Declaraties per e-mail verzenden vanuit Legalsense

U kunt definitief gemaakte declaraties rechtstreeks vanuit Legalsense verzenden. Legalsense verstuurt deze e-mails vanaf een e-mailadres dat van u is. Voordat u iets kunt verzenden, moet u daarom een e-mailprovider configureren en uw verzenddomein verifiëren. Dit artikel beschrijft de instellingen die specifiek voor declaraties gelden en legt uit hoe u een declaratie verzendt. Hoe u de provider zelf instelt, leest u in het configuratieartikel voor uw provider (zie de link hieronder).

Voordat u begint: configureer uw e-mailprovider

Legalsense ondersteunt twee e-mailproviders: Postmark en Spotler SendPro. Ga naar Instellingen → Algemeen → E-mails om de provider te configureren die uw kantoor gebruikt, of klik op Wijzig e-mailprovider om over te stappen naar de andere provider. Op deze pagina verifieert u uw verzenddomein en voegt u een of meer afzenderadressen toe. Markeer één adres als standaard door op het vinkje ernaast te klikken.

Zie voor stapsgewijze instructies het artikel ↪ E-mailproviders instellen.

Belangrijk: U hebt minimaal één geverifieerd afzenderadres nodig voordat u een declaratie per e-mail kunt verzenden. Zolang u er geen hebt toegevoegd, verbergt Legalsense het formulier voor het opstellen van de e-mail en toont het een bericht dat u naar Instellingen → Algemeen → E-mails verwijst. Als u geen rechten hebt om de e-mailinstellingen te configureren, vraagt het bericht u om contact op te nemen met een administrator.

Standaard CC- en BCC-adressen

Ga naar Instellingen → Declaratieproces → E-mails om het volgende in te stellen:

• Het type van de declaratie bijlage: PDF, PDF + UBL-XML of alleen UBL-XML.
• Standaard CC- en BCC-regels voor declaratie-e-mails: bijvoorbeeld altijd een BCC naar de ingelogde gebruiker, de verantwoordelijk advocaat of de verantwoordelijke declaratieproces, de aanbrenger of een handmatig adres. Klik op Nieuw standaard e-mailadres toevoegen om meer regels toe te voegen.

De pagina E-mail instellingen.

Let op: Op deze pagina kunt u de verzender (het afzenderadres) voor declaraties niet kiezen. Legalsense gebruikt de standaardverzender die is ingesteld onder Instellingen → Algemeen → E-mails. U kunt deze per e-mail wijzigen wanneer u de declaratie verzendt (zie hieronder).

Standaard e-mail templates

Ga naar Instellingen → Declaratieproces → E-mail templates om de e-mailberichten in te stellen die met declaraties worden verstuurd. U kunt elke template aan een specifieke situatie koppelen: een algemene standaardtemplate, of een aparte template voor creditdeclaraties, voorschotnota's, verrekeningsdeclaraties of (voor toevoegingsdossiers) RvR-declaraties of declaraties met eigen bijdrage. Legalsense kiest vervolgens automatisch de passende template op basis van het type declaratie. Meer informatie over het instellen van e-mail templates vindt u in het artikel ↪ E-mail templates.

Let op: De koptekst en voettekst op het declaratiedocument zelf vormen een aparte instelling. Hiervoor gebruikt u dezelfde codes, maar u stelt ze in op een eigen pagina onder Instellingen → Declaratieproces → Declaratieteksten, niet in de e-mail template.

Het Aan- en CC-adres instellen per debiteur of per debiteur van een dossier

Het standaard e-mailadres voor declaraties van de debiteur stelt u in op de contactpagina van de debiteur. Daar wordt het onder Contactgegevens weergegeven met het label Declaratie 'Aan'. Zo wijzigt u het:

1. Ga naar Dossiers → Contacten en klik op de naam van het contact.
2. Klik op Bewerken.
3. Vink onder Overige contactgegevens de checkbox Declaratie 'Aan' aan naast het adres dat u als standaard wilt gebruiken.
4. Klik op Opslaan.

Het onderdeel met e-mailadressen bij de overige contactgegevens, met de checkbox “Declaratie 'Aan'”.

Op de dossierpagina klikt u op het pictogram Bewerken naast de naam van de debiteur om de instellingen voor de debiteur van het dossier te openen. Daar kiest u de E-mail bron voor declaraties in dit specifieke dossier: het adres van de debiteur, het adres van de contactpersoon of een adres dat specifiek voor dit dossier geldt. Hier stelt u ook het standaard PO-nummer van het dossier in. Legalsense gebruikt dit op toekomstige declaraties voor dit dossier en deze debiteur.

Belangrijk: In Nederland moet een declaratie een volledig postadres bevatten om geldig te zijn. Vermeld daarom het volledige adres van uw cliënt, ook als u de declaratie per e-mail verzendt. Is uw kantoor buiten Nederland gevestigd, controleer dan de lokale factuurvereisten.

Een declaratie per e-mail verzenden

Let op: U kunt alleen een definitief gemaakte declaratie verzenden. Bij een concept-declaratie kunt u de e-mail voorbereiden en opslaan, maar u kunt deze pas verzenden als de declaratie definitief is gemaakt.

1. Open de declaratie. Dit kan een concept-declaratie of een definitief gemaakte declaratie zijn.
2. Klik op E-mail. Legalsense opent de bijbehorende standaard E-mail template, waarbij de adressen in de velden Aan, EB en BCC vooraf zijn ingevuld op basis van de instellingen van de debiteur of van de debiteur van het dossier.
3. Bewerk indien nodig het Bericht, de Template, de Afzender of de adressen van de ontvangers.
4. Klik op Concept opslaan om de e-mail op te slaan zonder deze te verzenden, of klik op Verzenden als de declaratie definitief is gemaakt.
5. Nadat u de declaratie hebt verzonden, kunt u bekijken wat er is verzonden door de declaratie te openen en opnieuw op E-mail te klikken.

Meerdere declaraties tegelijk verzenden

1. Ga naar Declaraties.
2. Klik op Meer filters.
3. Gebruik het filter Declaratie verzonden? om declaraties te vinden die nog niet per e-mail zijn verzonden. Als u declaraties zowel per e-mail als op andere manieren verzendt, combineert u dit met het filter Verzendwijze.
4. Selecteer de declaraties die u wilt verzenden.
5. Open de keuzelijst Verzenden en klik op Verzenden per e-mail. Legalsense bereidt de e-mails voor om te worden verzonden.

Let op: Legalsense toont een foutmelding voor elke e-mail waarin het veld Aan geen adres bevat, of die bij een declaratie hoort die nog niet definitief is gemaakt.

Het filter “Declaratie verzonden?” onder “Meer filters” op de declaratiepagina