Tijd schrijven en bewerken

In dit artikel wordt in het kort beschreven hoe u tijdregels kunt schrijven, wijzigen, kopiëren of verwijderen, mits u daarvoor de juiste rechten heeft. Bij diverse onderdelen vindt u een link naar een uitgebreidere beschrijving in onze Legalsense Kennisbank.

Nadat u in Legalsense bent ingelogd, komt u terecht op de beginpage (homepage) 'Tijd schrijven' (zie onderstaand schermvoorbeeld). Het linker gedeelte van dit scherm toont de recent geschreven tijd tot een maximum van 7 dagen. In het rechter gedeelte van het scherm kunt u tijdregels invoeren.

Er zijn standaard vier uitgangspunten voor het schrijven van tijd voor de door u verrichte werkzaamheden:

1. Recent geschreven tijd (Hand(matig) en Van / Tot)
2. Per dag
3. Timers
4. Mobile app (iPhone of Android)

Welke methode van tijdschrijven u ook prefereert, er zijn altijd een aantal verplichte velden die ingevuld moeten worden. De verplichte velden zijn gemarkeerd met *.

Totale tijd*: voer hier de tijd in. Meestal staat de invoer van tijd ingesteld op uren en minuten, maar u kunt desgewenst voor een andere tijdsnotatie kiezen en deze door ons laten instellen. Meer informatie hierover vindt u in het artikel Tijdsnotatie

Datum: de datum staat standaard op 'vandaag' maar kan in dit veld worden aangepast.

Tijdschrijver*: als u de juiste rechten heeft is dit veld aanpasbaar. Door de gebruikersnaam te veranderen kunt u tijd voor een andere persoon schrijven.

Dossier*: wanneer u dit veld activeert, verschijnt een label 'Recente dossiers' waaronder de 10 meest recente dossiers worden getoond. Hierdoor kunt u snel een actueel dossier selecteren. U kunt uiteraard ook gericht zoeken  door een deel van de dossiernaam in te voeren. Dit kan elk deel van de dossiernaam zijn. Door middel van het pijltje naar beneden kunt u dan het betreffende dossier uit de lijst selecteren. Druk op de backspace toets om alle beschikbare dossiers weer te geven. De meest recente dossiers worden weergegeven in het dossierveld bij: Tijdinvoer op de homepage, het bewerken van tijdregels, de Per dag invoer en in de Timers. 

Ook kunt u zoeken op basis van meerdere zoektermen. Bijvoorbeeld het zoeken naar 'Shell advies' geeft het dossier 'Shell N.V. / Advies betreffende uitbreiding' als zoekresultaat terug. Meerdere zoektermen, gescheiden door een spatie, worden gecombineerd in een 'EN' (AND) zoekopdracht. 

Subdossiers/Producten: indien in uw Legalsense administratie onder 'Instellingen - Lijsten - Subdossiers/product types' producten zijn ingesteld voor tijd schrijven en factureren, kunnen de betreffende producten worden toegevoegd aan dossiers.  Wanneer bij het tijd schrijven een dossier wordt gekozen waarin een product is toegevoegd, verschijnt er een veld waar het product (optioneel) kan worden gekozen. Voor meer informatie over producten verwijzen wij u naar het gelijknamige artikel Producten.

Verrichting*: typ of kies een verrichting uit de vaste lijst met keuzes (door op de backspace toets te drukken worden u alle typen verrichtingen weergegeven. Deze lijst is door het kantoor zelf aan te passen (zie Instellingen, artikel Verrichtingen) en desgewenst in groepen in te delen, zie artikel Verrichtingengroepen. Wanneer het een dossier in een andere taal betreft, zal de verrichting in die specifieke taal worden weergegeven. Indien u verrichtingen in andere talen dan Nederlands en Engels wilt hanteren, moeten deze talen in uw Legalsense administratie worden geactiveerd. Wanneer u geen verrichtingen ingesteld heeft staan, wordt dit veld ook niet getoond en is dit dus geen verplicht veld.

Omschrijving: typ hier indien gewenst een omschrijving. De omschrijving wordt doorgaans ook op de declaratie (specificatie) weergegeven. Voor anderstalige dossiers moet de omschrijving dus ook in die specifieke taal worden geschreven. Wanneer bijvoorbeeld de taal van het geselecteerde dossier op 'Engels' staat, verschijnt (Engels) achter Omschrijving.

Opmerkingen (intern): u kunt dit veld gebruiken voor een interne opmerking. Deze ziet u terug onder de omschrijving in de ingevoerde tijdregel en in de details van de declaratiespecificatie onder de betreffende medewerker.

Reiskosten: op dit veld kunt u reiskosten (kilometers) specificeren. U kunt het totaal aantal kilometers direct onder het veld Reiskosten aangeven met indien gewenst een omschrijving. De reiskosten worden dan als verschot aangemaakt. In de tijdregel wordt het aantal ingegeven kilometers weergegeven. 
Deze functie kunt u activeren door bij "Instellingen – Algemeen – Systeem” aan te geven welk standaard verschottype voor reiskosten gebruikt moet worden. 

