Producten

Legalsense biedt de mogelijkheid om producten toe te voegen aan dossiers. Een product kan gebruikt worden om veel voorkomende gelijkwaardige diensten als vaste prijs in rekening te brengen. Deze werkzaamheden kunnen dan ofwel éénmalig in rekening gebracht worden als product of als terugkerende werkzaamheden door middel van een abonnement (zie artikel Abonnementen). Een product kan bijvoorbeeld zijn: het opstellen van een (standaard) overeenkomst die dan tegen een vaste prijs wordt aangeboden aan cliënten. Het is dan niet meer noodzakelijk om hiervoor aparte dossiers aan te maken. 

Om producten te kunnen gebruiken dient dit eerst in uw omgeving geactiveerd te worden. U kunt hiervoor contact opnemen met Legalsense support.

Instellen van Producten

Voordat producten gebruikt kunnen worden moeten ze eerst in de omgeving aangemaakt worden. Dit gebeurt via 'Instellingen' - 'Lijsten' - 'Subdossiers/product types':

Klik daar op 'Nieuw type subdossier/product':

Bij het toevoegen van een product moet er een productnaam opgegeven worden en kan er een aparte naam opgegeven worden die op de declaraties vermeld wordt. Om van het subdossier een product te maken kunt u 'Is product' aanvinken, waarna de standaard 'Stukprijs' opgegeven kan worden. De stukprijs is de standaardwaarde van het product die zal worden doorberekend (op dossierniveau kan hier weer van worden afgeweken). 

Als alle velden ingevuld zijn klikt u op "Opslaan" en is het product beschikbaar om gebruikt te worden. 

Wijzigen van een product

Om de standaardinstellingen van een product te wijzigen kunt u via de lijst 'Subdossiers/product types' het product zoeken en wijzigen door middel van het wijzigingsicoontje:

Nadat u op "wijzigen" heeft geklikt ziet u het volgende scherm:

U kunt hier de naam en de naam op declaratie wijzigen. Het is hier ook mogelijk om de stukprijs (de standaardprijs van het product) te wijzigen of om juist een nieuw tarief toe te voegen (via "Tarief toevoegen") als u bijvoorbeeld een indexering wilt toepassen per een datum in de toekomst. 

Verwijderen van een product

Via de lijst 'Subdossiers/product types' kunt u een product verwijderen door op het "prullenbak" icoontje te klikken. Het product wordt dan inactief gemaakt en is niet meer te selecteren als nieuw product op een dossier. 

Gebruik van Producten

Om een product te kunnen gebruiken moet deze eerst aan het dossier toegevoegd worden. Dit kunt u doen door in het dossier te klikken op 'Nieuw subdossier/product' :

Hierna kunt u het net aangemaakte product selecteren uit de beschikbare subdossiers/producten:

Nadat het product is geselecteerd geeft Legalsense de waarden aan die gebruikt zullen gaan worden. Het is mogelijk om hiervan af te wijken. Het is bijvoorbeeld mogelijk een andere naam te gebruiken op de declaratie of juist een ander tarief.

Vroegste declaratie-datum

De vroegste declaratie-datum willen we hier apart toelichten. Standaard is het namelijk zo dat het product direct gedeclareerd kan worden zodra deze aan het dossier is toegevoegd. Soms kan het voorkomen dat een product pas op een later moment in rekening moet worden gebracht.

Hiervoor kan de "Vroegste declaratiedatum" worden gebruikt. Het toegevoegde product zal pas in rekening gebracht worden als de hier ingestelde datum bereikt is. 

Als alles naar wens is ingevuld, klikt u op 'Nieuw subdossier/product'. Het product is dan toegevoegd aan het dossier.

Verplichting tijdschrijven

Standaard is het niet verplicht om tijd te schrijven op een product. Dit is wel verplicht te maken door onder "Subdossiers/producten" op een dossier te kiezen voor "Maak verplicht":

Een gebruiker zal dan ten alle tijden een product moeten selecteren bij het tijdschrijven. 

Tijd schrijven op een product

Als een product aangemaakt is, is het ook beschikbaar bij het tijdschrijven (zie Tijd schrijven en bewerken voor de manieren van tijdschrijven die Legalsense ondersteunt).

Tijd schrijven op een product is nuttig voor rapportage doeleinden. Het is dan eenvoudig om te zien of de bestede tijd aan de werkzaamheden overeenkomt met de waarde van het product. 

Op het moment dat het hoofddossier ingevuld wordt in het 'dossierveld' verschijnt automatisch het keuzeveld voor een subdossier/product (het is dan ook mogelijk om meerdere subdossiers/producten te hebben). In dit veld kunt u dan kiezen voor het product. De overige velden wijken niet af van het reguliere tijdschrijven.

Declareren van een product

Het declareren van een product gaat op dezelfde wijze als bij reguliere declaraties. U kunt een product vanuit het dossier zelf declareren of via de reguliere declaratierun:

In bovenstaand screenshot ziet u dat er één product gevonden is om te declareren. Als u op aanmaken klikt, wordt de concept-declaratie aangemaakt.

Voorbeeld van de factuurregel:

Na het finaliseren van deze declaratie is het product uitgedeclareerd en zou daarna gearchiveerd kunnen worden. 

Archiveren van een product

Nadat een product is gedeclareerd kan deze automatisch worden gearchiveerd. Op deze wijze kan voorkomen worden dat gebruikers tijd schrijven op een, reeds gefactureerd, product. Producten die automatisch worden gearchiveerd, zullen bij het crediteren ook automatisch uit het archief worden gehaald.

Deze instelling kan geactiveerd worden via ‘Instellingen’ – ‘Algemeen’ – ‘Systeem’ in de sectie ‘Declaratieproces’.

Rapporten

Het is ook mogelijk om over producten te rapporteren. Zo kunt u zien of de prijzen die u hanteert voor de producten rendabel zijn of niet: