Release 18.128 - Augustus 2018

De Legalsense update van augustus 2018 (18.128) bevat een relatief groot aantal wijzigingen. Twee van deze wijzigingen verdienen extra de aandacht en lichten we daarom als eerste toe.

Tarieven

Alle tarieven in Legalsense kunnen nu ingesteld worden met een begin- en einddatum. Voorheen waren deze datumvelden al beschikbaar bij het instellen van de algemene gebruikers- en functietarieven. Tarieven per cliënt of dossier voor gebruikers (medewerkers), functies, verrichtingen of een vast uurtarief (blended rate) kunnen nu ook met datumvelden worden ingesteld. Voor meer informatie zie: "Tarieven en tariefschema's in Legalsense".

Meerdere valuta (multi-currency)

Dit is alleen van toepassing voor Legalsense installaties waar de opties voor meerdere valuta (multi-currency) zijn geactiveerd. Deze update wijzigt de manier waarop wisselkoersen worden ingesteld in Legalsense. Voorheen werd u bij elke declaratie die in een andere valuta was opgesteld, gevraagd om de wisselkoers in te voeren. Zonder een wisselkoers kon u de declaratie niet finaliseren en bij het finaliseren van de declaratie kreeg u nog een keer het verzoek om de wisselkoers te bevestigen.

Het instellen van wisselkoersen is nu gecentraliseerd onder 'Instellingen - Declaratieproces - Wisselkoersen'. Voor elke valuta die actief is in uw Legalsense omgeving, is er een lijst van wisselkoersen met een ingangsdatum. De wisselkoersen zijn al automatisch gevuld op basis van de koersen die u in het verleden bij declaraties heeft gebruikt. Bij het aanmaken van een nieuwe declaratie in een vreemde valuta, wordt de wisselkoers die op dat moment actief is automatisch gebruikt.

Zie voor meer informatie: "Meerdere valuta".

Tijd

• De 'Per dag' pagina is uitgebreid met een 'volgende', 'vorige' en 'vandaag' knop. Wanneer er niet opgeslagen wijzigingen zijn en u probeert naar een andere dag te gaan, volgt er een waarschuwing.
• De 'opslaan' knop voor het opslaan van een tijdsregel kan maar één keer worden ingedrukt. Na het indrukken verschijnt er een 'spinner' icoontje op de knop totdat het opslaan afgerond is. Het dubbel klikken op de 'opslaan' knop leidt zo niet meer tot het per abuis invoeren van dubbele tijdsregels.
• Een 'interne opmerkingen' veld is toegevoegd aan het tijdschrijf formulier. Interne opmerkingen worden standaard getoond bij het zoeken naar tijd, op een conceptdeclaratie (indien uw declaratietemplate hier standaard voor is ingesteld) en bij het bewerken van de tijdsregels op een declaratie.

Contact/Client/Matter

• Het debiteurenummer van contacten die debiteur zijn, wordt getoond in de lijst van contacten (onder 'Cliënten - Contacten'). Via de snelzoeken-optie bovenaan de lijst kan er op debiteurenummer worden gezocht en het debiteurenummer-veld is ook toegevoegd aan het 'uitgebreid zoeken' formulier.
• Het e-mailadres dat ingesteld kan worden als 'declaratie e-mailadres' of 'declaratie CC e-mailadres' bij de dossier-debiteur (voor elke debiteur op een dossier) kan nu elk e-mailadres zijn dat bekend is voor die debiteur (organisatie en/of contactpersonen) en is niet meer beperkt tot alleen de e-mailadressen die als 'declaratie aan' of 'declaratie cc' waren ingesteld.
• Bij een contactpersoon (een natuurlijk persoon of een contactpersoon van een organisatie) is er een veld 'Verzendoptie' toegevoegd. De inhoud van dat veld wordt als eerste adresregel (bovenaan een adres) geplaatst en is bedoeld om bijvoorbeeld 'Persoonlijk en vertrouwelijk' toe te voegen aan een adres.
• Aan het 'uitgebreid zoeken' formulier van de contactenlijst is een veld om te zoeken op contacten die 'archiveerbaar' zijn toegevoegd.
• Het veld 'archiefnummer' (dossier) kan verborgen worden van de dossierlijst als dit veld in uw kantoor niet gebruikt wordt. Neem contact op met Legalsense support als u dit veld wilt verbergen.
• Het veld 'archiefnummer' (dossier) is toegevoegd aan het 'uitgebreid zoeken' formulier voor gearchiveerde of alle dossiers.
• Het archiveren van een dossier wordt geblokkeerd wanneer er nog derdengelden open staan (gebaseerd op de derdengelden die uit de boekhoudsoftware worden opgehaald).
• Het is mogelijk om opdrachtbevestigingen (engagement letter) die aan Legalsense zijn toegevoegd (attachments) te verwijderen.