Niet declarabel en Nultarief: als u daartoe de rechten heeft kunt u uw tijd markeren als 'Niet declarabel' of als 'Nultarief'. In een aantal schermen kunt u uw geschreven ook markeren als 'Afgeboekt'. Een uitgebreidere beschrijving van deze opties vindt u in het artikel Niet declarabel/Nultarief/Afboeken 

Klik op Opslaan om de tijd ingevoerde gegevens vast te leggen.

Soms kan niet alle geschreven tijd aan de cliënt worden doorberekend. Met de juiste rechten kan tijdens het declareren ook nog een (gedeeltelijke) afboeking van uw geschreven tijd worden toegepast. En beschrijving van alle toe te passen opties voor afboeken binnen een concept declaratie vindt u in het artikel Tijd gedeeltelijk doorbelasten of afboeken

Recofa (voor faillissementsdossiers): indien u een faillissementsdossier selecteert, verschijnt er een extra veld genaamd 'Tijdschrijfgroep recofa' en kunt u de gewenste recofa categorie selecteren. Bij het aanmaken van de declaraties krijgt u een overzicht per categorie. Daarnaast kunt u rapporteren zoals de richtlijnen van u verlangen. U vindt een uitgebreide beschrijving over het verwerken van faillissementsdossiers in Legalsense in het artikel Faillissementsdossiers/Faillissementsrapport

Tijdregels toevoegen

Hierna worden alle uitgangspunten voor het invoeren van tijdregels afzonderlijk toegelicht.

Hand(matig)

Hier geeft u de gewerkte tijd in, afgerond met de standaard afrondingsregels (meestal 5 of 6 minuten). Dit is aan te passen bij de kantoorinstellingen. Uiteraard moeten de overige (verplichte) velden worden ingevuld voordat u de tijdregel kunt opslaan.

Achter de verplicht in te vullen velden ziet u een zogenaamd 'open slotje'. Door klikken op het slotje kunt u bijvoorbeeld een actueel dossier of vaak gebruikte verrichting vastleggen. De velden  zijn daarmee al ingevuld in de nieuwe tijdschrijfregel totdat u weer op het slotje klikt of uitlogt. Een gebruiker die tijd invoert namens een andere gebruiker kan op dezelfde wijze die andere gebruiker vastleggen.

Van / Tot

Hier geeft u de begin- en eindtijd in, waarna Legalsense de gewerkte tijd uitrekent. Uiteraard moeten de overige (verplichte) velden worden ingevuld voordat u de tijdregel kunt opslaan.

Per dag

Indien u op de homepage klikt op de tab 'Per dag' wordt onderstaand scherm geopend met de huidige datum. U kunt de datum hier aanpassen om tijdregels in het verleden in te voeren of toekomstige tijdregels in te voeren. Denk bijvoorbeeld aan een cursusdag of vakantie.

Om een tijdregel toe te voegen, klikt u op 'Toevoegen regel'. Er wordt dan een tijdregel toegevoegd op de datum die u rechtsboven in het datumveld ziet. U kunt ook tijdregels toevoegen voor een andere datum door hier de datum aan te passen. Als u bijvoorbeeld tijdregels voor 15 april wilt toevoegen, verandert u (in bovenstaand voorbeeld) de datum 14-04-2020 naar 15-04-2020.

Tijdregels kopiëren

U kunt op eenvoudige wijze tijdregels kopiëren overal waar het scherm 'Tijdregels bewerken' beschikbaar is. Selecteer de tijdregel die u wilt kopiëren of voeg de tijdregel eerst toe. Klik daarna op het kopiëerknopje (het 'klok' icoontje). Een nieuwe regel wordt dan toegevoegd met de inhoud van de oorspronkelijke regel. U kunt dit zo vaak doen als u wilt. Deze functie kan nuttig zijn als u meerdere regels moet invoeren met dezelfde gegevens (zoals vakantie bijvoorbeeld).

Timers 

Ga hiervoor naar het blad Timers in het submenu (blauwe menu balk bovenaan). Het volgende scherm wordt geopend.

Het is mogelijk om meerdere timers tegelijkertijd klaar te zetten (bijvoorbeeld een timer per dossier). Zo kunt u snel tijd schrijven in uw meest recente dossiers. Door klikken op 'Nieuwe timer' zet u een nieuwe timer klaar voor een ander dossier. U kunt na het starten van een nieuwe timer al direct een dossier selecteren op de bekende wijze. Uiteraard kunt u dat ook doen bij het stoppen van de timer wanneer u uw tijd daadwerkelijk in Legalsense wilt opslaan. Een voorbeeld van meerdere timers starten ziet er zo uit:

Als u in het geval van meerdere timers tegelijk een van de andere timers start, zal de timer die daarvoor was geactiveerd worden gestopt. De actieve timer wordt uitgelicht in het blauw voor een makkelijke herkenning.

