardeerd - de fixed fee van € 10.000 is immers al uit gedeclareerd. Het onderhanden werk wordt dus altijd maximaal gewaardeerd op het ingestelde fixed fee bedrag. Wanneer je alsnog een tweede bedrag wilt declareren, dan kan de fixed fee worden 'opgehoogd'.

Meer informatie over fixed fee / vaste prijsafspraken

iPhone (iOS) App voor tijd schrijven

Deze versie van Legalsense (15.52) is minimaal nodig om te kunnen communiceren met de iPhone (iOS) App die sinds 18 september 2015 in de Apple App Store te vinden is. Met de iOS App kan tijd worden geschreven via een invoerformulier (Timesheet) of via Timers.

Dossier, cliënten en contacten

Het is mogelijk om in de Instellingen in Legalsense extra velden voor telefoonnummers, e-mailadressen e.d. te definiëren (naast de standaardvelden die hier al beschikbaar voor waren).

Financieel/declareren

De declaratielijst kan nu gefilterd worden met drie snelkeuzes: jaar, laatste drie maanden en concepten. Dit maakt het mogelijk om snel alle concepten of alle declaraties van dit jaar of de laatste drie maanden (+ huidige maand) op te vragen.
Declaraties kunnen nu vanuit Legalsense per e-mail worden verzonden, voor meer informatie hierover zie 'Declaraties per e-mail versturen'. Let op dat het instellen van de declaratie e-mailadressen (Aan en CC) nog niet mogelijk is vanuit Epona ContactManager (hier wordt aan gewerkt).
Een selectie van declaraties kan nu gezamenlijk worden bewerkt, waarbij vanaf de eerste declaratie kan worden doorgeklikt naar de ‘volgende’. Hiermee wordt het eenvoudiger om een selectie van declaraties allemaal door te lopen.
Declaraties kunnen nu ook ‘per verantwoordelijk advocaat’ worden aangemaakt naast de al bestaande optie voor het aanmaken van declaraties ‘per verantwoordelijke declaratieproces’.
Een selectie van declaraties kan nu in een keer worden bijgewerkt via de optie ‘Concepten bijwerken’. Deze optie is gelijk aan de functie ’sectie bijwerken’ zoals deze al bestond bij het bewerken van een declaratie.
Op een declaratie kunnen nu ‘handmatig’ bedragen worden toegevoegd per gebruiker (per advocaat/medewerker). Deze bedragen worden als honorarium omzet voor gebruiker gezien. Hiermee is het dus mogelijk om een willekeurig bedrag op een declaratie toe te voegen en dit als persoonlijke omzet voor een medewerker te registreren (in de rapportage).
De declaratie-pagina (het bekijken van een enkele declaratie) is anders ingedeeld waarbij een aantal functies direct boven de eerste pagina van de declaratie zijn geplaatst.

Rapportage en gebruikersbeheer

Aan de rapporten (rapporten-bouwer) kunnen nu meerdere pagina’s worden toegevoegd en rapporten kunnen aan deze pagina’s worden toegewezen. Op een pagina kunnen rapporten ook eenvoudiger van de ene naar de andere groep worden versleept.
Onder 'Gebruikers' zijn nieuwe pagina's toegevoegd waarmee een overzicht van de (toegangs)groepen op te vragen is en waar de gebruikers per groep ingesteld kunnen worden. Hierdoor is het eenvoudiger om meerdere gebruikers in een keer aan een groep toe te voegen. De diverse overzichten zijn tevens naar Excel te exporteren.
De gebruikerspagina (voor een individuele gebruiker) is uitgebreid een heeft een iets andere indeling. Zo is het bijvoorbeeld duidelijk of de gebruiker een eigen tarief heeft of dat dit overgenomen wordt van het functietarief. Het 'lidmaatschap' van diverse groepen (praktijkgroep, team of vestiging) wordt nu op de gebruikerspagina weergegeven en kan daar ook bewerkt worden.
Gebruikers kunnen nu ingedeeld worden in praktijkgroepen, teams en vestigingen voor een specifiek periode. Een gebruiker kan dus ‘in de tijd’ wisselen van praktijkgroep, team of vestiging. Bijvoorbeeld: tot 1 juli 2015 werkte een medewerker voor de praktijkgroep arbeidsrecht, vanaf 1 juli 2015 werkt deze medewerker voor de praktijkgroep ondernemingsrecht.

Overig

Het btw-nummer (van uw eigen kantoor/bedrijf) is nu zelf in te vullen onder Instellingen - Kantoorinstellingen. Dit nummer wordt bijvoorbeeld standaard gebruikt in de LEDES bestanden.
In de algemene Twinfield-instellingen onder 'Instellingen - Twinfield - Instellingen' kan nu er nu voor worden gekozen om in Legalsense bij een verschot een 'link' te tonen naar het inkoopfactuur-document in Basecone. De inkoopfactuur kan ook optioneel worden toegevoegd aan de declaratie/factuur die in Legalsense aan de cliënt wordt gestuurd. Zie voor meer informatie 'Documenten uit Basecone in Legalsense'.