Cliënt aanmaken

In dit artikel wordt beschreven hoe u een cliënt in Legalsense kunt aanmaken, waarbij het mogelijk is om een bestaand contact als basis voor een nieuwe cliënt te gebruiken.

Toevoegen van een nieuwe cliënt

Om een client toe te voegen klikt u op het blad 'Cliënten' op 'Nieuwe cliënt'  of op 'op basis van bestaand contact'. De optie 'op basis van bestaand contact' is alleen te gebruiken als het contact al aanwezig is in Legalsense (onder 'Contacten') maar nog geen cliënt is. Het verschil tussen 'Nieuwe cliënt' en 'op basis van bestaand contact' is dat bij de laatste optie, de bestaande contactinformatie al ingevuld wordt voor de cliënt. 

Als u klikt op 'op basis van bestaand contact' ziet u onderstaand scherm.

Als het contact geselecteerd is, klikt u op ' Nieuwe cliënt ' om verder te gaan met het aanmaken van de cliënt.

Het is ook mogelijk om een cliënt rechtstreeks vanaf het contact aan te maken.

Het proces voor het aanmaken van cliënten bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1 - Contactinformatie

Een nieuw scherm wordt geopend zodat u de contactinformatie, debiteurinformatie en overige contactgegevens kunt invullen. U kiest hierbij voor 'organisatie' als u een bedrijf wilt invoeren als cliënt en u kiest voor 'natuurlijk persoon' als de cliënt een persoon is. 

Voor een 'organisatie' zijn er andere velden in te vullen dan voor een 'natuurlijk persoon'

Velden gemarkeerd met een * zijn verplichte velden. We raden aan om de contactgegevens zo volledig mogelijk in te vullen. Dit kan later handig zijn voor o.a. de conflict check en het raadplegen van debiteureninformatie. Het als 'verplicht' markeren van velden kan hierbij helpen. In overleg met Legalsense kunnen er naast de standaard velden ook andere velden als 'verplicht' gemarkeerd worden. Neemt u daarvoor contact op met de helpdesk van Legalsense.

Na het invullen van de informatie, klikt u op 'Volgende'.

Stap 2 - Cliënt informatie

In stap 1 is het contact aangemaakt en in deze stap maken we van dit contact een cliënt:

Afhankelijk van uw Legalsense inrichting zijn er een aantal velden die ingevuld kunnen worden:

Alternatieve namen: hierbij kunt u denken aan "handelsnamen" e.d.. Bij het zoeken op een naam in de conflict check, worden de alternatieve namen ook meegenomen.

Nummer: het nummer kunt u leeglaten, dit wordt doorgaans automatisch toegekend door Legalsense.

Datum: de datum waarop de cliënt bij u actief is.

Omschrijving: in dit veld kunt u een omschrijving over de cliënt invoeren.

Hoofdcliënt: indien er sprake is van bijvoorbeeld een dochteronderneming waarvoor u werkzaamheden verricht kunt u bij 'Hoofdcliënt' de moederonderneming opgeven. Die moet dan wel al bestaan in Legalsense. Hierdoor wordt bijvoorbeeld rapportage op 'Hoofdcliënt' mogelijk gemaakt.

Referentie: onder referentie wordt in Legalsense de "externe verwijzer" verstaan. Hier kunt u dus vastleggen welke externe partij de cliënt heeft aangebracht. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld rapporten te maken op 'Referenties'. De beschikbare referenties worden centraal vastgelegd onder 'Instellingen' - 'Lijsten' - 'Referenties'.

Aangebracht door: in tegenstelling tot 'Referentie' is 'Aangebracht door' een interne verwijzer en hier kunt u aangeven door welke medewerker de cliënt is aangebracht. Ook dit veld is beschikbaar in de Legalsense rapporten. 

Na het invullen van de informatie, klikt u op 'Volgende'.

Stap 3 - Tariefinformatie

In stap 3 wordt de relevante tariefinformatie vastgelegd:

Declarabel: standaard wordt een cliënt als "declarabel" aangemaakt. Dat wil zeggen dat de werkzaamheden op dossiers die onder deze cliënt worden aangemaakt kunnen worden doorberekend. Als u geen vinkje zet, betekend dat de cliënt standaard als "niet declarabel" wordt aangemerkt en alle dossiers onder deze cliënt standaard ook "niet declarabel" zijn. Wij raden aan om de standaard instelling niet aan te passen maar dit op dossierniveau per dossier te bepalen.

Valuta: hier kunt u aangeven in welke valuta de werkzaamheden gedeclareerd moeten worden. Deze optie is alleen zichtbaar als in uw Legalsense omgeving de functie "Meerdere valuta" actief is.

Kantoorkosten: hier wordt het standaard percentage aan kantoorkosten weergegeven. U heeft hier de mogelijkheid om op cliëntniveau hiervan af te wijken.

Kortingspercentage: u kunt hier een standaard kortingspercentage voor deze cliënt instellen. Dit kortingspercentage zal dan ook gelden voor alle dossiers die onder deze cliënt actief zijn (tenzij hier op dossierniveau van afgeweken wordt).

Tariefschema: onder het tariefschema kunt u vastleggen welke tarieven er gelden voor deze cliënt. Elk dossier wat voor de cliënt aangemaakt wordt, zal dit tariefschema overnemen. U kunt hier per dossier weer vanaf wijken. Meer informatie over tariefschema's kunt u vinden in Tarieven en tariefschema's.

Als u klaar bent met Stap 3 heeft u de volgende opties:

1. 'Opslaan en nieuw dossier' - Met deze optie wordt de cliënt opgeslagen maar kunt u ook meteen beginnen met het toevoegen van een nieuw dossier voor deze cliënt. Voor meer informatie over het toevoegen van dossiers, zie Dossier aanmaken.

2. 'Opslaan' - Hiermee slaat u de cliënt in Legalsense op.