Wanneer u klaar bent met uw verrichting klikt u op 'Gereed' en na het invullen van de (verplichte) velden op 'Opslaan'. De door u geschreven tijd wordt direct in het gekozen dossier opgeslagen. U kunt een timer verwijderen door klikken op het kruisje 'X'.

Let op: Een timer blijft doorlopen als deze niet handmatig wordt stopgezet (ook als het scherm wordt afgesloten).

Tijdregels wijzigen en verwijderen

Geschreven tijd is te wijzigen of te verwijderen via:

• Recent geschreven tijd
• Per dag
• Zoekresultaat (Tijd - Zoeken)
• Bewerken van tijdregels op een declaratie

 Let op: Tijdregels kunnen met de juiste rechten alleen maar worden gewijzigd en/of verwijderd zolang deze nog niet in een (concept-)declaratie staan en/of niet in een afgesloten periode vallen!  

Via de 'Per dag' tijdsinvoer kunt u alleen tijdregels verwijderen die zojuist door u zijn toegevoegd en nog niet zijn opgeslagen.

Voor het wijzigen van opgeslagen tijdregels heeft u een aantal opties. Deze worden aan de hand van het volgende schermvoorbeeld toegelicht.

Nadat u de te wijzigen tijdregels heeft gezocht, kunt u deze per tijdregel bewerken of de gewenste wijziging voor een aantal tijdregels tegelijk doorvoeren. De beschikbare opties worden hierna beschreven.

Aan de rechterkant van de tijdregels ziet u de volgende icoontjes:
Wanneer u hierop klikt verandert de status van de tijdregel van declarabel (B) in afgeboekt (W)
Wanneer u hierop klikt verandert de status van de tijdregel van afgeboekt (W) in declarabel (B)
Wanneer u hierop klikt, verschijnt het scherm 'Tijdregel bewerken' en kunt u deze aanpassen

Wanneer u hierop klikt, wordt de tijdregel verwijderd

Tijdregels markeren

Binnen een declarabel dossier is het mogelijk, indien u daar rechten voor heeft, om tijdregels door middel van een vinkje te markeren als Niet declarabel/Afboeken of Nultarief. 

U kunt de status van de tijdregel(s) het gemakkelijkst wijzigen vanuit het scherm `Per dag' door een vinkje in de gewenste kolom achter de betreffende tijdregel(s) te zetten.

U kunt deze opties echter ook vanuit het scherm 'Zoeken' of in het geopende dossier door na het opzoeken van de tijdregel(s) te klikken op het klokje met potlood voor het bewerken van tijdregel(s).

Wanneer u de status van meerdere tijdregels tegelijk wilt aanpassen, zet u een vinkje voor de betreffende tijdregels en kiest u de gewenste optie onder 'Markeren als'. Met deze opties kunt u o.a. ook eerder toegepaste afboekingen weer ongedaan maken.

De optie 'Afboeken - met opties' biedt nog de volgende extra mogelijkheden:

Hiermee kunt u dus tijd gedeeltelijk, helemaal of voor een bepaald percentage afboeken. De toegepaste afboekingen ziet u o.a. terug in de betreffende tijdregel(s):

Tijdregels veranderen

Met de knop 'Verander tijdregels' kunt u de geselecteerde tijdregels in bulk aanpassen. Hiervoor kunt u de verrichting, dossier/subdossier, tijdschrijver en/of datum aanpassen.

Als een tijdregel op een conceptdeclaratie staat, kan deze daar nog wel worden gewijzigd of verwijderd. Als de conceptdeclaratie wordt verwijderd, worden de tijdregels weer bewerkbaar in het onderdeel Tijd. Als u een definitieve declaratie met tijdregels crediteert (en die creditdeclaratie wordt ook definitief gemaakt), komen de tijdregels ook weer beschikbaar om te bewerken of te verwijderen.

Tijdregels verwijderen

Wanneer een tijdregels in bulkvorm wilt verwijderen, kunt u daarvoor de knop 'Verwijder tijdregels' gebruiken. Als u deze activeert voordat u tijdregels heeft geselecteerd verschijnt een melding. U kunt tijdregels afzonderlijk verwijderen door klikken op het kruisje aan de rechterkant in de tijdregel.

Maximum tijd of bedrag op dossier

In Legalsense is het mogelijk om per dossier een budget op te geven voor een maximum aantal uren of bedrag. Bij het vastleggen van een budget kan ook worden ingesteld, dat de tijdschrijvende gebruiker en/of verantwoordelijke advocaat een waarschuwingsnotificatie krijgen bij overschrijding van 80% en 100% van het budget. Een uitgebreide toelichting op de werking van budgetten vindt u hier Budgetten.