Declareren

• Bij het finaliseren van declaraties wordt om een extra bevestiging gevraagd. "Weet u zeker dat u deze declaraties definitief wil maken?"
• De datum en tijd van het moment van finaliseren wordt opgeslagen bij declaraties in het veld: 'gefinaliseerd op' (datum en tijd).
• Bij het aanmaken van meerdere declaraties is er de mogelijkheid om een minimum honorariumbedrag (drempel) op te geven. Dit stelt u in staat om bijvoorbeeld alleen declaraties aan te maken boven een bepaald bedrag aan openstaande werkzaamheden (onderhanden werk) in de gekozen periode. Indien er ook andere te declareren onderdelen worden aangetroffen voor een dossier (e.g. verschotten) wordt de minimumwaarde genegeerd en wordt er wel een declaratie aangemaakt.
• Het veld voor declaratienummer (factuurnummer) is een bewerkbaar veld in Legalsense (maar moet wel aan het ingestelde nummeringsformaat voldoen). Het bewerken van dit veld kan nu beperkt worden door middel van een nieuwe permissie. Neemt u contact op met Legalsense support als u deze permissie bij bepaalde gebruikersgroepen wilt toevoegen of weghalen. Let op dat gebruikers met beperkte rechten voor het aanpassen van declaraties - bijvoorbeeld het aanpassen van een declaratie binnen een workflowtaak - nu standaard niet meer de rechten hebben om het declaratienummerveld aan te passen.
• Bij verzenden van een declaratie via e-mail verandert de 'verzenden' knop na het indrukken in een 'spinner' icoontje en kan deze niet nogmaals ingedrukt worden. Hierdoor wordt het meerdere keren achter elkaar indrukken van die knop voorkomen.
• Het voorschottenoverzicht en de voorschotten per dossier kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Er is extra informatie toegevoegd aan de tabel met voorschotten per dossier.
• De LEDES export van een declaratie met korting is verbeterd. Het kortingsbedrag wordt nu verdeeld over de verschillende (LEDES) regels met gebruik van de 'line_item_adjustment_amount' kolom.
• De takenlijst en het takenoverzicht in de declaratieworkflow tonen onderaan het totaal aantal taken.
• Het takenoverzicht in de declaratieworkflow kan worden geëxporteerd naar Excel.
• Bij het bekijken van verwijderde workflowtaken, kunnen de declaratiesnapshots van de verwijderde taak worden opgevraagd.

Rapportage

• De volgende velden zijn toegevoegd aan de rapportage-bouwer ("reporting builder"):
  • Dossiernaam - zonder het dossiernummer (groepering)
  • Praktijkgroep verantwoordelijke (advocaat) - de praktijkgroep van de verantwoordelijke van het dossier (groepering)
  • Tijdsregel: wijzigingsdatum ("modified date"), aanmaakdatum ("creation date") en database wijzigingsdatum ("database modified date")
  • Debiteurennummer (groepering)
  • Finaliseerdatum van declaratie
• De snelheid/performance van de rapporten is verder verbeterd doordat het laden van bepaalde filters (e.g. voor cliënten of debiteuren) efficiënter is gemaakt.
• De groeperingen voor declaraties, cliënten, debiteuren en dossiers zijn nu aanklikbaar (e.g. het klikken op een dossier leidt naar de dossierpagina).
• Een praktijkgroep dashboard is optioneel beschikbaar dat de waardes toont voor de praktijkgroep waar u onderdeel van uitmaakt op dat moment. Er is een aparte permissie die Legalsense voor u kan toevoegen aan specifieke gebruikersgroepen om dit dashboard toegankelijk te maken. De permissie is standaard toegevoegd aan de groep 'Reporting'.
• Een omschrijving- en opmerkingenveld zijn toegevoegd aan de rapporten in de rapportage-bouwer. De tekst van die velden wordt getoond bij de rapporten en stelt u in staat om opmerkingen/omschrijvingen toe te voegen voor andere gebruikers van uw kantoor.
• Indien een rapport niet meer goed wilt laden omdat er een fout is opgetreden, kunt u het rapport nog steeds bewerken (structuur bewerken). Het rapport zelf toont een foutmelding met een referentienummer dat u kunt doorgeven aan Legalsense support.

Gebruikers(beheer)

• Er is een veld 'personeelsnummer' toegevoegd.
• Bij het exporteren/bekijken van de gebruikers per (permissie) groep (onder 'Gebruikers - Groepen') wordt aangegeven of deze actief is of niet. De export naar Excel biedt ook de optie om alleen actieve gebruikers te exporteren.

Verschotten

• De verschottenlijst en het zoekresultaat van verschotten zijn nu gepagineerd. Als er meer dan 500 resultaten zijn, wordt het resultaat verdeeld over meerdere pagina's.
• Het afboeken van verschotten is gekoppeld aan een aparte permissie. Neemt u contact op met Legalsense support indien u deze permissie apart ingesteld wilt hebben voor bepaalde gebruikers.

Financiële administratie

• Een export-optie naar Asperion (formaat) is optioneel beschikbaar. Neemt u aub contact op met Legalsense voor een offerte om dit verder in te richten voor uw kantoor.
• Een BIC-veld (bank identifier code) is beschikbaar bij het aanmaken of bewerken van crediteuren in Legalsense. Dit is alleen van toepassing voor kantoren die Legalsense gebruiken om nieuwe crediteuren aan te maken. Bij de integratie tussen Legalsense en Twinfield én wanneer Legalsense als bron voor (nieuwe) crediteuren gebruikt wordt, is het BIC-veld vereist wanneer u een buitenlandse IBAN wilt toevoegen aan de crediteur.

API

Wijzigingen in de Legalsense REST API

• Een API endpoint voor 'Functies' (Functions)
• Een API endpoint voor 'Referenties' (Referrers)
• Een API endpoint voor praktijkgebieden (Practice areas)
• Een API endpoint voor (leverage) Teams
• Een API endpoint voor dossierdebiteuren (Matter debtors)
• Een API endpoint voor vestigingen (Offices)
• Een API endpoint voor budgetten (Budgets set per matter)
• Een API endpoint voor dossiertypes (Matter types)
• Gebruikers kunnen worden gefilterd op de status actief/inactief in het User Endpoint. De velden 'Begin date' en 'End date' zijn toegevoegd aan het User Endpoint.
• Declaraties kunnen via de API worden gedownload.
• De Invoice API Endpoint velden voor 'content_type' and 'content_type_id' zijn allebei 'deprecated'. Er is een ander 'type' veld beschikbaar wat de waarde voor 'content_type' vervangt.
• Het Time Entry Endpoint is uitgebreid met meer kolommen voor verschillende 'bedragen'.

Wijzigingen in APIv1

• De velden 'Begin date' en 'End date' zijn toegevoegd bij Users (gebruikers).